Guide complet sur le gardiennage et la conciergerie : rôle et charges
La présence d’un gardien ou d’un concierge dans une copropriété relève d’une grande importance. En effet, pour assurer une qualité de vie en copropriété, le gardien, le concierge et les missions qu’ils assurent sont essentiels pour chaque copropriétaire. Si leurs rôles ainsi que leurs charges associés vous semblent imprécis, alors cet article, en passant par leurs rôles et les charges associés vous informera davantage sur vos questionnements.
Le rôle d’un gardien / concierge dans une copropriété
Au sein d’une copropriété, les missions d’entretien des parties communes et les sorties de poubelles peuvent être réalisées de différentes manières. En effet, ces missions peuvent être réalisées par le bailleur en régie, c’est-à-dire, soit par le concierge, soit par le gardien ou soit par l’employé d’immeuble. Cet employé d’immeuble a des fonctions bien précises selon les raisons pour lesquelles il est employé par la copropriété.
Ainsi, un employé d’immeuble, un concierge ou un gardien d’immeuble peuvent s’occuper de l’entretien des jardins, du ménage dans la copropriété ou de la sortie des conteneurs de déchets. Néanmoins, leurs rôles ne se limitent pas à l’entretien. En effet, ceux-ci peuvent assurer la sécurité d’une copropriété face à des intrusions. De plus, ce sont ceux qui ont pour rôle d’accueillir, d’informer et d’orienter les copropriétaires et même de donner des renseignements à d’autres personnes si besoin.
Ils peuvent également assurer la réception de colis et du courrier lors des passages de facteur et de livreur et les distribuer aux différentes boîtes aux lettres personnelles ou bien les remettre en main propre. De même, ce sont ceux qui signalent d’éventuels désordres au sein de la copropriété et peuvent également réaliser des missions de maintenance en changeant des ampoules défaillantes par exemple.
Enfin, le concierge, le gardien ou l’employé d’immeuble peuvent être l’intermédiaire des réclamations des résidents au sujet de la copropriété afin de les communiquer soit au syndic de la copropriété soit aux autres copropriétaires.
Les différentes modalités quant aux charges récupérables du gardiennage et de la conciergerie
La rémunération du gardien, du concierge et de l’employé d’immeuble est régie par le principe de charges récupérables. En effet, les salaires de ces professionnels font partie plus ou moins des charges locatives.
Les charges locatives, également appelées charges récupérables, sont des charges qui sont initialement payées par le propriétaire du logement en copropriété. Celles-ci se voient alors en partie pris en charge par les locataires d’un ou plusieurs logements en location.
D’une part, avec le gardien ou le concierge, s’ils entreprennent seuls l’entretien des parties communes et de la sortie des poubelles, alors les charges liées aux salaires, c’est-à-dire la rémunération et les charges sociales et fiscales, sont payées à hauteur de 75 % par les locataires à conditions qu’ils effectuent réellement leurs fonctions. L’inscription dans le contrat de travail du gardien n’est pas suffisante. Les charges restantes sont quant à elles à la charge du propriétaire. Cependant, s’ils assurent uniquement une de ces deux missions, alors ce pourcentage passe à 40 % pour les locataires et donc le propriétaire se doit de payer 60 % des charges.
Néanmoins, il ne faut pas impérativement remplacer le gardien par un employé d’immeuble car il existe une obligation de sécurité et de surveillance pour cent logements dans certaines zones géographiques. Cette fonction n’est réalisable que par le gardien.
Par ailleurs, il est à noter que si un couple concierge – gardien s’occupent à deux des missions d’entretien des parties communes et de sorties des poubelles, ils seront alors considérés comme un personnel unique assurant les tâches au titre d’un travail commun et ne recevront donc qu’un seul salaire.
En cas d’absence ou de partage d’activité avec un tiers en remplacement, les règles s’appliquent de la même manière que pour les gardiens et les concierges. Les remplacements par un tiers s’effectuent en cas de repos hebdomadaires, de congés, de force majeure, d’arrêt de travail ou d’impossibilité matérielle ou physique temporaire d’assurer les tâches d’entretien et de sortie des poubelles. Dans chacun de ces cas, il est possible que le gardien ou le concierge soit remplacé par un tiers assurant les fonctions de gardien durant la période d’indisponibilité. Ainsi, les règles de rémunération s’appliquent de la même manière pour les tiers intervenants en cas de nécessité.
Est également compris dans les charges récupérables, un pourcentage d’encadrement du personnel. En effet, depuis 2008, sont compris dans les charges récupérables, les dépenses de personnel d’encadrement en charge du contrôle des gardiens, des concierges et des employés d’immeuble. Ce personnel d’encadrement supervise, encadre et vérifie la bonne réalisation des missions confiée au concierge, gardien ou employé d’immeuble. Cette charge est récupérable sur les locataires à concurrence et s’élève à hauteur de 10 % du montant de leurs rémunérations comprenant le salaire et les charges sociales et fiscales.
Exceptions et paiement des charges par les locataires
Les dépenses récupérables ne comprennent pas toutes les dépenses liées au salaire de l’employé. En effet, sont exclus des charges récupérables le salaire en nature, l’intéressement, les indemnités et primes de départ à la retraite, les indemnités de licenciement, la cotisation à une mutuelle prise en charge par l’employeur, la participation de l’employeur à l’effort de construction et la cotisation à la médecine du travail. Les autres frais non cités en lien avec le salaire peuvent faire l’objet d’une récupération des charges auprès des locataires.
Par ailleurs, comment récupérer ces charges ? De manière générale, les charges locatives donnent lieu au versement de provision soumis à une régularisation annuelle. Sont compris dans cette provision les frais résultant du salaire du gardien, du concierge ou de l’employé d’immeuble et toutes les autres charges concernées. Le propriétaire du logement communique aux locataires le décompte par nature des charges et leur répartition un mois avant la régularisation. Ceci étant fait, les pièces justificatives sont disponibles pour les locataires pendant 6 mois après le décompte.
Réduction des charges et accompagnement
Il est possible que les copropriétaires soient insatisfaits de la prestation du gardien, du concierge ou de l’employé de l’immeuble ou même que les copropriétaires trouvent que les charges liées à ces prestations soient trop élevées pour la qualité de la prestation donnée. C’est la raison pour laquelle les copropriétés sont amenées à vouloir changer de prestataires pour l’entretien ou la sortie des poubelles. Pour cela, ils peuvent passer par des services spécialisés comme 123syndic qui est une société ayant pour objectif d’assurer un accompagnement dans les changements de syndics de copropriété mais également permettre la réduction des charges récurrentes de votre copropriété (ménage, assurance, électricité, travaux et rénovations)
En effet, 123syndic offre à ses clients une expertise et un accompagnement spécialisé durant toutes les démarches à suivre. De plus, 123syndic apporte des conseils variés en copropriété pour assurer la bonne gestion et la qualité de vie en copropriété. Étant en relation avec de nombreuses copropriétés, 123syndic sait trouver l’offre adaptée à chaque demande et selon les prix réels du marché via une mise en concurrence des syndics et des différentes offres.
Ainsi, 123syndic cherche à optimiser vos dépenses et vos charges en copropriété afin que les copropriétaires de chaque résidence puissent bénéficier de réelles économies durables et sur le long terme.
