L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE DES COPROPRIÉTAIRES (AG)

QU’EST-CE QU’UNE ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ?

L’assemblée générale (AG) a l’obligation de se tenir au moins une fois par an convoquée par le syndic d’un immeuble auprès de l’ensemble de ses copropriétaires. Il n’y a aucune obligation d’y assister. Cependant, des décisions importantes peuvent être prises au sein de la copropriété et il est donc recommandé de les connaître en lisant en amont le dossier d’AG pour ainsi pouvoir voter en connaissance de cause.

QUEL EST SON RÔLE ?

L’AG a pour rôle de rassembler les copropriétaires d’un immeuble afin de converser, débattre et trancher sur des décisions relatives à la gestion courante de celui-ci, nécessaires au bon fonctionnement de la copropriété. Durant cette assemblée, les copropriétaires approuvent les comptes de l’année précédente et votent le budget prévisionnel de l’année suivante.

Tous les points votés lors d’une assemblée générale doivent être dans l’ordre du jour.

La première étape de l’assemblée générale est l’ordre du jour.

L’ORDRE DU JOUR

L’ordre du jour reprend l’ensemble des questions posées par les copropriétaires qui devront être votées durant l’assemblée générale. Il doit être organisé au préalable de l’assemblée générale afin d’avoir un aperçu des points qui devront être votés [Décret n°67-223 du 17 mars 1967 : article 13].

Des décisions à voter peuvent être importantes, comme :

• L’élection d’un nouveau syndic au terme de son mandat ;
• L’élection des membres du conseil syndical ;
• L’élection d’un président de séance, un ou des scrutateurs et un secrétaire lors de l’assemblée générale ;
• Le seuil de mise en concurrence des marchés et contrats (permet de fixer un montant à partir duquel une mise en concurrence doit être effectuée avant la passation du marché ou du contrat) ;
• L’ajustement du budget prévisionnel en cours (cette résolution permet d’ajuster à la hausse voire à la baisse un budget en cours d’exercice) ;
• …

Tout copropriétaire a le droit de demander à ajouter certains points à l’ordre du jour de l’assemblée générale, ces derniers doivent arriver dans les temps auprès du syndic pour qu’il puisse le/les joindre à la convocation [Décret n°67-223 du 17 mars 1967 : article 13; Décret n°67-223 du 17 mars 1967 : article 10]. Si la demande n’est pas prévenue à temps, elle sera reportée à l’assemblée générale suivante.

QUI REÇOIT LA CONVOCATION DE L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ?

La convocation de l’assemblée générale est envoyée aux propriétaires de lot faisant partie d’une copropriété [Décret n°67-223 du 17 mars 1967 : article 8]

Cependant :

• Si un lot de copropriété a plusieurs propriétaires (régime de l’indivision), la convocation est alors envoyée au mandataire désigné des indivisaires ;
• Si le propriétaire est une société civile immobilière, la convocation est envoyée au gérant de cette société ;
• Si un couple marié est propriétaire, la convocation est envoyée à l’un des deux époux ;
• Si le couple est divorcé, la convocation est envoyée au propriétaire du lot. Cependant, si les deux individus sont propriétaires du lot, il sera placé sous le régime de l’indivision, et un mandataire devra être choisi ;
• Si le propriétaire a le statut d’incapable (Personne majeure qui a perdu sa capacité d’exercice sur le plan civil lorsque ses facultés mentales sont altérées par une maladie, une infirmité ou un affaiblissement lié à l’âge. La loi du 3 janvier 1968 portant réforme du statut des incapables majeurs, se limite à la protection des biens), la convocation est envoyée à son représentant légal.

LA CONVOCATION DE L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

La convocation d’une assemblée générale doit être écrite et envoyée par courrier recommandé avec accusé de réception par le syndic [Décret n°67-223 du 17 mars 1967 : article 7] à tous les copropriétaires au moins 21 jours francs avant la tenue de la réunion selon la loi, sauf urgence ou délai plus long par le Règlement de copropriété.

Elle doit contenir un formulaire permettant de voter par correspondance ainsi que mentionner les informations suivantes [Décret n°67-223 du 17 mars 1967 : article 9]:

• La date, le lieu et l’horaire de l’AG ;
• Les modes de consultation des justificatifs de charges de copropriété avant la tenue de l’AG ;
• L’ordre du jour énonçant chacune des questions soumises à délibération ce jour-là ainsi que des documents joints en fonction de la nature des demandes.

Le rendez-vous de l’assemblée générale se fixe en fonction du syndic et du conseil syndical.

• La date doit se tenir dans un délai de 6 mois après le dernier jour de l’exercice comptable et avant l’échéance du mandat du syndic ;
• L’horaire de l’assemblée générale dépendra du syndic ;
• Le lieu, sauf stipulation contraire du règlement de copropriété ou accord préalable d’une assemblée générale, devra se tenir dans la commune de l’emplacement de la copropriété [Décret n°67-223 du 17 mars 1967 : article 9]. (À noter que Paris est une seule commune, sans tenir compte des arrondissements).

LES DOCUMENTS ANNEXES À LA CONVOCATION

Afin que les participants de l’assemblée générale soient plus précisément informés sur les différents sujets qui vont être abordés, des documents annexes sont joints à la convocation. Pour certains, ils sont obligatoires à titre de validité. Si l’un de ces documents suivants manque, alors une annulation de décision est possible, c’est pourquoi ils sont importants :

• Les documents comptables et financiers ;
• Les documents de devis de travaux et de contrats à voter afin que les copropriétaires soient informés sur les modalités de potentiels futurs travaux ;
• Le document du contrat de syndic en cas de changement ou de renouvellement ;
• Les projets de résolution, si jamais le règlement de copropriété venait à être changé ;
• Les projets de résolution permettant au syndic d’agir en justice ;
• Les projets de résolution émanant d’un copropriétaire.

D’autres documents doivent être joints à la convocation de l’assemblée générale à titre informatifs pour les copropriétaires :

• Le compte rendu du conseil syndical sur ses missions du dernier exercice ;
• État détaillé des sommes perçues par le syndic ;
• L’avis du conseil syndical ;
• La mise en place du projet de répartition de chaque copropriétaire des comptes copropriétaires.

MON SYNDIC N’A PAS CONVOQUÉ D’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

Il est possible qu’un syndic ne convoque pas une assemblée générale au sein de la copropriété [Décret n°67-223 du 17 mars 1967 : article 8]. Dans ce cas-là, le conseil syndical ou un ou plusieurs copropriétaires détenant au moins ¼ des voix de tous les copropriétaires de l’immeuble peuvent la réclamer, en envoyant une lettre recommandée avec avis de réception au syndic.

Voici un exemple de demande de convocation d’assemblée générale que L’Institut National de la Consommation propose. [https://www.inc-conso.fr/content/logement/vous-souhaitez-convoquer-une-assemblee-generale-car-le-syndic-na-pas-satisfait-ses]

JE SOUHAITE CONVOQUER UNE ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

Si un copropriétaire prend l’initiative de convoquer une assemblée générale, elle se fera à ses frais car il fera alors inscrire à l’ordre du jour des questions et son projet de résolution qui concernent uniquement ses droits ou obligations. Le syndic a 15 jours pour aviser le copropriétaire des frais prévisionnels de ses honoraires et convoquera dans les 45 jours qui suivent le paiement de ces frais. [Décret n°67-223 du 17 mars 1967 : article 8]

Si plusieurs copropriétaires souhaitent convoquer une assemblée générale, ils devront alors répartir eux-mêmes les frais et honoraires, ou alors ces frais seront répartis en parts égales.

LE DÉROULEMENT D’UNE ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

LA FEUILLE DE PRÉSENCE

La feuille de présence doit être signée avant le début de la séance par chaque copropriétaire présent physiquement ou par différents moyens électroniques, ou par un représentant, lors de l’assemblée générale. Elle indique différentes informations sur les copropriétaires tels que leur rôle au sein du conseil syndical, le nombre de lots et tantièmes de chacun ainsi que leur domicile [Décret n°67-223 du 17 mars 1967 : article 14]. La feuille de présence sera par la suite annexée au procès-verbal (PV). Décret n°67-223 du 17 mars 1967 : article 14

L’ÉLECTION DU BUREAU DE L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

L’élection du bureau est la seconde étape afin que le déroulement de l’assemblée générale se passe correctement [Décret n°67-223 du 17 mars 1967 : article 15 ]

Le syndic et les membres d’une famille les rattachant, un mandataire et un employé d’immeuble (gardien, agent d’entretien, …) n’ont pas la possibilité d’être élus pour être Président de séance ou être scrutateur, car ils ont un lien direct et proche avec le syndic qui leur interdit de jouer l’une de ces attributions. Cette élection obligatoire comporte trois rôles :

• Le président de séance

Le président de séance peut être le président du conseil syndical ou un membre du conseil syndical ou n’importe quel copropriétaire. Il a pour rôle de diriger l’assemblée générale en fonction de l’ordre du jour. Il se chargera de gérer les débats, la feuille de présence, les appels aux votes et de la validation du compte rendu de l’assemblée générale qu’il signera.

• Le ou les scrutateurs

Selon le règlement de copropriété de l’immeuble, le choix d’un ou de plusieurs scrutateurs n’est pas obligatoire. Il a pour rôle de comptabiliser et veiller à la régularité des votes durant l’assemblée générale.

• Le secrétaire de séance

Le secrétaire de séance est généralement assuré par le syndic. Cependant, celui-ci peut attribuer ce rôle à un copropriétaire. Il se chargera de consigner le résultat des votes afin de les retranscrire sur le procès-verbal (PV) qu’il devra rédiger. Pour chaque résolution, le secrétaire de séance se doit d’apporter des précisions afin que les copropriétaires soient au maximum informés, qu’ils puissent voter par la suite, en connaissance de cause.

LE PROCÈS-VERBAL (PV) DE L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

Le procès-verbal est un compte-rendu des décisions prises par les copropriétaires durant l’assemblée générale et doit être signé à la fin de la séance ou au plus tard huit jours par le bureau de l’assemblée générale (président de séance, scrutateur(s), secrétaire) [Décret n°67-223 du 17 mars 1967 : article 17]. C’est pourquoi il doit mentionner, les décisions et décompte des voix de chaque question abordée de l’ordre du jour, l’identité et le nombre de voix des copropriétaires opposants, absents, défaillants ou ayant eu des problèmes techniques (problèmes de connexion lors de la réunion qui a donc empêché un copropriétaire de faire connaître son vote).

Tout copropriétaire peut demander une copie du procès-verbal auprès du syndic [Décret n°67-223 du 17 mars 1967 : article 33]. L’ensemble des procès-verbaux sont inscrits dans un registre par le syndic et disponible sur l’extranet du syndic.

LA NOTIFICATION DU PROCÈS-VERBAL

Toutes les décisions prises lors de l’assemblée générale ont l’obligation d’être notifiées par le syndic de copropriété aux copropriétaires opposants ou défaillants dans un délai d’un mois. Ce après quoi, les copropriétaires auront un délai de deux mois après la réception de la notification du procès-verbal pour contester les décisions prises lors de l’assemblée générale devant le tribunal et seulement un mois si le conseil syndical n’a pas été élu [Loi n°65-557 du 10 juillet 1965 : article 42]. La notification du procès-verbal est envoyée sous forme de mail ou par lettre recommandé avec accusé de réception.