preparer pour une assemblee generale

Comment préparer votre copropriété pour l’Assemblée Générale ?

L’Assemblée Générale de copropriété, ou plus simplement AG, est un moment clé dans la vie de toute copropriété. C’est l’occasion pour les copropriétaires et le syndic de se réunir, de discuter des sujets importants concernant la gestion de l’immeuble, de prendre des décisions comme la conduite de travaux ou la construction de nouveaux aménagements, et d’approuver les comptes ainsi que le mandat du syndic. Ainsi, une bonne préparation à l’AG est essentielle pour assurer le bon déroulement de cette réunion. Voici un guide détaillé pour vous aider à bien préparer votre copropriété pour l’Assemblée Générale, ainsi qu’à quoi vous attendre après cette préparation, pendant le déroulement de l’Assemblée Générale. 

Comprendre l’Assemblée Générale de copropriété pour effectuer une meilleure préparation

Une bonne compréhension des enjeux de l’Assemblée Générale vous permettra de mieux l’appréhender et donc de mieux la préparer. 

Le rôle de l’Assemblée Générale 

Les copropriétaires sont tenus de se réunir au moins une fois par an pour discuter et voter sur des sujets relatifs à la gestion de l’immeuble, que ce soit son entretien ou la mise en place de nouveaux projets. Cependant, une Assemblée Générale peut également être convoquée de manière extraordinaire, avec une préparation plus sommaire, en cas de nécessité (travaux urgents, sinistres, etc…). 

Lors d’une Assemblée Générale ordinaire, le syndic et les copropriétaires valident les comptes de l’exercice ainsi que les budgets prévisionnels, les plans de travaux, et délibèrent par vote les sujets à l’ordre du jour, le document récapitulant l’ensemble des questions devant faire l’objet d’un vote lors d’une Assemblée Générale. Seulement ces questions peuvent être votées. 

Les acteurs de l’Assemblée Générale

Les principaux participants à l’AG sont : les copropriétaires, le conseil syndical et le syndic de copropriété. 

Les copropriétaires forment automatiquement un syndicat de copropriétaires. Ils sont les seuls à avoir un droit de vote sur les décisions proposées, étant les principaux concernés par les sujets abordés. 

Le conseil syndical est un organe de contrôle, d’assistance et de consultation composé de copropriétaires élus. Il fait le lien entre le syndic et le syndicat de copropriétaires et veille à la bonne gestion de la copropriété. C’est le conseil syndical qui va élaborer l’ordre du jour, contrôler le budget prévisionnel, contacter des prestataires en partenariat avec le syndic. Il a d’ailleurs une mission de contrôle sur ce dernier, veillant à ce que le syndic mène à bien les tâches qui lui ont été imposées. 

Le syndic de copropriété est chargé de la gestion courante de la copropriété, c’est en quelque sorte l’organe exécutif de la copropriété. Il peut être une personne physique ou morale professionnelle, c’est alors un syndic professionnel, il peut aussi être un copropriétaire bénévole qui ne fait pas de la gestion de la copropriété sa profession, c’est alors un syndic bénévole. Pour en savoir plus sur les avantages d’un syndic par rapport à l’autre, veuillez consulter notre article portant sur : Les avantages d’un syndic professionnel par rapport à un syndic bénévole.

Ces acteurs sont ceux que l’on retrouve systématiquement lors d’une Assemblée Générale de copropriété, toutefois d’autres personnes peuvent éventuellement assister à l’AG. Notamment, on peut se poser la question de la présence des locataires lors de l’Assemblée Générale. En principe, il ne sont pas admis à participer aux AG, à l’exception du cas où ils ont été spécifiquement mandatés par le copropriétaire avec qui ils ont signé un contrat de bail pour les représenter. De plus, si elles obtiennent l’accord du syndicat de copropriétaires, des personnes extérieures à la copropriété, telles que de potentiels acheteurs, des architectes et artisans concernés par les travaux en cours ou projetés, ou encore des associations de locataires affiliées à une organisation reconnue officiellement, peuvent assister à la réunion. Ces personnes pourront assister à l’Assemblée Générale mais aussi exprimer leurs opinions et observations, sans pour autant exercer un droit de vote. 

La convocation, clé de la préparation et de l’organisation de l’Assemblée Générale

C’est au syndic de copropriété de convoquer au moins une fois par an l’ensemble des copropriétaires lors d’une AG. Dans le cas où les copropriétaires sont appelés à voter le budget prévisionnel, cette convocation doit se faire dans un délai de 6 mois à partir du dernier jour de l’exercice comptable précédent. Par ailleurs, le syndic engage sa responsabilité s’il ne respecte pas ce délai de convocation ou n’y joint pas tous les documents nécessaires. 

Quant à la forme de la convocation, elle peut être une notification sous la forme de lettre recommandée avec avis de réception, lettre recommandée électronique, ou remise en main propre contre attestation de réception. Sauf en cas d’urgence, la convocation se fait au moins 21 jours calendaires avant la date convenue de l’Assemblée Générale.

Quant au contenu, la convocation doit contenir : le lieu, la date et l’heure de la réunion, l’ordre du jour où se trouvent les questions à voter, rédigé par le syndic en concertation avec le conseil syndical, ainsi qu’une formulaire de procuration et d’éventuelles annexes liées à l’ordre du jour (relevés comptables passés et prévisionnels, devis et plans liés à des travaux, etc…). 

En dehors de la tenue annuelle obligatoire d’une Assemblée Générale, un ou plusieurs copropriétaires peuvent eux-mêmes demander au syndic de convoquer une AG, en précisant les questions à inscrire à l’ordre du jour. Ce sera alors au(x) copropriétaire(s) en question de régler les frais et honoraires facturés par le syndic. 

La préparation en amont de l’Assemblée Générale

Pour faciliter le bon déroulement de l’AG, voici des recommandations à suivre, en tant que copropriétaire, relatives à sa préparation en amont.

Soumettre ses questions à l’avance

Si vous souhaitez aborder un sujet spécifique non prévu à l’ordre du jour de l’Assemblée Générale, vous pouvez soumettre vos questions à l’avance, dans un délai raisonnable avant l’envoi de la convocation par le syndic. Envoyez une lettre recommandée avec accusé de réception au syndic, en incluant un projet de résolution clair et documenté. Cela permet au syndic de l’inclure dans l’ordre du jour et de préparer les réponses nécessaires, tout en faisant voter la décision lors de l’Assemblée Générale. Dans le cas où le sujet ne serait pas inscrit à l’ordre du jour, rassurez-vous : il pourra tout de même être discuté lors de l’AG sans préparation à l’avance, toutefois sans pouvoir être voté. 

Préparer ses arguments

En fonction des points à l’ordre du jour, préparez vos arguments et vos questions. Les annexes jointes à la convocation vous permettent de vous renseigner préalablement au déroulement de l’Assemblée Générale sur des sujets avec des implications financières et pratiques importantes. Mieux vous serez préparés, plus vous serez à même d’émettre un vote avisé sur les sujets en question et de défendre votre position auprès des membres de l’AG. 

Vérifier les comptes de la copropriété

Le point précédent est valable pour les projets futurs, mais aussi pour un point crucial de l’Assemblée Générale ordinaire : l’approbation des comptes de l’exercice passé et le budget pour l’année en cours. Pour bien vous préparer à l’AG, examinez les comptes détaillés fournis par le syndic et les justificatifs de dépenses. Le conseil syndical peut également avoir vérifié ces comptes au préalable, et leurs conclusions seront utiles pour votre propre analyse. Les comptes étant souvent complexes, il est recommandé de les avoir déjà examinés avant la tenue de l’AG, et de prévoir les questions à poser à ce sujet. 

Anticiper une absence

Enfin, la préparation à l’Assemblée Générale peut aussi se faire même si vous ne comptez pas être y présent physiquement. Si vous ne pouvez pas assister à l’assemblée générale, vous pouvez désigner un mandataire pour vous représenter. Ce mandataire peut être un membre du conseil syndical ou un autre copropriétaire. Assurez-vous que le mandat est correctement rempli avec les informations essentielles (nom, nombre de voix), que votre représentant est digne de confiance, et qu’il ne dépasse pas la limite de procurations autorisées. Vous pouvez utiliser le formulaire dans la convocation prévue à cet effet, ou bien envoyer un courrier ou un mail au syndic, en encore la remettre au mandataire pour qu’il puisse la transmettre au syndic lors de l’AG. Depuis 2019, il est aussi possible de voter par correspondance. L’application de cette disposition est obligatoire depuis un décret datant de juillet 2020, vous devriez donc trouver le formulaire de vote par correspondance avec votre convocation à l’Assemblée Générale. Vous votez alors sans intermédiaire, le vote étant envoyé à l’avance. Toutefois, avant d’anticiper votre absence, pour pouvez aussi voir s’il est possible d’assister à l’AG par visioconférence. 

Le déroulement de l’Assemblée Générale

Maintenant que la préparation à l’AG est terminée, voici certains processus que vous rencontrerez le jour J. Se familiariser avec le déroulement de l’AG induira une meilleure préparation.

Remplir la feuille de présence

La feuille de présence doit être remplie au début de l’Assemblée Générale. Elle contient les noms et signatures des copropriétaires présents, représentés ou votant par correspondance, et le nombre de voix dont chacun dispose. Elle est essentielle pour le comptage des voix et doit être signée par tous les participants. Elle permet aussi d’identifier les copropriétaires défaillants, c’est-à-dire ceux qui n’ont pas voté, et qui pourront éventuellement contester les décisions prises dans les 2 mois après l’envoi du procès-verbal d’Assemblée Générale.

Désigner les rôles lors de la séance d’Assemblée Générale

Le président de séance est élu à la majorité simple parmi les copropriétaires présents. Le syndic ne peut pas assumer ce rôle. Le président de séance dirige les débats et s’assure du bon déroulement de l’assemblée. Un secrétaire de séance est aussi désigné, qui lui est, au contraire, généralement le syndic, sauf si les membres de l’assemblée générale s’y opposent. Il sera chargé de la rédaction du procès-verbal (PV).

Etablir le procès-verbal de l’Assemblée Générale

Le procès-verbal est rédigé par le secrétaire et signé aussi par le président de séance. Il doit refléter fidèlement le déroulement de l’AG et détaille les décisions prises, le nombre de voix pour et contre, et les noms des opposants si demandés. 

Les règles de vote lors de l’Assemblée Générale

Chaque point à l’ordre du jour est discuté et soumis au vote, qui diffère en fonction de l’objet voté à l’Assemblée Générale. Le loi du 10 juillet 1965 prévoit différentes majorités : majorité simple, par exemple pour l’entretien de la copropriété, majorité absolue, par exemple pour de nouveaux aménagements, majorité double, par exemple pour un changement du règlement de la copropriété. Les décisions lors de l’Assemblée Générale sont prises selon les majorités requises, et chaque copropriétaire possède un nombre de voix proportionnels à sa quote-part, c’est-à-dire la taille de son lot par rapport à l’ensemble de la copropriété. Cette quote-part est traditionnellement appelée “tantièmes” ou “millièmes”. Dans le cas où un copropriétaire possèderait plus de la moitié de la copropriété en termes de quote-part, son nombre de voix est ramené au total des voix possédées par les autres copropriétaires, pour assurer une certaine équité. Les résultats des votes sont consignés dans le procès-verbal.

Le suivi en aval de l’Assemblée Générale

Après la préparation et le déroulement de l’Assemblée Générale, s’assurer d’un bon suivi en aval permet de s’assurer que les décisions prises conviennent à tous et sont correctement exécutées. 

Diffuser le procès-verbal de l’Assemblée Générale

Tout d’abord, le syndic doit s’assurer que tous les copropriétaires ont pris compte du procès-verbal de l’Assemblée Générale.  Il est important que chacun soit informé des décisions prises et des responsabilités qui en découlent.

Contester les décisions prises lors de l’Assemblée Générale

Les copropriétaires qui souhaitent contester une décision doivent le faire dans un délai de deux mois à compter de la notification du procès-verbal de l’assemblée générale. Les contestataires devaient être absents, non représentés ou opposés à la décision. Passé ce délai, les décisions deviennent définitives et exécutoires. La contestation peut être fondée sur divers motifs, tels que le non-respect des règles de majorité, la prise de décisions non inscrites à l’ordre du jour, ou encore un abus de pouvoir du syndic ou du conseil syndical, par manque de transparence sur la nature de la décision prise et des dépenses à engager. 

Contrôler et surveiller l’exécution des décisions

Enfin, le conseil syndical doit surveiller la mise en œuvre des décisions après ce délai de deux mois, et le respect des budgets. Cela ne devrait en général pas poser de problème après une AG bien préparée, et l’approbation de comptes et projets rigoureusement examinés. 

La préparation d’une assemblée générale de copropriété demande une organisation rigoureuse et une bonne compréhension des procédures et des enjeux. En suivant ce guide, vous serez en mesure de préparer efficacement votre copropriété pour l’assemblée générale, assurant ainsi un déroulement fluide et productif de la réunion. Que vous soyez copropriétaire, membre du conseil syndical ou syndic bénévole, une préparation soignée de l’AG en est la clé de son succès.

Les conseils indispensables