La gestion d’une copropriété est un pilier central de son bon fonctionnement et de sa valorisation. Pourtant, il arrive qu’un syndic, qu’il soit professionnel ou bénévole, ne réponde plus aux attentes des copropriétaires, que ce soit en termes de qualité de service, de coûts, ou de communication. Ce constat amène souvent à envisager le changement de syndic comme une voie vers une gestion plus conforme aux aspirations des résidents. Changer de syndic n’est pas une démarche à prendre à la légère : elle nécessite une réflexion approfondie sur les motifs du mécontentement et sur les bénéfices attendus d’un nouveau gestionnaire. Ce changement peut conduire à une amélioration significative de la gestion quotidienne de la copropriété, à une optimisation des charges et à une meilleure prise en compte des besoins et attentes des copropriétaires.
Pourquoi changer de Syndic ?
Les missions du syndic de copropriété envers la copropriété sont variées :
- Soin et entretien de l’immeuble
- Gestion financière (collecte des charges et comptabilité)
- Gestion administrative
- Représentation des copropriétaires en justice
Cependant, il peut arriver que les copropriétaires expriment l’envie de changer de syndic en cours de mandat parce qu’ils ne sont pas pleinement satisfaits des prestations fournies :
- Mauvaise gestion des finances ou manque de transparence
- Délais de réponse très longs et mauvaise réactivité
- Honoraires trop élevés pour la qualité services rendus
A quel moment peut-on changer de syndic ?
De manière générale, le mandat d’un syndic de copropriété dure entre un et trois ans. L’AG doit se prononcer sur le renouvellement ou non du syndic lorsque son mandat arrive à échéance. C’est ici le bon moment pour changer de syndic de copropriété !
Est-il possible de changer de syndic de copropriété en cours de mandat ?
C’est tout à fait possible. En effet, en cas de faute du syndic, la loi sur la copropriété de 1965 prévoit une possibilité de révoquer le contrat du syndic pendant l’assemblée générale des copropriétaires.
Procéder au remplacement de votre syndic de copropriété en 5 étapes.
Étape 1 : Sélectionner un nouveau syndic
Avant tout, il est crucial de déterminer si vous privilégiez un syndic professionnel, assurant une gestion experte grâce à des qualifications spécifiques et offrant des garanties financières, malgré des tarifs potentiellement élevés. Alternativement, un syndic bénévole ou coopératif peut être envisagé, bien qu’il puisse présenter certaines faiblesses en termes de gestion comptable, juridique, ou financière. La réflexion devrait inclure la spécificité de votre copropriété, le volume de gestion que peut assumer le syndic, et l’importance de la stabilité de son équipe de gestion.
Étape 2 : Confronter les offres de syndics
Il est indispensable de solliciter plusieurs offres de services pour évaluer et comparer les différentes propositions de syndics. Cette étape, idéalement orchestrée par le conseil syndical avant l’assemblée générale annuelle, permet d’assurer une transition réfléchie et planifiée. Notez que sous certaines conditions, cette phase de mise en concurrence peut être omise.
Étape 3 : Organisation de l’Assemblée Générale
Le syndic envisagé doit être intégré à l’ordre du jour de l’assemblée générale. Il s’agit de communiquer formellement, via une lettre recommandée, les intentions de nomination et les éventuels motifs de révocation du syndic actuel. La convocation des copropriétaires est essentielle, avec une vérification de la réception des convocations pour garantir la prise en compte du sujet.
Étape 4 : Le vote de changement de syndic
Le remplacement du syndic nécessite l’approbation par majorité des voix de l’ensemble des copropriétaires. Si cette majorité n’est pas atteinte initialement, un second tour peut être organisé, se limitant aux voix des présents ou représentés. L’optimisation du processus de vote suggère de limiter les options à quelques candidatures sérieuses et de prévoir une gestion neutre de la séance.
Étape 5 : Passation et mise en place du nouveau syndic
Une fois le vote accompli, le nouveau syndic élu entre en fonction, annulant de fait le contrat avec le syndic précédent. La transmission des documents et des fonds doit être réalisée rapidement après l’assemblée. La pleine opérationnalité du nouveau syndic peut nécessiter jusqu’à deux mois de transition.
Est-ce qu’il y a des frais de changement de syndic ?
Non, la loi stipule que le syndic sortant n’est pas en droit de réclamer des honoraires supplémentaires pour couvrir la transmission des documents et des archives. Ne vous laissez donc pas abuser par le syndic sortant si celui-ci vous réclame des frais !
Quel délai pour changer de syndic ?
Le syndic sortant doit fournir au nouveau syndic, dans un délai de 15 jours suivant la fin de ses fonctions :
- les informations sur sa situation financière,
- les détails des comptes bancaires, et les coordonnées de la banque.
De plus, dans un délai d’un mois à compter de la même date, il doit également remettre tous les documents et archives du syndicat, y compris les documents numériques liés à la gestion de l’immeuble ou des lots gérés.
L’ancien gestionnaire aura en revanche deux semaines seulement pour remettre au nouveau syndic au format dématérialisé :
- les archives,
- la situation de trésorerie et la totalité des fonds de la copropriété.
Comment changer de syndic de copropriété en cours de mandat ?
Changer de syndic de copropriété avant la fin de son mandat est une procédure autorisée par la loi, réalisable au sein de l’assemblée générale des copropriétaires.
Pour que cette modification soit effective, une décision doit être prise avec le soutien de la majorité absolue des voix de l’ensemble des membres de la copropriété.
Toutefois, une telle démarche exige une raison valable. Il est donc impératif de présenter des justificatifs, comme des notifications par courrier recommandé, attestant de la défaillance du syndic dans l’exécution de ses devoirs, par exemple, en causant un préjudice à la gestion de la copropriété. Sous ces conditions, il est possible de procéder à la révocation du syndic sans obligation de compensation financière pour dommages et intérêts de la part des copropriétaires.
La mise en concurrence du syndic
Avant de prévenir l’actuel syndic d’un possible changement de syndic, il est primordial pour le conseil syndical de lancer une procédure de sélection compétitive parmi divers syndics, adaptée aux exigences propres à la copropriété. Les copropriétaires peuvent également former un groupe spécial pour rédiger un cahier des charges détaillé de la copropriété et choisir les postulants. L’objectif est d’identifier le syndic le plus apte à satisfaire les besoins uniques de la copropriété et à en optimiser la gestion.
Le conseil syndical est ensuite tenu d’informer le syndic actuel ainsi que les copropriétaires en élaborant un communiqué expliquant le projet et ses raisons sous-jacentes. Cela permet de mesurer l’adhésion à cette initiative et d’évaluer l’existence d’un consensus.
Pour intégrer officiellement le choix d’un nouveau syndic à l’agenda de l’assemblée générale, il est nécessaire de soumettre une demande formelle d’ajout du contrat du syndic sélectionné à l’ordre du jour. Cette demande, envoyée par lettre recommandée avec demande d’accusé de réception, doit inclure la proposition de contrat choisie.
Note : Lorsqu’une copropriété dispose d’un conseil syndical, l’examen comparatif des contrats de syndic est une obligation triennale incombant au conseil syndical.
