Changement de syndic de copropriété : ce qu'il faut savoir
Chaque copropriété peut être amenée, au cours de son existence, à changer de syndic de copropriété. Néanmoins, changer de syndic de copropriété peut sembler une tâche complexe, mais cela peut être nécessaire pour s’assurer que votre copropriété est bien gérée et afin de s’assurer que les prestations mises en place correspondent bien au montant des charges payées par les copropriétaires. Les raisons de changement de syndic sont multiples et entraînent des procédures plus ou moins importantes selon la situation. Dans cet article, nous détaillons les différentes mesures mises en place pour changer de syndic de copropriété ainsi que les raisons et les conséquences des changements de syndic.
Les points clés du changement de syndic
La confidentialité est assurée à chaque étape
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1
Un accompagnement sur quelques semaines du Conseil Syndical
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2
Une offre adaptée à chaque immeuble
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3
Demande transmise à un réseau qualifié de Syndics répondant aux spécificités de la copropriété
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4
Comparaison des propositions et choix du Syndic
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5
Préparation de la prise de décision en Assemblée Générale des Copropriétaires*
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6
Suivi de la qualité et de la satisfaction sur plusieurs années
*La validation du changement de Syndic requière une majorité des copropriétaires présent en Assemblée
Comment changer de Syndic ou le mettre en concurrence ?
Situation actuelle
- L’unique interlocuteur des Conseils Syndicaux et des copropriétés reste le Syndic → il n’est pas dans sa fonction de «s’auto-challenger»
- Les copropriétaires n’ont pas de professionnels pour les accompagner dans cette démarche complexe, ils sont démunis et ne peuvent que se reposer sur la motivation de quelques copropriétaires et le «bouche à oreille»
- La loi Alur de 2014 fait porter une obligation sur les copropriétés qui n’ont pas les moyens de les respecter (mise en concurrence obligatoire du Syndic)
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Modalités de changement de syndic de copropriété
Il existe différentes raisons pour lesquelles une copropriété peut exprimer sa volonté de changer de syndic de copropriété. En effet, l’une des premières est simplement que le contrat du syndic est arrivé à terme et que la copropriété n’exprime pas la volonté de continuer avec ce même syndic. En général, un contrat de syndic dure 3 ans. Cependant, légalement, un contrat de syndic peut avoir une durée allant d’un an à 3 ans. Si le contrat arrive à terme, le changement de syndic doit être décidé à l’assemblée générale des copropriétaires. Cependant, il se peut que la raison de changement de syndic soit différente. En effet, on recense plusieurs cas où une révocation de contrat à lieu. La révocation du syndic est un droit donné au syndicat des copropriétaires par l’article 25 de la loi de 1965 qui régit le statut de la copropriété des immeubles bâtis. Celle-ci est possible à tout moment sous conditions et peut mettre fin au contrat du syndic si les causes qui lui sont reprochées sont suffisamment conséquentes. Les causes de la résiliation du contrat peuvent être par exemple des fautes dans la gestion de la copropriété, de la non-exécution des décisions prises en assemblée générale ou du non-paiement des charges de copropriété.
Il est également possible que le syndic demande de mettre fin à son contrat en cours.
Pourquoi changer de syndic de copropriété ?
Le changement de syndic de copropriété peut s’effectuer en raison d’une mauvaise gestion de la copropriété par le syndic. Une mauvaise entente au sein de la copropriété et entre le syndic et les copropriétaires peut amener à des défauts de compréhension entre la demande des copropriétaires et la prestation des syndics. Cela peut également entraîner des retards dans les travaux de rénovation et peut se traduire par une dégradation de la copropriété et une dévalorisation du lieu de résidence. Les copropriétaires se retrouvent alors insatisfaits vis-à-vis de la gestion de la copropriété et des charges qu’ils paient pour des prestations qui ne sont pas à la hauteur.
Par ailleurs, la mauvaise gestion de la copropriété n’est pas l’unique raison de la volonté de changer de syndic de copropriété. En effet, une copropriété peut décider de changer de syndic si les charges liées à la gestion sont jugées trop élevées par le conseil syndical et les copropriétaires. Certains syndic de copropriété offrent des services à plus faibles coûts ou proposent une offre plus adaptée à la demande de la copropriété. Le changement de syndic semble alors être la solution afin de profiter d’une meilleure gestion et donc de meilleures conditions de vie au sein de la copropriété et en adéquation avec les montants de charges payées.
Comment changer de syndic de copropriété ?
Suite aux différentes causes de changement de syndic, il est nécessaire de savoir comment s’y prendre. En effet, selon les raisons, les modalités de changement de syndic peuvent différer.
Dans le cas de la mise en fin du contrat en raison de fautes suffisamment graves, pour changer de syndic de copropriété, le conseil syndical doit demander au syndic de faire inscrire la question de la résiliation de son contrat à l’ordre du jour de la prochaine assemblée de copropriété. Cette demande doit être complétée par les inexécutions qui sont reprochées au syndic. S’ensuit alors un vote à la majorité absolue du fait d’arrêter ou non le contrat du syndic. Par ailleurs, si le syndic refuse d’inscrire la question de la résiliation de son contrat à l’ordre du jour, un ou plusieurs copropriétaires peuvent convoquer une assemblée générale extraordinaire pour traiter de la question.
L’avenir du syndic dans la copropriété dépend alors du vote en assemblée générale. Sans majorité absolue et si la demande de résiliation de contrat recueille au moins un tiers des voix de la copropriété, un deuxième vote a lieu en majorité simple lors de la même assemblée.
L’arrêt du contrat du syndic doit intervenir au plus tôt 1 jour franc, soit 24 h consécutif en semaine et ne prenant pas en compte les jours fériés, après la tenue de l’assemblée générale. De ce fait, il est nécessaire d’anticiper la transition de syndic et de prévoir son remplacement pour éviter toute rupture de gestion de la copropriété. En raison de fautes graves, le président du conseil syndical peut faire un recours auprès du tribunal du lieu de situation de l’immeuble pour réclamer des dommages et intérêts. Si condamnation à lieu, les dommages et intérêts sont versés au syndicat de copropriétaires.
Cependant, il faut faire attention à ne pas réaliser une révocation abusive du contrat du syndic car cela peut se traduire par une condamnation et un paiement de dommages et intérêts pouvant correspondre au montant des honoraires que le syndic aurait pu percevoir s’il avait continué son mandat jusqu’à la fin.
Par ailleurs, pour ce qui est d’une fin de contrat, le conseil syndical peut décider de renouveler le contrat avec le syndic. Si le syndic refuse de son côté, le renouvellement n’a pas lieu. Sinon, il est nécessaire de suivre plusieurs étapes. Le changement de copropriété passe par une mise en concurrence de syndic, puis par un vote en assemblée générale et enfin par la prise en fonction du syndic élu.
C’est généralement le conseil syndical qui procède à la mise en concurrence du syndic et à la sélection de plusieurs candidats mais les copropriétaires peuvent aussi trouver un syndic et proposer les contrats de leurs choix. Pour changer de syndic de copropriété, il est essentiel de procéder à une mise en concurrence des syndics et de leurs propositions de contrat et projet pour la copropriété afin de comparer leurs prestations. Cette tâche doit être réalisée par le conseil syndical avant l’assemblée générale des copropriétaires afin qu’ils puissent voter le nouveau syndic qui va s’assurer de la gestion de leur copropriété. Il est possible de ne pas réaliser de mise en concurrence des syndics si la copropriété ne dispose pas de conseil syndical ou si la non mise en concurrence est votée à l’assemblée générale des copropriétaires de l’année précédente à la majorité absolue.
Lors de la mise en concurrence, il est possible d’opposer trois modèles de gestion de copropriété qui sont celles d’un syndic professionnel, qui s’occupe de la gestion de la copropriété en échange d’honoraires, d’un syndic bénévole, ou la gestion de la copropriété est confiée à un seul copropriétaire et qui possède alors la qualité de syndic et enfin celle d’un syndic coopératif qui est un modèle de gestion collégiale où tous les conseillers syndicaux assurent la gestion administrative et financière de la copropriété mais seul le président du conseil syndical dispose de la qualité de syndic.
Ensuite, le changement de syndic nécessite un vote à l’assemblée générale des copropriétaires. Celle-ci doit voter à la majorité absolue. Si aucun candidat n’obtient la majorité absolue mais qu’un candidat obtient au moins un tiers des voix de tous les copropriétaires, l’assemblée générale procède à un deuxième vote à la majorité simple La majorité simple étant la majorité des voix exprimées des copropriétaires présents ou représentés et ceux exprimés par correspondance. Cette majorité ne prend pas en compte les absents au vote.
Conséquence d’un changement de syndic de copropriété
Si un changement de syndic a lieu, il est nécessaire que le secrétaire de séance rédige le procès-verbal de l’assemblée générale des copropriétaires. A partir de la, le nouveau syndic dispose de 1 mois pour envoyer le procès-verbal rédigé à tous les copropriétaires. Le nouveau syndic prend dès lors ses fonctions un jour franc après que l’assemblée générale l’a voté.
Qu’en est-il des documents de la copropriété ?
Il est fondamental que le syndic quittant ses fonctions dans la copropriété transmette les informations et les documents de la copropriété au nouveau syndic afin qu’ils puissent remplir de la meilleure des manières ses fonctions. La transmission doit respecter certains délais. En effet, l’ancien syndic doit transmettre sous un délai de 15 jours à partir de l’arrêt de ses fonctions, les documents et les informations liées à la situation de la trésorerie de la copropriété ainsi que les références des comptes bancaires du syndicat de copropriétaires et coordonnées de la banque.
De même, l’ancien syndic doit sous un délai d’un mois transmettre l’ensemble des documents et archives du syndicat de copropriétaires ainsi que l’ensemble des documents dématérialisés liés à la gestion de l’immeuble ou aux lots gérés dans un format téléchargeable et imprimable. La transmission de ces documents doit être associée à un bordereau récapitulatif des documents transmis que le syndic a le devoir de remettre une copie au syndicat. L’ancien syndic doit également fournir l’ensemble des documents contractuels ou techniques concernant la copropriété notamment le diagnostic technique global (DTG).
Enfin, il y a les documents à transmettre sous un délai de 3 mois. Ils correspondent à l’état des comptes des copropriétaires et du syndicat de copropriétaires après apurement et clôture.
Si l’ancien syndic ne remet pas les documents, le nouveau syndic ou le président du conseil syndical peut mettre en demeure l’ancien syndic, c’est-à-dire transmettre un document formel avec valeur juridique qui vise à contraindre une personne à se plier à ses obligations légales. Cette mise en demeure passe par différents moyens tels qu’avec une lettre recommandée avec accusé de réception, avec un acte du commissaire de justice etc.
Si le syndic ne transmet pas les documents sous un délai de 8 jours après la mise en demeure, des actions de justice devant le tribunal peuvent avoir lieu menant à des condamnations financières avec le versement de dommages et intérêts ou l’ordre de remise sous astreinte des documents, soit une condamnation financière selon les délais de retard.
Faciliter le changement de syndic de copropriété
Les démarches liées au changement de copropriété peuvent dès lors sembler contraignantes. Comment changer de syndic de copropriété si les copropriétaires n’arrivent pas à voter à la majorité un remplaçant à l’ancien syndic ? Lorsqu’aucune majorité ne se dégage, il est primordial pour les copropriétaires d’anticiper les conséquences sous conditions de finir avec une mise sous administration provisoire de la copropriété pour carence de syndic qui correspond à un état déclaré par le tribunal après intervention d’un expert. Si l’état de carence est avéré, l’immeuble est exproprié soit saisi.
Afin d’éviter cet état de carence, il est possible de contacter des sociétés telles que 123syndic qui favorise la mise en concurrence des syndics et permettent de réduire les charges récurrentes liées à la copropriété. En effet, le service de 123syndic permet à travers de renégociation de contrat de faire émerger des syndics plus compétitifs et plus adaptés à la demande de la copropriété. En ayant affaire à plusieurs syndics et de nombreuses copropriétés depuis sa création, 123syndic vous permettra d’éviter les situations où aucune majorité émerge lors de l’assemblée générale et de faciliter les accords entre les copropriétaires en proposant le syndic approprié à la copropriété tout en optimisant les coûts liés à l’entretien courant de la copropriété. La mise en concurrence des syndics sera également plus fiable et plus réelle selon les prix du marché.
Par ailleurs, en plus de faire émerger des candidats plus compétitifs, 123syndic offre un accompagnement continu de la copropriété au cours de la procédure et sera disponible pour vous conseiller tout au long des démarches réalisées par le conseil syndical et les copropriétaires.
Enfin, changer de syndic de copropriété quelle que soit la raison demande des démarches conséquentes et peut amener à des divergences au sein de la copropriété. Cependant, des services permettant d’allier le conseil syndical et des sociétés spécialisées permettent de faciliter le changement de syndic. Une collaboration avec 123syndic pourra relancer votre copropriété, améliorer le mieux vivre pour tous les copropriétaires et apportera l’expertise favorable au bon déroulement des procédures mises en marche.