Des Assemblées Générales à distance, vote par correspondance et augmentation des pouvoirs pendant la crise sanitaire

Le Gouvernement vient de publiée le 21 mai 2020 une ordonnance. Elle permet de faciliter la tenue des Assemblées Générales des copropriétés. Grâce à 2 mesures phares valable jusqu’au 31 Janvier 2021 :

  • sont autorisées à se tenir par audio ou visioconférence. Et aussi via le vote par correspondance, à compter du 1er Juin 2020 et même sans accord préalable de l’AG.
  • le nombre de pouvoirs détenus par un copropriétaire augmente temporairement de 10% à 15%. 

Ainsi, ces mesures permettent de faciliter le vote dans les AG perturbées par le Covid-19. Elles sont valables jusqu’au 31 Janvier 2021.

L’Organisation difficile des AG

Le confinement et les règles sanitaires liés au Covid-19 ont empêché le bon fonctionnement des Assemblées Générales de copropriété. En particulier, celles prévues durant les mois de mars à juin 2020 soit la pleine saison. Pour pallier à cette perturbation dans le calendrier. Le Gouvernement a décidé d’autoriser le Syndic à organiser une Assemblée Générale de copropriété totalement dématérialisée grâce à la visioconférence, l’audioconférence ou par un vote par correspondance. Ainsi, ces mesures font l’objet d’une ordonnance publiée le 21 Mai 2020 au Journal officiel. Elles sont valables jusqu’au 31 Janvier 2021.
Cette requête avait été réclamé par de nombreux professionnels. Ils avaient attiré l’attention sur les difficultés à organiser les Assemblées Générales au moment du déconfinement. Puisqu’il faut respecter les règles sanitaires tel que les 4 m² par personne ou encore pouvoir trouver une salle disponible.

L’Assemblée Générale dématérialisée

Depuis le 1er juin 2020, une Assemblée Générale de copropriété peut être organisée de manière dématérialisée, sans que cette possibilité ait été voté par l’AG, au préalable. Comme le précise en temps normal, le décret du 27 juin 2019. Il définit les mesures relatives au fonctionnement des copropriétés. Le Syndic a la possibilité d’utiliser tout moyen électronique comme l’audioconférence, la visioconférence pour faire approuver les différentes résolutions.

Les Syndics optant pour une Assemblée Générale en visioconférence devront impérativement se familiariser avec cette technologie. Elle est pour l’instant, très peu utilisée pour organiser des Assemblées Générales. Toutefois, certains Syndics ont déjà expérimenté la visioconférence pour organiser des réunions de travail (Conseil Syndical par exemple). Ainsi que des Assemblées Générales de copropriété, quelques jours après le déconfinement. Les retours semblent assez satisfaisants des deux côtés. D’ailleurs, les professionnels ont remarqué que la durée d’une AG dématérialisée est similaire à une AG classique, soit deux heures.

L’option du vote par correspondance

Bien que la visioconférence permette de lutter contre l’absentéisme dans les Assemblées Générales. Il est vrai que cette technologie n’est pas toujours adaptée à certains copropriétaires. En effet, certains copropriétaires maîtrisent internet. Mais, d’autres rencontrent des difficultés à son utilisation. Et, c’est pour cette raison que l’ordonnance du 21 mai 2020 propose l’alternative du vote par correspondance. Cette option est également acceptable pour les copropriétaires qui ne souhaitent pas voter par visioconférence.

Les copropriétaires recevront leur convocation qui les informera de la tenue de l’Assemblée Générale. Elle sera accompagnée d’un formulaire de vote par correspondance qui répertoriera les différentes solutions soumises au vote. Le copropriétaire pourra voter “pour” ou “s’abstenir”. Toutefois, si la visioconférence n’est pas possible, le vote par correspondance sera choisi par le Syndic pour voter les résolutions.

ATTENTION aux votes par correspondance :

123syndic reste très prudent sur ce vote par correspondance. Puisqu’en cas de modification, même très marginale, de la résolution pendant l’AG pour tenir compte des débats, tous les votes par correspondances seront réputés n’avoir pas participés aux votes des résolutions ajustées.

Un nouveau décret, publié le 3 juillet 2020, vient préciser les nouvelles modalités sur le vote par correspondance et instaure un formulaire type

Le Gouvernement a publié le 03 Juillet 2020, un arrêté au Journal officiel, précisant les modalités du vote par correspondance. Le décret est accompagné d’un modèle de formulaire à remplir avant la tenue de l’Assemblée Générale de copropriétaires. Ainsi, le Syndic doit obligatoirement joindre ce nouveau formulaire à la convocation pour l’AG.

Consultez ou téléchargez ici, le texte de l’arrêté, ainsi que le modèle de formulaire.

D’autre part, le décret n°2020-834 du 02 juillet 2020 pris pour l’application de l’ordonnance du 30 octobre 2019 vient modifier plusieurs règles de fonctionnement au sein des copropriétés.

Bon à savoir:
  • Tout d’abord, le copropriétaire qui opte pour ce moyen de vote, doit retourner ce formulaire au Syndic, au plus tard 3 jours francs (entiers) avant la date d’AG. 
  • Si le formulaire est transmis par voie électronique, il est jugé réceptionné à la date d’envoi.
  • Dans le cas où, une résolution est amendée durant l’AG, le vote par correspondance du copropriétaire ayant choisi cette option, n’est pas pris en considération. 
  • D’ailleurs, si un copropriétaire ayant choisit de voter par correspondance, se rend finalement à l’AG, son vote par correspondance ne sera pas pris en compte. Puisqu’on considère qu’il votera normalement.

IMPORTANT : Rehaussement temporaire des procurations : jusqu’au 31 janvier 2021, un mandataire pourra détenir jusqu’à 15% des voix

L’ordonnance a modifié les règles concernant les pouvoirs. Lorsqu’un copropriétaire ne peut pas assister à l’Assemblée Générale de son immeuble, il a la possibilité de demander à la personne de son choix de le représenter. Ainsi, un mandataire qui reçoit plus de trois pouvoirs peut détenir jusqu’à 15% des voix du syndicat des copropriétaires et non plus 10%. Cette mesure est également valable jusqu’au 31 janvier 2021.

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