La gestion d’une copropriété est une tâche complexe nécessitant compétence, communication et réactivité. Le syndic de copropriété joue un rôle central en administrant les parties communes, en gérant les finances, et en veillant à l’application des décisions prises en Assemblée Générale. Pour garantir une gestion optimale et éviter les conflits entre le syndic, le conseil syndical et les copropriétaires, la loi française impose une mise en concurrence des syndics lors de la reconduction du syndic. Cette procédure vise à offrir aux copropriétaires la possibilité de choisir le syndic le plus apte à répondre à leurs attentes en termes de coûts et de qualité de services. Dans cet article, nous explorerons en détail ce qu’implique la mise en concurrence des syndics de copropriété, ses obligations légales, et les avantages qu’elle procure aux copropriétaires.
Principe de la mise en concurrence du syndic
La mise en concurrence des syndics de copropriété consiste à comparer plusieurs offres de gestion émanant de différents syndics, de manière systématique avant de désigner ou de renouveler le mandat d’un syndic en place. Cela signifie qu’à la fin de chaque mandat du syndic actuel, il faut rechercher des propositions, des projets de contrats d’autres syndics et les comparer au contrat du syndic actuel. Initiée par la loi ALUR, votée en 2014, cette obligation vise à instaurer plus de transparence et de rigueur dans la gestion des copropriétés.
Procédure de mise en concurrence en fin de mandat
Changer de syndic peut sembler complexe, mais en suivant une procédure bien définie, la transition peut se faire en douceur.
Amorçage de la mise en concurrence : recherche d’offres
La clé d’une mise en concurrence réussie réside dans une bonne préparation. Pour cela, le conseil syndical doit préparer le changement en recueillant plusieurs offres de syndics différents (qui peuvent aussi être transmises par un copropriétaire) et en s’assurant que les contrats sont conformes au contrat type, ce qui facilite leur lecture, leur compréhension et garantit leur exhaustivité. Il est important de rappeler que le syndic actuel n’est en aucun cas responsable de la mise en concurrence, et qu’il n’a pas à chercher des propositions d’autres syndics.
Mise à l’ordre du jour de la mise en concurrence du syndic
Une fois que les différentes offres ont été recueillies, il ne faut pas louper le coche quant à la mise à l’ordre du jour. En effet, la question du changement de syndic doit obligatoirement être inscrite à l’ordre du jour de l’Assemblée Générale si l’on veut mettre en concurrence le syndic, et que les copropriétaires votent le renouvellement ou la désignation d’un nouveau syndic parmi les offres présentées. Une question qui n’est pas mise à l’ordre du jour peut être discutée lors de l’Assemblée Générale, mais ne peut pas faire l’objet d’un vote ou d’une décision.
Pour mettre la mise en concurrence du syndic à l’ordre du jour, il faut notifier que le conseil syndical ou un copropriétaire en notifie le syndic, par une lettre recommandée avec accusé de réception, en joignant à la demande de mise à l’ordre du jour un projet de résolution, c’est-à-dire une proposition de contrat type ainsi que d’éventuelles fiches d’informations pour chaque syndic concurrent. Pour être à l’ordre du jour, il faut que le syndic soit notifié avant l’établissement final de l’ordre du jour et l’envoi des convocations aux copropriétaires (puisque les différentes propositions des syndics mis en concurrence seront annexées aux convocations). Il est donc conseillé de s’y prendre au plus tard trois mois avant la date de l’Assemblée Générale.
Prise de décision par vote lors de l’Assemblée Générale
Selon l’article 25 de la loi du 10 juillet 1965, la désignation d’un syndic nécessite une majorité absolue des voix de tous les copropriétaires. Si cette majorité n’est pas atteinte, un second vote peut avoir lieu dans le cas où l’un des syndics proposés obtiendrait un tiers des voix de tous les copropriétaires. Ce second vote suit les règles de majorité de l’article 24 de la même loi, qui elles statuent que le changement de syndic est approuvé en cas de majorité simple : la majorité des voix exprimées des copropriétaires présents, représentés ou ayant voté par correspondance. Ainsi, il n’est dans la plupart des cas pas nécessaire de rallier 51% des voix de tous les copropriétaires pour décider du prochain syndic lors du changement, mais “seulement” 34%.
Transition de syndic
Le nouveau syndic prend en charge la gestion de la copropriété à la date convenue, qui correspond aussi à la date de fin du mandat du syndic non renouvelé. Les documents et fonds de la copropriété doivent être transférés du syndic sortant au nouveau syndic, dans les délais adaptés, entre deux semaines et un mois, sous peine d’être sanctionné à un paiement d’intérêts.
Pour en apprendre plus sur la procédure de changement de syndic, n’hésitez pas à consulter notre article : Comment changer de syndic de copropriété ?
La mise en concurrence en cours de mandat
Bien que cela ne soit pas courant, il est possible pour le conseil syndical de mettre en concurrence le syndic avant la fin de son mandat. Cela est autorisé en cas de faute suffisamment grave, comme par exemple la mauvaise gestion de la copropriété, l’inexécution par le syndic des décisions prises lors des Assemblées Générales, ou encore l’absence de recouvrement des charges impayées.
Conseils pour une mise en concurrence efficace
Pour mener à bien une mise en concurrence efficace, voici quelques conseils pratiques.
Tout d’abord, commencez par établir une liste des critères essentiels pour la gestion de votre copropriété, ainsi qu’un cahier des charges. Cela peut inclure la transparence financière, la réactivité, les compétences techniques, et les coûts. Au niveau du cahier des charges, réfléchissez au nombre d’Assemblées Générales, de réunions avec le conseil syndical et de visites ponctuelles que vous souhaitez. Cela permettra au syndic d’adapter son offre, et par la même occasion, aux copropriétaires de ne pas se faire surprendre par des frais de prestations exceptionnelles si les prestations demandées ne sont pas incluses dans le forfait de base.
Sollicitez des propositions de plusieurs syndics. Trois offres est un bon curseur pour se faire une bonne idée de la fourchette de prix du syndic, et des éventuels frais annexes à prévoir. La recherche nécessaire à une bonne mise en concurrence du syndic est cependant une tâche chronophage et difficile si l’on ne sait pas qui contacter. Ainsi, vous pouvez vous tourner vers 123syndic, qui s’occupera de l’appel d’offres et vous proposera des contrats de syndic adaptés aux besoins de votre copropriété.
Enfin, assurez-vous de la bonne communication des différentes propositions de syndics à l’ensemble des copropriétaires. Cela permet de garantir que tout le monde a connaissance des différentes offres et saura choisir de manière informée, mais cela garantit aussi une plus grande implication des copropriétaires à l’Assemblée Générale. Un autre avantage d’une bonne communication est de voir si une majorité se dégage déjà pour choisir un syndic en particulier.
Cadre réglementaire de la mise en concurrence
Depuis la loi ALUR, votée en 2014, la mise en concurrence des syndics est une obligation légale en France. Elle doit être réalisée par le conseil syndical avant chaque Assemblée Générale appelée à se prononcer sur la désignation ou le renouvellement d’un syndic.
Le non-respect de cette obligation ne conduit pas automatiquement à la nullité de la désignation du syndic. En effet, bien que la mise en concurrence soit obligatoire, il n’existe pas de sanction prévue si elle n’a pas lieu. Toutefois, il est conseillé de respecter cette obligation pour légitimer le syndic actuel.
Il existe deux principales exceptions à l’obligation de mise en concurrence : dans le cas où la copropriété n’a pas de conseil syndical, et dans le cas où l’Assemblée Générale a, par une décision à la majorité absolue, dispensé le conseil syndical de l’obligation de mise en concurrence pour une période donnée.
Rôle de la mise en concurrence
Bien qu’elle soit obligatoire, l’absence de mise en concurrence n’est pas sanctionnée, ce qui peut soulever des questions quant à son utilité. Pourtant, la mise en concurrence des syndics de copropriété joue un rôle essentiel dans la gestion des copropriétés.
Premièrement, elle permet aux copropriétaires de comprendre les coûts et les services proposés par différents syndics, favorisant ainsi des décisions plus transparentes et plus informées.
Deuxièmement, en incitant les syndics à proposer des offres compétitives, la mise en concurrence peut contribuer à réduire les coûts de gestion tout en améliorant la qualité des services. De plus, les syndics savent qu’ils doivent continuellement prouver leur valeur pour être renouvelés, ce qui les incite à maintenir un haut niveau de performance et à ne pas négliger la gestion d’une des copropriétés.
Troisièmement, en permettant aux copropriétaires de choisir le syndic qui répond le mieux à leurs besoins, la mise en concurrence augmente la satisfaction et réduit les conflits potentiels, qui pouvaient auparavant résulter de la demande de mise en concurrence, le syndic actuel prenant cela comme une “trahison”. Cela permet de rendre plus naturel ce processus.
Rôle de 123syndic dans l’aide à la mise en concurrence
123syndic aide les copropriétaires et les conseils syndicaux à mettre en concurrence les syndics. Contactez-nous pour trouver des offres de syndic adaptées aux besoins de votre copropriété, parmi notre réseau de partenaires de qualité. En anticipant l’Assemblée Générale plusieurs mois avant, nous pourrons vous proposer des contrats en adéquation avec vos demandes et augmenter la satisfaction des copropriétaires quant à leur syndic.
La mise en concurrence des syndics de copropriété est une mesure essentielle pour assurer une gestion transparente, compétitive et efficace des copropriétés. Elle permet aux copropriétaires de choisir le syndic le plus adapté à leurs besoins, tout en garantissant que les syndics restent performants et responsables.123syndic peut grandement faciliter ce processus, apportant expertise et support tout au long du chemin.
