Le procès-verbal d’Assemblée Générale (PV d’AG) constitue un pilier dans le fonctionnement transparent et démocratique d’une copropriété. Il sert de testament écrit aux décisions prises, discussions tenues et résolutions adoptées lors des assemblées générales. Sa rédaction, conservation et signature sont des étapes cruciales qui nécessitent une attention particulière pour assurer la légitimité et la traçabilité des décisions de copropriété. Cet article offre une exploration complète du PV d’AG, de sa conception à sa contestation éventuelle, en soulignant l’importance de chaque étape du processus.

I. Qu’est-ce qu’un PV d’AG ?

Un Procès-Verbal d’Assemblée Générale (PV d’AG) n’est pas simplement un document administratif ; c’est la colonne vertébrale de la communication et de la documentation officielle au sein d’une copropriété. Chaque fois que les copropriétaires se réunissent pour discuter et prendre des décisions concernant la gestion de leur immeuble, les délibérations doivent être consignées de manière précise et formelle dans un PV d’AG. Ce document revêt une importance capitale pour plusieurs raisons.

Le PV d’AG est un compte rendu écrit qui résume de manière exhaustive et fidèle les discussions tenues, les décisions prises, et les votes effectués lors d’une assemblée générale de copropriétaires. Il sert non seulement de mémoire de la réunion mais aussi de référence légale en cas de contestation ou de litige. En ce sens, le PV d’AG agit comme un garant de la transparence et de la légitimité des opérations réalisées au sein de la copropriété.

Dans le cadre de la gestion de la copropriété, le PV d’AG joue plusieurs rôles cruciaux :

• Document Juridique : Le PV d’AG a une valeur juridique. Il peut être utilisé comme preuve en cas de litige entre copropriétaires ou avec des tiers. C’est pourquoi sa rédaction doit être précise, détaillée, et fidèle à la réalité des débats.
• Outil de Communication : Pour les copropriétaires absents lors de l’assemblée, le PV est le moyen principal de se tenir informés des décisions prises. Il garantit que tous les membres de la copropriété, présents ou non, ont accès à la même information.
• Archive Historique : Le PV d’AG sert également d’archive historique. Il permet de conserver une trace des décisions prises au fil du temps, ce qui est crucial pour la bonne gestion et la compréhension de l’évolution de la copropriété.

La rédaction et la signature du PV d’AG sont des procédés formalisés, impliquant plusieurs acteurs clés de la copropriété :

• Le Secrétaire de séance : Habituellement désigné en début d’assemblée, il est chargé de rédiger le PV. Sa mission est de consigner de manière fidèle et neutre le déroulement de l’assemblée et les décisions prises.
• Le Président du Syndic : Il joue un rôle de supervision et de validation. Sa signature sur le PV est un gage de l’authenticité et de la véracité des informations consignées.
• Les Scrutateurs : Leur rôle est d’assister dans le comptage des votes et de vérifier la régularité des procédures de vote. Leur signature est également un élément de validation du PV.

II. Structure et Contenu d’un PV d’AG

La structure d’un PV d’AG doit être à la fois claire et complète. Il doit impérativement contenir :

La date et le lieu de l’assemblée : Ces informations permettent d’ancrer le PV dans un contexte précis et de s’assurer de sa temporalité.

Les horaires de début et de fin : Ces éléments attestent de la durée de l’assemblée, ce qui peut avoir une importance en cas de contestation sur le temps accordé à la délibération.

Un résumé des discussions : Il ne s’agit pas de transcrire l’intégralité des échanges mais de résumer fidèlement les points discutés et les opinions exprimées.

Le décompte des voix : Il est crucial de consigner le résultat des votes pour chaque résolution, ainsi que les éventuelles abstentions ou votes contre.

Les réserves émises : Si des copropriétaires émettent des réserves sur certaines décisions, celles-ci doivent être clairement indiquées.

La feuille de présence : Elle doit être annexée au PV pour lister les participants et attester de la représentativité de l’assemblée.

III. Procédure de Rédaction et de Notification du PV d’AG

La rédaction du PV d’AG est généralement confiée au secrétaire de séance, tandis que sa conservation incombe au syndic. Une fois rédigé et signé, le PV doit être notifié aux copropriétaires qui n’étaient ni présents ni représentés à l’assemblée, dans un délai d’un mois. Cette notification peut se faire par voie postale (lettre recommandée avec accusé de réception) ou électronique, pour ceux qui l’acceptent. En complément, les décisions importantes doivent être affichées dans les parties communes de l’immeuble pour une transparence maximale.

IV. Validité et Signature du PV d’AG

Le PV d’AG doit être signé dans les huit jours suivant l’assemblée pour être juridiquement valable. Chaque signature (président de séance, secrétaire, scrutateurs) apporte une légitimité supplémentaire au document. En cas d’absence de signature, le PV peut être contesté et déclaré nul, compromettant ainsi la validité des résolutions prises. Il est donc impératif de ne pas négliger cette étape et de s’assurer que toutes les signatures requises sont apposées dans les délais impartis.

V. Contester un PV d’AG

La contestation d’un PV d’AG est un droit ouvert aux copropriétaires sous certaines conditions. Pour être recevable, la contestation doit être motivée (non-respect des délais de convocation, absence de signature, non-respect du règlement de copropriété, etc.) et engagée dans un délai de deux mois après la notification du PV. La procédure implique l’envoi d’une lettre recommandée au syndic et la saisie du Tribunal de Grande Instance du lieu de la copropriété. Il s’agit d’une démarche sérieuse qui nécessite des arguments solides, car elle peut aboutir à l’annulation des décisions prises lors de l’assemblée.

VI. Conclusion

Le procès-verbal d’Assemblée Générale est un document fondamental dans la vie d’une copropriété. Sa rédaction rigoureuse, sa signature conforme et sa conservation attentive sont des gages de la bonne gouvernance de la copropriété. En outre, bien que sa contestation soit possible, elle doit être envisagée comme un ultime recours, après épuisement des voies de dialogue interne. En étant vigilant et proactif dans le suivi des PV d’AG, chaque copropriétaire contribue à la transparence, à l’équité et à l’harmonie au sein de sa copropriété.
 

Exemple de PV d’AG

Date de l’Assemblée générale : (préciser la date)

La liste des copropriétaires présents et des mandataires des copropriétaires absents, dûment émargée, est annexée au présent procès-verbal. Les copropriétaires absents sans représentants sont les suivants : (énumérer les noms des copropriétaires absents). Conformément à la feuille de présence, les copropriétaires présents et les mandataires représentent un total de (indiquer le nombre de voix) voix.

En cette journée du (indiquer la date), les copropriétaires de l’immeuble situé (indiquer l’adresse) et dont les noms figurent sur la feuille de présence, se sont réunis en assemblée générale. L’ordre du jour de cette réunion comprenait les points suivants : 

(Lister les différents points à l’ordre du jour)

• Approbation des comptes de l’exercice comptable écoulé
• Quitus à donner au syndic
• Approbation du budget prévisionnel

Etc.

La séance a débuté à (indiquer l’heure de début de l’assemblée générale) en présence de (indiquer le nom du président de séance) en tant que président de séance. Monsieur/Madame (indiquer le nom) a été désigné(e) en tant que secrétaire.

Tous les points inscrits à l’ordre du jour ont été discutés et échangés entre les participants de l’assemblée. À l’issue d’un vote à main levée, les résultats sont les suivants :

• La résolution n°1 est adoptée à (nombre de voix constituant la majorité), avec (nombre de voix contre) et (nombre d’abstentions) ;
• La résolution n°2 est adoptée à (nombre de voix constituant la majorité), avec (nombre de voix contre) et (nombre d’abstentions) ;
• La résolution n°3 est adoptée à (nombre de voix constituant la majorité), avec (nombre de voix contre) et (nombre d’abstentions) ;

etc.

Les copropriétaires présents ont ensuite la possibilité de prendre la parole, dans un souci de liberté d’expression. Cependant, étant donné qu’aucun copropriétaire ne souhaite intervenir, le président de séance décide de clôturer l’assemblée générale à (indiquer l’heure).

Signature du président de séance

Signature du secrétaire de séance