Aujourd’hui, chaque copropriété a l’obligation d’être administrée par un syndic de copropriété, qui s’occupe, entre autres, de représenter les copropriétaires, d’élaborer les comptes des exercices passées et les budgets prévisionnels, et de faire respecter le règlement de copropriété. Cependant, il peut être parfois difficile de distinguer ce qui est du ressort du syndic et ce qui ne l’est pas dans la gestion courante de l’immeuble, le syndic n’étant pas le seul organe impliqué dans la gestion de la copropriété. Cet article vise donc à clarifier et préciser le rôle et le fonctionnement du syndic de copropriété, ainsi que ses modalités de désignation.
Le rôle du syndic de copropriété
Le syndic de copropriété est un acteur central dans la gestion des immeubles en copropriété. Son rôle principal est de représenter le syndicat des copropriétaires, c’est-à-dire l’ensemble des propriétaires des lots de l’immeuble. Le syndic assure la gestion administrative, financière, technique et juridique de la copropriété. Il veille à l’entretien des parties communes, met en œuvre les décisions prises en assemblée générale (AG) et assure une gestion rigoureuse des finances de la copropriété. Sans syndic, une copropriété ne peut fonctionner correctement, car il assure le lien entre les copropriétaires et la bonne gestion de l’immeuble. C’est en quelque sorte l’organe exécutif de la copropriété, l’organe décisionnaire étant le conseil syndical et les copropriétaires réunis lors des Assemblées Générales.
Les missions du syndic de copropriété
- Administration de la copropriété : Le syndic organise les Assemblées Générales, où sont prises les décisions concernant la gestion de l’immeuble, mais ses missions sont loin de se résumer à cela. Il rédige les procès-verbaux de ces assemblées, tient à jour la liste des copropriétaires, et assure la communication entre les copropriétaires et les autres intervenants. Il doit aussi mettre à jour annuellement la fiche synthétique de la copropriété, document administratif regroupant différentes informations comme le numéro d’immatriculation du syndicat des copropriétaires, le nombre de lots…
- Gestion juridique : Le syndic veille au respect du règlement de copropriété, gère les contentieux entre copropriétaires et représente le syndicat des copropriétaires en justice si nécessaire. Il est également responsable de la mise à jour du règlement de copropriété et de la gestion des assurances de l’immeuble, tout en s’assurant que la copropriété respecte les règles en vigueur.
- Gestion financière : Le syndic élabore le budget prévisionnel de la copropriété, perçoit les charges de copropriété auprès des copropriétaires, paie les fournisseurs et les prestataires de services, et surtout, a l’obligation d’établir les comptes annuels. Il doit aussi ouvrir un compte bancaire séparé au nom du syndicat des copropriétaires pour gérer les fonds de la copropriété, voire un autre compte secondaire pour récupérer les contributions de chaque copropriétaire.
- Gestion des contrats de prestation de services : Le syndic passe des contrats avec des entreprises pour l’entretien des parties communes (nettoyage, jardinage, maintenance des ascenseurs, etc.). Il organise et supervise les travaux de maintenance et de réparation nécessaires au bon état de l’immeuble, et représente la copropriété lors des travaux.
Obligations autour du syndic de copropriété
Le syndic de copropriété doit respecter un cadre légal strict pour garantir une gestion transparente et efficace de la copropriété. Ses principales obligations incluent :
- Garantie financière : Le syndic professionnel doit disposer d’une garantie financière suffisante pour assurer le remboursement des fonds de la copropriété en cas de faillite. Cette garantie protège les copropriétaires contre le risque de perte de leurs fonds.
- Assurance responsabilité civile : Le syndic professionnel doit souscrire une assurance responsabilité civile professionnelle pour couvrir les risques liés à l’exercice de ses fonctions. Cette assurance protège le syndicat des copropriétaires contre les conséquences financières d’éventuelles erreurs de gestion du syndic.
- Compte(s) bancaire(s) séparé(s) : Le syndic est dans l’obligation de tenir un compte bancaire séparé, dans lequel se trouvent les fonds relatifs au paiement des charges de copropriété, des travaux, ainsi que les fonds de sécurité. Il doit aussi éventuellement tenir un deuxième compte séparé, spécifiquement dédié au recouvrement des charges de copropriété payées par les copropriétaires.
- Accès numérique à certains documents : Depuis la loi Elan, entrée en vigueur en 2018, le syndic se doit de proposer un accès numérique à certains documents, grâce à un extranet. La liste des documents qui doivent obligatoirement être mis à disposition varient en fonction des personnes concernées : conseil syndical, copropriétaires… À titre d’exemple, le conseil syndical doit avoir accès à la liste de tous les copropriétaires, à la balance générale ainsi qu’aux relevés périodiques des comptes séparés dédiés au syndicat des copropriétaires ; là où tous les copropriétaires doivent avoir accès au règlement de copropriété, au carnet d’entretien de l’immeuble, aux contrats de maintenance et d’entretien, entre autres.
Les relations avec les autres organes de la copropriété
Il faut faire attention à ne pas confondre le syndic de copropriété avec le conseil syndical et le syndicat des copropriétaires.
D’une part, le syndicat des copropriétaires désigne l’ensemble des copropriétaires au sein d’un immeuble. Ce syndicat est automatiquement créé avec la copropriété, sans formalité requise. C’est à lui de prendre les décisions concernant la copropriété lors des Assemblées Générales, telles que l’approbation des comptes, le vote du budget prévisionnel, la réalisation de travaux importants ou encore la désignation du syndic.
Le syndic exécute les décisions du syndicat des copropriétaires et rend compte de sa gestion lors des Assemblées Générales.
D’autre part, le conseil syndical est composé de membres exclusivement élus parmi les copropriétaires. Le conseil syndical a un triple rôle de contrôle, de consultation et d’assistance du syndic de copropriété. Il peut contrôler tous les documents relatifs à la gestion effectuée par le syndic. Il doit être obligatoirement consulté pour les contrats qui dépassent le montant à leur allouer fixé lors des Assemblées Générales, ainsi qu’avant la mise en concurrence des prestataires. Enfin, il assiste le syndic dans le choix des prestataires, dans la réalisation des travaux et le suivi des affaires courantes de l’immeuble.
Le fonctionnement du syndic de copropriété
Comme vu précédemment, le fonctionnement du syndic de copropriété repose sur une gestion rigoureuse des affaires administratives, financières, techniques et juridiques de la copropriété. Il est chargé non seulement d’exécuter les décisions, mais de rendre compte de la bonne exécution, en communiquant avec le conseil syndical et le syndicat des copropriétaires. Au-delà de la gestion courante, il organise les Assemblées Générales, qu’elles soient ordinaires ou exceptionnelles, en rédige le procès-verbal et se charge de rendre compte de ce qui a été dit et décidé à tous les copropriétaires.
Les différents modèles de gestion
Il existe différents modèles de gestion de syndic. Bien que le plus courant soit le syndic professionnel, certaines copropriétés font parfois le choix du syndic bénévole ou coopératif pour tenter de réduire leurs coûts et gagner en flexibilité.
Syndic professionnel
Le syndic professionnel est une personne physique professionnelle ou une personne morale spécialisée dans la gestion de copropriétés. Il doit répondre à 3 critères obligatoires : posséder une carte professionnelle, une garantie financière et une assurance responsabilité civile professionnelle (RCP). Ce modèle est souvent choisi pour les grandes copropriétés ou celles nécessitant une gestion complexe. Les avantages du syndic professionnel incluent une expertise spécialisée, une gestion rigoureuse et une capacité à gérer des projets complexes comme des rénovations majeures ou des litiges juridiques. Cependant, ce modèle peut être coûteux et il faut faire attention à la fiabilité du syndic choisi.
Syndic bénévole
Le syndic bénévole est un copropriétaire qui accepte de gérer la copropriété à titre gratuit, ou moyennant une compensation des frais liés à sa mission. Ce modèle est adapté aux petites copropriétés où les copropriétaires sont prêts à s’impliquer activement dans la gestion quotidienne. Les avantages de choisir un syndic bénévole incluent des coûts réduits et une gestion plus personnalisée , informelle et flexible. Cependant, ce modèle peut présenter des défis, notamment en termes de disponibilité et de compétences du syndic bénévole, qui doit posséder un bagage comptable, juridique et technique adéquat.
Syndic coopératif
Le syndic coopératif est géré par le conseil syndical, composé de copropriétaires élus. Ce modèle favorise la participation collective à la gestion de la copropriété et est particulièrement adapté aux copropriétés où les résidents souhaitent un contrôle direct et une implication accrue dans les décisions. Ce modèle tente de concilier les bénéfices des deux modèles précédents, avec les coûts réduits et la flexibilité du syndic bénévole, et la plus grande disponibilité et la spécialisation par rapport aux compétences du syndic professionnel. Cependant, il nécessite d’avoir des copropriétaires avec des compétences spécifiques, et une bonne cohésion – le risque étant de ne pas pouvoir délibérer et exécuter les décisions prises, faute d’accord. Choisir ce modèle peut s’avérer être une stratégie gagnante, mais risquée.
Il faut toutefois garder à l’esprit que le syndic bénévole et le syndic coopératif sont sujets aux mêmes obligations que le syndic professionnel quant à la mise à l’ordre du jour du changement de syndic vers l’un de ces deux modèles, et l’obligation de fournir une proposition de contrat. Si un syndic coopératif est désigné lors du vote de changement, il faudra ensuite voter les membres du conseil syndical, qui eux-mêmes devront désigner le président-syndic, à la tête du syndic. Pour en savoir plus sur les différents avantages propres à chaque modèle de syndic, veuillez consulter notre article : Les avantages d’un syndic professionnel par rapport à un syndic bénévole.
Le contrat du syndic de copropriété
Le mandat du syndic prend la forme d’un contrat-type dont le contenu est réglementé depuis la loi ALUR, votée en 2014. Ce contrat précise les obligations du syndic, les prestations incluses dans le forfait avec une sorte de cahier des charges précisant le nombre et la durée des Assemblées Générales, réunions avec le conseil syndical et visites organisées; mais aussi les honoraires, et la durée du mandat. Le contrat-type vise à garantir la transparence et la lisibilité des engagements du syndic envers la copropriété.
De plus, le syndic professionnel doit remettre aux copropriétaires une fiche d’information standardisée sur les prix et les prestations en accompagnement de tout projet de contrat de syndic. Cette fiche permet aux copropriétaires de comparer les offres des différents syndics et de choisir celui qui répond le mieux à leurs besoins, tout en garantissant la transparence de l’offre. Ceci facilite la mise en concurrence du syndic.
En effet, il est nécessaire de savoir distinguer le forfait de base du syndic, qui couvre les prestations incluses dans le cahier des charges et l’exécution des missions habituelles du syndic, des prestations particulières, qui seront facturées en addition au forfait. Ces dernières peuvent être prises en charge par l’ensemble des copropriétaires, par exemple en cas d’intervention en dehors des heures ouvrables, comme elles peuvent être imputées seulement aux copropriétaires concernés par la prestation, notamment en cas d’établissement de documents particuliers ou de gestion de contentieux individuels.
La désignation du syndic de copropriété
En principe, selon l’article 25 de la loi du 10 juillet 1965, la désignation du syndic est votée en Assemblée Générale des copropriétaires à la majorité absolue des voix de tous les copropriétaires, qu’ils soient présents/représentés ou non à l’Assemblée. Cependant, dans le cas où aucun syndic n’aurait obtenu la majorité absolue des voix, un deuxième tour de vote peut être effectué, pour les syndics qui auraient obtenu un tiers de l’ensemble des voix. Ce second vote suit les règles de majorité de l’article 24 de la même loi, qui elles statuent que le changement de syndic est approuvé en cas de majorité simple : la majorité des voix exprimées des copropriétaires présents, représentés ou ayant voté par correspondance.
Le mandat et la mise en concurrence du syndic de copropriété
La durée du mandat du syndic est fixée lors de l’Assemblée Générale et ne peut excéder 3 ans. Par ailleurs, dans le cas où le syndic a été impliqué dans la construction de l’immeuble, cette durée maximale est réduite à 1 an. Le mandat est renouvelable par un vote en Assemblée Générale.
Lors de la reconduction du mandat du syndic, il est en principe obligatoire de mettre en concurrence plusieurs syndics pour s’assurer de choisir le meilleur prestataire. Cette mise en concurrence permet de comparer les offres et de choisir un syndic offrant le meilleur rapport qualité-prix, tout en s’assurant que le syndic actuel ne néglige pas la bonne gestion de votre copropriété. La mise en concurrence permet aussi d’avoir une meilleure connaissance du marché des syndics disponibles.
En cas de dysfonctionnement et de faute grave, les copropriétaires peuvent demander la révocation du syndic en cours de mandat et la mise en concurrence pour désigner un nouveau syndic. Cette procédure doit être encadrée et respectueuse des termes du contrat en cours pour s’assurer que la révocation n’est pas abusive.
Pour en savoir plus sur les tenants et aboutissant de la mise en concurrence de votre syndic de copropriété, n’hésitez pas à consulter l’article suivant : Qu’est-ce que la mise en concurrence du syndic de copropriété ?
Comment choisir le syndic de copropriété qui vous convient ?
Pour choisir le syndic de copropriété adapté à vos besoins, il est judicieux de suivre certaines étapes.
Tout d’abord, analysez les besoins spécifiques de votre copropriété, en vous servant des points forts et des points à améliorer constatés dans le mandat de votre syndic actuel. Voudriez-vous plus ou moins de visites ? Une Assemblée Générale supplémentaire ? Si votre syndic a beaucoup de points forts, il n’est pas forcément nécessaire de changer – il est d’ailleurs possible de faire voter en Assemblée Générale la décision de dispenser le syndic de mise en concurrence.
Mettez ensuite ces exigences en lien avec les caractéristiques de votre copropriété : si elle est de petite taille, avec peu d’aménagements et des copropriétaires avec des bagages en comptabilité et en gestion, cela fait tendre vers un syndic bénévole ou coopératif. A l’inverse, il faudra se tourner vers les offres disponibles pour les syndics professionnels, et les étudier en détail, en prenant en compte les tarifs, les prestations incluses, l’expérience des gestionnaires, etc.
Si vous souhaitez plus de conseils pour choisir un syndic adapté à votre copropriété, n’hésitez pas à consulter l’article suivant : Les critères pour choisir un bon syndic de copropriété
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C’est justement dans cette phase de recherche de syndic que les copropriétés rencontrent souvent des difficultés. 123syndic règle ce problème, en s’occupant de l’appel d’offres et de la mise en concurrence de votre syndic. Après étude des besoins spécifiques à votre copropriété, 123syndic trouve les contrats de syndic qui vous conviendront le mieux.
Le syndic de copropriété joue un rôle central dans l’administration des immeubles en copropriété. Maintenant que vous comprenez son rôle et son fonctionnement, vous serez plus à même de choisir le bon syndic pour prendre en charge votre copropriété. Et si vous avez du mal à trouver des propositions de contrat de syndic, n’hésitez pas à faire appel à 123syndic !
