Dans une copropriété, les copropriétaires sont amenés à participer directement à l’administration de l’immeuble et également à défendre leurs intérêts collectifs. Ils se réunissent impérativement en Assemblée Générale, au moins 1 fois par an, selon une procédure très précise. Tous les copropriétaires sont convoqués individuellement par le Syndic de copropriété, par courrier recommandé avec accusé de réception ou en main propre contre émargement.
L’Assemblée Générale permet de réaliser un bilan du fonctionnement de la copropriété et de décider des prochaines actions à entreprendre. Ainsi, un ordre du jour est déterminé en amont de la tenue de l’Assemblée Générale et de l’envoi des convocations aux copropriétaires. Ce document récapitule l’ensemble des points qui devront être abordés et votés durant l’Assemblée Générale.
L’Assemblée Générale est un temps fort de la vie en copropriété.
Généralement, l’Assemblée Générale doit se tenir au moins 1 fois par an, dans les 6 mois à compter du dernier jour d’exercice comptable précédent (exemple d’une clôture de compte au 31/12/N, l’AG doit se tenir avant le 30/06/N+1).
Néanmoins, l’Assemblée Générale peut être répété autant de fois que nécessaire, pour des travaux à décider en urgence par exemple. Car, l’Assemblée Générale permet à chacun de se tenir informé et de prendre part aux décisions de la copropriété.
Si vous ne pouvez pas être présent à l’Assemblée Générale, vous avez la possibilité de désigner un mandataire pour vous représenter. Cette personne peut être hors de la copropriété ou un copropriétaire, qui votera en votre nom sur les différents sujets de l’ordre du jour.
Bon à savoir pour 2020: Toutes les Assemblées Générales initialement prévues pour avril, mai ou juin ont été reporté à la fin de l’état d’urgence sanitaire lié au Covid-19, et ce, au plus tard le 11 Mars 2021 (à ce jour).
Les différents sujets abordés en Assemblée Générale.
Les différents sujets abordés en Assemblée concernent tout ce qui touche à la vie de l’immeuble et les membres du Conseil syndical y sont également désigné. Les copropriétaires votent pour le budget prévisionnel et prennent des décisions relatives à la gestion des parties communes, à l’entretien, aux travaux, aux actes de ventes ou d’acquisitions et au règlement de la copropriété. Ensuite, le Syndic est chargé d’appliquer les décisions prises.
Le déroulement du vote.
Un copropriétaire détient autant de voix qu’il possède de tantièmes dans les parties communes de la copropriété et chaque question fait partie d’un vote séparé. En fonction de la nature des questions inscrites à l’ordre du jour, l’Assemblée Générale vote à une majorité différente.
- La majorité absolue pour la désignation ou la révocation du syndic,
- La majorité simple pour le budget prévisionnel.
- La double majorité pour l’installation d’un ascenseur. Si plus de la moitié des copropriétaires votent cette résolution, et qu’ils représentent au moins les ⅔ des voix.
- Et l’unanimité pour les décisions les plus graves tel que : la modification de la répartition des charges…
Les personnes qui peuvent organiser une AG.
L’Assemblée Générale peut être organiser par :
- Le Syndic de copropriété
- Le Conseil Syndical,
- Un ou plusieurs copropriétaires, représentant au moins ¼ des voix de l’ensemble des copropriétaires. Ce qui correspond à leur part de tantièmes dans les parties communes de la copropriété. Toutefois, le règlement de copropriété peut prévoir un nombre de voix moins élevé.
Dans le cas où, l’Assemblée Générale n’est pas à l’initiative du Syndic, il faut lui exprimer clairement la demande par le biais d’un courrier recommandé avec accusé de réception. Le courrier doit mettre en avant les questions qui doivent être inscrites à l’ordre du jour de l’Assemblée Générale souhaitée.
Bon à savoir: Il est possible à tout copropriétaire de demander au syndic la mise en place d’une Assemblée Générale, à ses frais, pour faire inscrire à l’ordre du jour une ou plusieurs questions concernant uniquement ses droits ou obligations.
Élaboration de l’ordre du jour de l’Assemblée Générale.
L’ordre du jour est en quelque sorte le programme de l’Assemblée Générale en copropriété. Ce document résume l’ensemble des questions qui devront être votées durant l’assemblée. De surcroît, il doit être déterminé en amont de la tenue de l’Assemblée Générale, et être rédigé et respecté dans ses décisions par le Syndic.
Un sujet qui n’est pas inscrit à l’ordre du jour peut être discuté en AG. Mais ne peut en aucun cas faire l’objet d’un vote. Tout copropriétaire ou le Conseil syndical peut demander au syndic d’inscrire une ou plusieurs questions à l’ordre du jour de la prochaine Assemblée Générale, par le biais d’une lettre recommandée avec accusé de réception.
Cette demande peut être faites à tout moment avant la réception de la convocation à l’Assemblée Générale. Une demande d’inscription tardive ne sera pas acceptée pour la prochaine Assemblée Générale, mais elle sera repoussée à la suivante.
La convocation sous la responsabilité du Syndic.
Habituellement, le syndic de copropriété doit convoquer l’Assemblée Générale, même s’il n’est pas le demandeur de cette assemblée. Si l’Assemblée Générale n’est pas convoquée, le Syndic doit être sommé de le faire par lettre recommandée avec avis de réception.
Le Conseil syndical peut aussi convoquer à la place du Syndic l’Assemblée Générale. À condition que le syndic ne parvient pas à l’organiser, dans les 8 jours suivants sa mise en demeure. Et, en cas de défaillance du Conseil syndical, tout copropriétaire détient la possibilité de convoquer l’Assemblée Générale devant le tribunal.
Bon à savoir : Les difficultés, lorsque l’AG n’est pas convoqué par le Syndic en place, résident principalement dans la connaissance de tous les copropriétaires, les adresses… ainsi que la salle et l’avance des frais si nécessaire.
Le contenu de la convocation.
La convocation doit mentionner les informations suivantes:
- Le lieu
- La date
- L’heure de l’Assemblée Générale
- L’ordre du jour précis avec l’ensemble des questions soumises en délibération,
- Les modes de consultation des justificatifs de charges de copropriété avant la tenue de l’Assemblée Générale.
Selon la nature des questions inscrites à l’ordre du jour, des documents supplémentaires doivent être envoyés aux copropriétaires. Et ce, au plus tard en même temps que la convocation.
Les conditions de convocation.
Par voie d’affichage, le Syndic doit informer les copropriétaires de la prochaine date d’Assemblée Générale. L’affichage doit avoir lieu dans un délai raisonnable afin que les copropriétaires puissent lui demander l’inscription de leurs questions à l’ordre du jour.
Au moins 21 jours avant la date de l’assemblée, le Syndic doit envoyer une convocation à chaque copropriétaire. Sauf en cas d’urgence, selon le règlement de copropriété le délai peut être plus long.
La convocation peut être remise en main propre contre émargement ou récépissé. Mais, il est recommandé d’envoyer la convocation sous forme de lettre recommandée avec accusé de réception. L’objectif est d’éviter tout litige concernant la date de remise de la convocation.
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