La convocation à l’Assemblée Générale (AG) en copropriété est un élément clé de la gestion immobilière. Elle garantit la transparence et l’efficacité dans la prise de décisions collectives. Cet article se concentre sur l’importance du respect des règles et des délais pour les convocations de l’Assemblée Générale, une étape cruciale pour le bon fonctionnement d’une copropriété.
1. Cadre Légal de la Convocation à l’AG
La convocation à l’AG est encadrée par un ensemble de lois visant à assurer la transparence et la justice dans la gestion des copropriétés. Le respect de ces règles est essentiel pour la validité des décisions prises lors des réunions. En France, la loi n°65-557 du 10 juillet 1965 fixe le statut de la copropriété des immeubles bâtis, et le décret n°67-223 du 17 mars 1967 précise les modalités d’application. Ces textes stipulent les conditions de convocation et les modalités de tenue des AG, incluant les délais de convocation, les méthodes de notification, et les droits de participation des copropriétaires. En cas de non-respect de ces règles, les décisions prises peuvent être contestées et annulées par un tribunal. Pour des informations détaillées, découvrez comment un courtier en syndic de copropriété peut vous accompagner.
2. Les Délais de Convocation
Le respect des délais de convocation est un aspect crucial de la légalité des AG. En règle générale, la convocation doit être envoyée à chacun des copropriétaires au moins 21 jours ouvrés avant la date de l’AG. Ce délai permet aux copropriétaires de se préparer pour la réunion, d’examiner les documents transmis dans la convocation, et de formuler leurs questions ou propositions. Dans certains cas, comme pour les AG convoquées en urgence, ce délai peut être réduit. Il est important de noter que le décompte des jours débute dès la réception de la convocation, ce qui nécessite une attention particulière à la méthode d’envoi (par exemple, lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre). Ces délais garantissent que tous les copropriétaires sont dûment informés et ont la possibilité de participer activement aux décisions concernant leur copropriété. Pour plus d’informations sur ces délais, visitez notre section copropriété.
3. Qui peut convoquer l’AG ?
La convocation de l’AG est généralement initiée par le syndic de copropriété, qui est l’organe exécutif de la copropriété. Le syndic est légalement tenu de convoquer une AG au moins une fois par an pour approuver les comptes de l’exercice terminé, le budget de l’année suivante et traiter d’autres questions importantes quant à la copropriété. Cependant, dans certaines circonstances, d’autres parties peuvent convoquer une AG. Par exemple, si le syndic ne remplit pas ses obligations, le président du conseil syndical peut prendre l’initiative de convoquer une AG. De plus, un groupe de copropriétaires représentant au moins un quart des voix du syndicat peut demander au syndic de convoquer une AG extraordinaire pour traiter des questions spécifiques. Cette flexibilité assure que les copropriétaires ont plusieurs moyens de faire entendre leur voix, en particulier lors de situations qui nécessitent une attention urgente ou lorsque le syndic ne répond pas à leurs préoccupations. Pour des conseils pratiques sur la convocation de l’AG, consultez notre section nos conseils.
4. L’Ordre du Jour de l’AG
L’élaboration de l’ordre du jour est une étape cruciale dans la préparation de l’AG. Ce document doit lister de manière exhaustive et précise tous les sujets qui seront discutés et soumis au vote lors de la réunion. Le syndic, en sa qualité de principal organisateur, est généralement responsable de la rédaction de l’ordre du jour. Cependant, le conseil syndical et les copropriétaires ont aussi le droit de proposer des points à inclure. Toute demande d’ajout à l’ordre du jour doit être envoyée au syndic par lettre recommandée avec accusé de réception. Cette démarche doit être faite suffisamment à l’avance pour que les propositions puissent être prises en compte. Un ordre du jour bien structuré et complet permet aux copropriétaires de se préparer adéquatement pour les discussions, assurant ainsi une AG productive et démocratique. Pour préparer au mieux ces points, visitez conseils en copropriété.
5. La Convocation elle-même
La convocation à l’AG est un document officiel qui doit respecter certaines formes pour être valide. Elle doit inclure des informations essentielles comme la date, l’heure, le lieu de l’AG, ainsi que l’ordre du jour complet. Les modalités d’envoi de la convocation sont strictement réglementées : elle peut être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception, remise en main propre contre récépissé, ou par voie électronique avec l’accord écrit du copropriétaire. Chaque méthode d’envoi assure une preuve de la réception de la convocation, ce qui est crucial pour la validité de l’AG. Il est important que le syndic respecte ces formalités pour éviter toute contestation juridique des décisions prises lors de l’AG. Des informations détaillées sur le processus de convocation sont disponibles dans la section syndic de copropriété.
6. Documents Annexés à la Convocation
En plus de l’ordre du jour, la convocation doit être accompagnée de plusieurs documents annexes, essentiels pour informer les copropriétaires et assurer la transparence des décisions à prendre. Ces documents incluent notamment le projet de budget pour l’année à venir, les comptes de l’exercice précédent, les rapports des commissaires aux comptes, les contrats et devis relatifs aux travaux proposés, et tout autre document pertinent concernant les points à l’ordre du jour. Ces pièces justificatives doivent être mises à disposition des copropriétaires pour consultation avant l’AG, soit à l’agence du syndic de la copropriété, soit à un autre lieu indiqué dans la convocation. Ce processus garantit que tous les membres de la copropriété ont accès aux informations nécessaires pour prendre des décisions éclairées lors de l’AG. Pour plus d’informations, visitez notre FAQ sur les copropriétés.
7. Participation et Représentation à l’AG
La participation à l’AG est un droit fondamental de tout copropriétaire. Toutefois, il peut arriver qu’un copropriétaire ne puisse pas être présent. Dans ce cas, il a la possibilité de se faire représenter par un mandataire de son choix, qui peut être un autre copropriétaire ou une tierce personne mentionnée sur le pouvoir. Cette représentation est formalisée par un mandat écrit, qui doit être remis au syndic avant ou pendant l’AG. Il est important de noter que le nombre de mandats qu’une personne peut détenir est limité, pour éviter une concentration excessive de pouvoir. Par ailleurs, certaines personnes, comme le syndic, ses ascendants, descendants, conjoints, concubins, ou les employés du syndic, ne peuvent pas être désignées comme mandataires. Cette réglementation vise à maintenir l’équilibre et l’impartialité dans les prises de décisions de l’AG. Pour des éclaircissements sur la représentation lors des AG, consultez assemblee generale copropriete.
8. Conduite et Votation durant l’AG
L’AG est le moment où les décisions importantes concernant la copropriété sont prises. Tous les sujets inscrits à l’ordre du jour sont discutés et soumis au vote des copropriétaires ou de leurs mandataires. Le processus de vote doit respecter les règles définies dans le règlement de copropriété et la loi. Les décisions sont généralement prises à la majorité des voix des copropriétaires présents ou représentés, mais certaines décisions importantes, comme les modifications du règlement de copropriété, peuvent nécessiter une majorité plus élevée. Chaque copropriétaire dispose d’un nombre de voix proportionnel à sa part dans la copropriété. Il est crucial que le syndic s’assure que le vote se déroule de manière équitable et transparente, et que les résultats soient correctement consignés dans le procès-verbal de l’AG. Pour comprendre en détail ces procédures, consultez notre section sur le pv d’assemblée générale.
Modèle gratuit de convocation d’Assemblée Générale
Nom Prénom copropriétaire
Adresse
Complément d’adresse
Ville – Code postal
Nom prénom du gestionnaire / syndic
Adresse
Complément d’adresse
Ville – Code postal
Le — / — / –
Objet : Convocation en assemblée générale
Madame, Monsieur
J’ai l’honneur de vous convier à l’assemblée générale du syndicat des copropriétaires situé (adresse de la copropriété).
Cette dernière se tiendra le :
(date) à (heure),
(Adresse du lieu de tenue) / l’assemblée aura lieu en visioconférence / *L’assemblée aura lieu par correspondance uniquement.
Cette assemblée sera appelée à délibérer sur l’ordre du jour suivant : ***
1 – Élection du président de la présente assemblée (Majorité simple de l’article 24)
2 – Élection du secrétaire de la présente assemblée (Majorité simple de l’article 24)
3 – Compte rendu d’activité du conseil syndical (Aucune majorité requise)
4 – Quitus à donner au syndic pour sa gestion arrêtée au (date de fin de mandat) (Majorité simple de l’article 24)
5 – Approbation du budget prévisionnel de l’exercice du (date de début de l’exercice) au (date de fin de l’exercice)
6 – Adoption par le syndicat des copropriétaires de la forme coopérative (Majorité absolue de l’article 25-1)
7 – Désignation des membres du conseil syndical (Majorité absolue de l’article 25-1)
8 – Montant des marchés et contrats – Mise en concurrence (Majorité absolue de l’article 25-1)
9 – [Questions à ajouter]
10 – [Questions à ajouter]
11 – …
Si vous ne pouvez pas être présent à cette réunion, nous vous demandons de bien vouloir vous faire représenter à l’aide du pouvoir ci-joint.
Pour rappel, l’article 22 de la loi du 10 juillet 1965 dispose que tout copropriétaire peut déléguer son droit de vote à un mandataire, que ce dernier soit ou non membre du syndicat. Chaque mandataire ne peut recevoir plus de trois délégations de vote sauf si le total des voix dont il dispose (les siennes et celles de ses mandants) n’excède pas 10 % des voix du syndicat(1). Cependant, conformément à l’article 13 de l’ordonnance n° 2020-595 du 20 mai 2020, par dérogation à l’article susvisé, et jusqu’au 31 janvier 2021, un mandataire peut recevoir plus de trois délégations de vote si le total des voix dont il dispose lui-même et de celles de ses mandants n’excède pas 15 % des voix de la copropriété
**Vous pouvez également voter en remplissant le formulaire de vote par correspondance ci-joint. Il devra être transmis à votre conseil syndical au plus tard trois jours avant le début de l’assemblée.
(1) Le Syndic, son conjoint, le partenaire lié à lui par un PACS et ses préposés ne peuvent présider l’assemblée générale ni recevoir mandat pour représenter un copropriétaire.
Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes sentiments distingués.
