comment changer de syndic

Comment changer de syndic de copropriété ?

Changer de syndic est une décision importante pour toute copropriété. Que ce soit pour améliorer la gestion, réduire les coûts ou répondre à des insatisfactions, il faut suivre une procédure bien définie pour réussir cette transition. Cet article explore dans les détails les conditions de changement de syndic, les étapes à suivre pour changer et les critères pour choisir un nouveau syndic adapté aux besoins de la copropriété.

Conditions de changement de syndic

Pour changer de syndic, il est indispensable de respecter certaines conditions légales. Selon la loi Alur de 2014, la mise en concurrence des syndics est obligatoire à chaque renouvellement/révocation du mandat du syndic. Cette obligation vise à garantir la transparence et la compétitivité des prestations de syndic. De plus, un changement de syndic doit être voté lors d’une assemblée générale des copropriétaires.

Le moment le plus propice pour changer de syndic est à l’expiration de son mandat, généralement d’une durée maximale de trois ans. Cependant, cette durée maximale est ramenée à un an si le syndic ou une personne à laquelle il est fortement lié (conjoint(e), employé(e)) a participé à la construction de l’immeuble en tant que promoteur ou architecte. Il est crucial d’anticiper cette échéance pour organiser la transition et éviter toute interruption dans la gestion de la copropriété. Lorsque le changement se fait à la fin du mandat, le syndicat des copropriétaires est complètement libre de renouveler ou non le contrat, et n’a pas à invoquer de motif précis avant d’en changer. 

En cas de faute grave ou de manquements avérés, il est possible de révoquer un syndic en cours de mandat, au terme d’une Assemblée Générale exceptionnelle. Les motifs légitimes incluent des fautes graves comme la mauvaise gestion, l’inexécution des décisions prises lors des Assemblées Générales ou l’absence de recouvrement des impayés.

Enfin, le syndic peut lui-même informer de sa démission, en informant le conseil syndical au plus tard trois mois avant l’Assemblée Générale ordinaire qu’il ne souhaite pas renouveler le contrat, afin de laisser le temps au conseil syndical d’organiser ce changement, de trouver des nouvelles offres de syndic et de fixer les dates de fin de mandat et de début du nouveau mandat. 

Il est important de rappeler qu’une copropriété ne peut se retrouver sans syndic – dans le cas échéant, ce serait alors au Tribunal de Grande Instance de placer la copropriété sous administration judiciaire provisoire, le temps d’établir un nouveau syndic. 

S’interroger sur le syndic actuel avant d’en changer

Avant de changer de syndic, il est essentiel d’évaluer les performances du syndic actuel. Cette évaluation doit être basée sur des critères objectifs tels que la qualité de la gestion administrative, la réactivité face aux problèmes, la transparence comptable, les relations avec le conseil syndical et autres copropriétaires, et enfin la communication.

Les raisons pour lesquelles une copropriété souhaite changer de syndic peuvent être nombreuses : honoraires élevés, mauvaise gestion des travaux, manque de communication, inaction face aux problèmes, etc. Identifier clairement ces insatisfactions aide à définir les attentes pour le nouveau syndic. De plus, s’interroger sur les axes d’amélioration du syndic, comme par exemple l’organisation de réunions ou visites plus fréquentes, permet de définir un cahier des charges précis, qui aide les copropriétaires à choisir un syndic adapté à leurs besoins, et qui aide les syndics à établir leurs offres et leurs propositions de contrat. 

Il est important de consulter les autres copropriétaires pour recueillir leurs avis sur le syndic actuel. Cela permet de mesurer le degré de satisfaction générale et de s’assurer qu’il existe une volonté commune de changer de syndic, tout en prenant la température pour voir si une majorité va se dessiner lors du vote en Assemblée Générale. Recueillir les avis des autres copropriétaires permet aussi de mieux mobiliser l’ensemble du syndicat des copropriétaires, c’est-à-dire tous les copropriétaires, afin de minimiser l’absentéisme, qui complexifie le vote pour changer de syndic. 

Mise en concurrence des syndics

La mise en concurrence est une étape cruciale, que l’on veuille ou non changer de syndic, lors de la reconduction du contrat de syndic (en d’autres termes dès lors que le mandat en cours arrive à échéance). Depuis la loi ALUR, votée en 2014, la mise en concurrence entre les syndics est en principe obligatoire. Cependant, il existe deux exceptions à la règle : sont exemptées les copropriétés qui n’ont pas de conseil syndical, ou qui ont voté de ne pas mettre en concurrence le syndic à l’Assemblée Générale de l’année précédente (vote à la majorité absolue selon l’article 25 de la loi du 10 juillet 1965). Le conseil syndical doit établir un descriptif précis de la copropriété et définir les critères de sélection des candidats. Ces critères peuvent inclure l’expérience, les références, les compétences techniques et les coûts. Il faut aussi inclure les spécificités de la copropriété pour que les syndics soient mieux informés quant aux missions auxquelles ils s’engagent : lieu, nombre de lots, aménagements spécifiques (ascenseur, parking, espaces verts…), travaux en cours et prévus, budget annuel, etc.

Il est recommandé de solliciter plusieurs offres de différents syndics. Chaque offre doit comprendre une proposition détaillée incluant les honoraires, les services offerts, et les modalités de gestion. Cette diversité permet de comparer les propositions et de choisir celle qui répond le mieux aux besoins de la copropriété.

Rendre la mise en concurrence obligatoire avait en effet été décidé pour que le syndic actuel soit impliqué dans la gestion de la copropriété – rendre le renouvellement du contrat incertain vise à l’empêcher de se reposer sur ses lauriers. 

Une fois les propositions reçues, il est essentiel de les analyser en détail. Cette analyse doit porter sur les aspects financiers (honoraires et coûts supplémentaires), la qualité des services, les outils de gestion utilisés, et la réactivité du syndic. Aujourd’hui, depuis la loi ALUR, les syndics ont l’obligation de communiquer leur offre en respectant un modèle de contrat-type, ce qui permet de faciliter la compréhension et la comparaison entre les différents contrats, tout en garantissant qu’aucun tarif ou information pertinente ne soit dissimulé. Ce contrat-type inclut les prestations de gestion courante comprises dans le forfait annuel ainsi que les prestations particulières pouvant faire l’objet d’une rémunération supplémentaire. Les offres retenues doivent être présentées aux copropriétaires. Cette présentation peut se faire lors d’une réunion d’information préalable à l’assemblée générale. Il est important de fournir toutes les informations nécessaires pour permettre aux copropriétaires de prendre une décision éclairée. Une bonne compréhension du contrat permet d’éviter les mauvaises surprises et de s’assurer que les engagements seront respectés.

Pour une mise en concurrence efficace, il est recommandé de solliciter au moins trois propositions de syndics différents. Cela permet de comparer les offres et de s’assurer que la copropriété obtient le meilleur rapport qualité-prix. Le conseil syndical doit présélectionner les meilleures offres avant de les soumettre à l’assemblée générale. Si vous voulez en savoir plus sur la mise en concurrence du syndic, n’hésitez pas à consulter notre article : Qu’est-ce que la mise en concurrence du syndic de copropriété ?

La recherche de syndics peut cependant se révéler très difficile. La mise en concurrence est ainsi une tâche chronophage, et qui demande une assez bonne connaissance des différents acteurs sur le marché des syndics professionnels. Ainsi, faire appel au service de courtage en syndic de 123syndic vous permet de gagner en temps et en efficacité si vous souhaitez changer de syndic. 

Procédure de changement de syndic

Une fois que les offres de syndics ont été sélectionnées, il ne faut surtout pas oublier d’inscrire le projet de changement de syndic à l’ordre du jour de l’Assemblée Générale. Pour cela, il faudra en informer le syndic actuel le plus tôt possible, avant que l’ordre du jour ne soit fixé et les convocations envoyées, souvent au plus tard deux mois avant l’Assemblée Générale. Envoyez une lettre recommandée avec accusé de réception au syndic, contenant la demande d’ajout à l’ordre du jour du projet de changement de syndic, ainsi que la proposition de résolution, c’est-à-dire les documents relatifs aux propositions de chaque syndic concurrent : contrat, fiche d’information, etc. Plus les informations sur chaque propositions seront fournies, plus il sera facile de prendre la meilleure décision pour le bien de la copropriété, et plus les copropriétaires seront impliqués dans le vote du changement de syndic. 

Pour en savoir plus sur la procédure et les conseils à suivre pour préparer une Assemblée Générale, n’hésitez pas à consulter notre article : Comment préparer votre copropriété pour l’Assemblée Générale ?

Règles de vote de changement de syndic

Le changement de syndic, dès lors qu’il est inscrit à l’ordre du jour, doit être résolu par un vote en Assemblée Générale. Les projets de contrat et autres informations sur les syndics concurrents seront annexés aux convocations à l’Assemblée Générale. Selon l’article 25 de la loi du 10 juillet 1965, la désignation d’un syndic nécessite une majorité absolue des voix de tous les copropriétaires. Si cette majorité n’est pas atteinte, un second vote peut avoir lieu dans le cas où l’un des syndics proposés obtiendrait un tiers des voix de tous les copropriétaires. Ce second vote suit les règles de majorité de l’article 24 de la même loi, qui elles statuent que le changement de syndic est approuvé en cas de majorité simple : la majorité des voix exprimées des copropriétaires présents, représentés ou ayant voté par correspondance. Ainsi, il n’est dans la plupart des cas pas nécessaire de rallier 51% des voix de tous les copropriétaires pour décider du prochain syndic lors du changement, mais “seulement” 34%. 

Pour éviter toute contestation, le vote doit être bien organisé pour garantir sa validité. Les copropriétaires doivent recevoir leur convocation à l’Assemblée Générale dans les délais légaux, accompagnée des projets de contrats des syndics sélectionnés. Le jour de la réunion, chaque copropriétaire doit avoir la possibilité de s’exprimer et de voter en toute transparence.

Prise de fonction après changement et transmission des fonds et données

Une fois le nouveau syndic élu, la transition doit être dûment organisée pour que le changement de syndic se fasse dans les meilleures conditions. L’ancien syndic est tenu de transmettre au nouveau syndic l’ensemble des documents et des fonds de la copropriété dans un délai de deux semaines à compter de la date de fin du mandat (à part les archives, pour lesquelles il a un délai d’un mois). Ces documents contiennent les états financiers de la copropriété, la situation de la trésorerie et les archives des documents concernant la copropriété. Dans le cas où les archives seraient prises en charge par un tiers, c’est à l’ancien syndic de notifier ce dernier du changement de syndic et des coordonnées du nouveau syndic.  Cette transmission doit être accompagnée d’un bordereau récapitulatif signé par les deux parties, puis copié et transmis au conseil syndical. C’est ensuite au nouveau syndic d’être réactif pour assurer la continuité dans la gestion de la copropriété. Une bonne vérification des informations transmises permet d’éviter les problèmes futurs et d’assurer une continuité dans la gestion de l’immeuble.

Au niveau des règles en vigueur, selon la loi du 10 juillet 1965, le non-respect des ces règles et un retard dans la transmission des fonds et données expose le syndic sortant, mis en demeure de s’exécuter, à des intérêts comptés pour chaque jour de retard, et éventuellement d’autres dommages et intérêts. De plus, le syndic sortant ne peut exiger du nouveau syndic une autorisation de la part de l’Assemblée Générale pour commencer la restitution, et le syndic sortant ne peut pas non plus facturer les frais liés à ce changement de syndic aux copropriétaires. 

Maintenant que nous avons passé en revue la procédure de changement de syndic, de son amorce jusqu’à son aboutissement, voici quelques conseils pratiques visant à vous aider à choisir le syndic qui vous correspond. 

Quel type de syndic privilégier lors du changement ?

Lors du changement de syndic, il se pourrait que vous souhaitiez aussi changer de modèle de gestion de syndic, afin de choisir celui le plus adapté aux besoins et spécificités de votre copropriété : 

Syndic professionnel

Le syndic professionnel est une personne physique professionnelle ou une personne morale spécialisée dans la gestion de copropriétés. Il doit répondre à 3 critères obligatoires :  posséder une carte professionnelle, une garantie financière et une assurance responsabilité civile professionnelle (RCP). Ce modèle est souvent choisi pour les grandes copropriétés ou celles nécessitant une gestion complexe. Les avantages du syndic professionnel incluent une expertise spécialisée, une gestion rigoureuse et une capacité à gérer des projets complexes comme des rénovations majeures ou des litiges juridiques. Cependant, ce modèle peut être coûteux et il faut faire attention à la fiabilité du syndic choisi.

Syndic bénévole

Le syndic bénévole est un copropriétaire qui accepte de gérer la copropriété à titre gratuit, ou moyennant une compensation des frais liés à sa mission. Ce modèle est adapté aux petites copropriétés où les copropriétaires sont prêts à s’impliquer activement dans la gestion quotidienne. Les avantages de choisir un syndic bénévole incluent des coûts réduits et une gestion plus personnalisée , informelle et flexible. Cependant, ce modèle peut présenter des défis, notamment en termes de disponibilité et de compétences du syndic bénévole, qui doit posséder un bagage comptable, juridique et technique adéquat.

Syndic coopératif

Le syndic coopératif est géré par le conseil syndical, composé de copropriétaires élus. Ce modèle favorise la participation collective à la gestion de la copropriété et est particulièrement adapté aux copropriétés où les résidents souhaitent un contrôle direct et une implication accrue dans les décisions. Ce modèle tente de concilier les bénéfices des deux modèles précédents, avec les coûts réduits et la flexibilité du syndic bénévole, et la plus grande disponibilité et la spécialisation par rapport aux compétences du syndic professionnel. Cependant, il nécessite d’avoir des copropriétaires avec des compétences spécifiques, et une bonne cohésion – le risque étant de ne pas pouvoir délibérer et exécuter les décisions prises, faute d’accord. Choisir ce modèle peut s’avérer être une stratégie gagnante, mais risquée. 

Il faut toutefois garder à l’esprit que le syndic bénévole et le syndic coopératif sont sujets aux mêmes obligations que le syndic professionnel quant à la mise à l’ordre du jour du changement de syndic vers l’un de ces deux modèles, et l’obligation de fournir une proposition de contrat. Si un syndic coopératif est désigné lors du vote de changement, il faudra ensuite voter les membres du conseil syndical, qui eux-mêmes devront désigner le président-syndic, à la tête du syndic. Pour en savoir plus sur les différents avantages propres à chaque modèle de syndic, veuillez consulter notre article :  Les avantages d’un syndic professionnel par rapport à un syndic bénévole.

Sur quels critères se baser lors du changement ?

La compétence et l’expérience du syndic sont des critères essentiels. Il est important de choisir un syndic ayant une bonne connaissance des réglementations en vigueur, des compétences en gestion comptable et administrative, et une expérience dans la gestion de copropriétés similaires, grâce à des équipes de gestionnaires expérimentés et spécialisés.

La réactivité et la disponibilité du syndic sont également cruciales. Un bon syndic doit être capable de répondre rapidement aux demandes des copropriétaires et de gérer efficacement les urgences. Il doit également être disponible pour les réunions et les assemblées générales.

Il est important de vérifier que les prestations incluses dans le forfait annuel sont adéquates aux besoins de la copropriété et que les coûts supplémentaires éventuels ne sont pas trop élevés. Il peut être judicieux de s’intéresser aux coûts des prestations annexes auxquelles on pourrait probablement avoir recours. 

Les références et les avis d’autres copropriétaires peuvent être des indicateurs précieux pour choisir un syndic. Il est recommandé de demander des références et de consulter les avis en ligne pour se faire une idée de la réputation et de la fiabilité du syndic. Cependant, contrairement à ce que l’on pourrait penser, ce ne doit pas être le premier critère de choix : en effet, les avis peuvent parfois être distordus et sous-estimer/surestimer la fiabilité du syndic, en cas d’une copropriété qui a eu des différends avec le syndic et qui le fait savoir, ou en cas d’un syndic encore récent se faisant recommander par son réseau de connaissances. Privilégiez donc l’ancienneté et l’expérience avec des copropriétés similaires.

Pour en savoir plus sur les critères à suivre pour choisir le syndic de copropriété qui vous correspond, veuillez consulter notre article : Les critères pour choisir un bon syndic de copropriété.

Faire appel à 123syndic 

Changer de syndic de copropriété n’est pas une tâche évidente, du fait de multiples difficultés : s’y prendre au bon moment, trouver des offres de syndics, choisir le syndic adapté aux besoins de sa copropriété. Changer de syndic est donc une tâche qui nécessite une bonne organisation, du temps et une certaine connaissance du marché des syndics. C’est pour cela que vous pouvez faire appel à 123syndic, courtier en syndics de copropriété, pour vous aider à trouver les meilleures offres de syndics .   

Changer de syndic est une démarche qui demande une préparation rigoureuse et une bonne organisation. Il est important de respecter les conditions légales, d’évaluer les performances du syndic actuel, de mettre en concurrence plusieurs syndics, et de choisir le nouveau syndic en fonction de critères bien définis. En suivant ces étapes, la copropriété peut s’assurer de choisir un syndic compétent et adapté à ses besoins, garantissant ainsi une gestion optimale et une meilleure satisfaction des copropriétaires. Une bonne préparation et une communication efficace entre les copropriétaires sont les clés pour réussir cette transition et choisir un syndic qui répondra aux besoins spécifiques de la copropriété.

Les conseils indispensables