représentation et gestion d'immeuble par un syndic de copropriété

Représentation et gestion d’immeuble par un syndic de copropriété

Table des matières

Le syndic de copropriété joue un rôle central dans la gestion des immeubles en copropriété. Institué par la loi du 10 juillet 1965, le syndic de copropriété agit comme le représentant légal du syndicat des copropriétaires, c’est-à-dire l’ensemble des copropriétaires de l’immeuble, et est chargé de l’administration de la copropriété, de la gestion des finances et de l’entretien des parties communes. Ce rôle est formalisé par un contrat de mandat, qui lui confère des pouvoirs étendus mais qui implique également une responsabilité significative.

Le syndic de copropriété : quelles missions et quelles obligations ?

Le cadre réglementaire autour du syndic

Le cadre réglementaire autour du syndic a évolué au fil des années. Ses fonctions et obligations ont été formalisées pour la première fois avec la loi du 10 juillet 1965. 

La loi du 10 juillet 1965, complétée par le décret du 17 mars 1967, constitue la base législative régissant la copropriété en France. Ces textes définissent les missions du syndic, les règles de gestion des copropriétés, et les responsabilités du syndic envers le syndicat des copropriétaires. Les réformes récentes, notamment les lois ALUR (Accès au Logement et un Urbanisme Rénové) de 2014 et ELAN (Évolution du Logement, de l’Aménagement et du Numérique) de 2018, ont introduit de nouvelles obligations pour le syndic, visant à améliorer la transparence et l’efficacité de la gestion des copropriétés.

Les missions du syndic

Les missions du syndic sont variées et couvrent plusieurs aspects de la gestion de l’immeuble. Elles peuvent être regroupées en trois grandes catégories : la gestion administrative, la gestion comptable et financière, et la gestion courante de l’immeuble.

1/ Gestion administrative

La gestion administrative de l’immeuble comprend plusieurs tâches indispensables, telles que la tenue des assemblées générales, la mise à jour des documents officiels de l’immeuble, et la gestion des archives. Le syndic est responsable de la convocation des assemblées générales et de la rédaction des procès-verbaux. Il doit également veiller à ce que tous les documents administratifs de la copropriété soient en règle : immatriculation initiale, fiche synthétique mise à jour annuellement, carnet d’entretien, liste des copropriétaires et leurs lots, modification du règlement de copropriété si besoin… 

2/ Gestion comptable et financière

La gestion comptable et financière est un autre volet capital de la mission du syndic. Il doit établir et tenir à jour les comptes de la copropriété, répartir les charges entre les copropriétaires conformément au règlement de copropriété, et veiller au recouvrement des charges impayées. En cas de défaut de paiement d’un copropriétaire, le syndic est chargé de mettre en œuvre les procédures de recouvrement nécessaires. Sa responsabilité peut être engagée en cas de négligence, comme un défaut d’action ou une faute dans la mise en place de la procédure de recouvrement. 

Le syndic doit également veiller à l’ouverture d’un compte bancaire séparé au nom du syndicat des copropriétaires afin de payer les charges courantes, conformément à la loi ALUR, et à la constitution d’un fonds de travaux séparé, destiné à financer les travaux futurs de l’immeuble. La transparence dans la gestion financière est essentielle, et le syndic doit soumettre les comptes de la copropriété à l’approbation de l’assemblée générale des copropriétaires – que ce soit les relevés des dépenses des exercices comptables passées, ou les budgets prévisionnels des exercices comptables à venir. 

3/ Gestion courante

La gestion courante de l’immeuble inclut l’entretien des parties communes et la réalisation des travaux nécessaires à la conservation et à la sauvegarde de l’immeuble. Le syndic doit passer les contrats avec les entreprises prestataires et surveiller l’exécution des travaux. Il doit également veiller à la souscription des assurances nécessaires pour l’immeuble, comme l’assurance multirisque et éventuellement l’assurance dommage-ouvrage pour les travaux de bâtiment.

Le syndic a l’obligation de faire exécuter les décisions votées par l’assemblée générale des copropriétaires, notamment en cas de travaux. En cas de négligence dans l’exécution des travaux, sa responsabilité peut être engagée. Par exemple, si des travaux mal réalisés causent un préjudice à un copropriétaire, le syndic peut être tenu responsable pour ne pas avoir émis de réserves lors de la réception des travaux. De plus, la réalisation de travaux dont le coût dépasse le budget voté par l’assemblée générale peut également engager la responsabilité du syndic.

C’est aussi au syndic de conclure les contrats pour les prestations courantes de l’immeuble hors travaux : maintenance des équipements (ascenseur, chaufferie, compteurs…), nettoyage des locaux pour garantir la salubrité des parties communes, éventuellement des prestations de jardinage et d’entretien de la toiture, etc. 

Depuis la loi ELAN, c’est aussi au syndic de mettre en place un extranet accessible par tous les copropriétaires, contenant différents documents. Les documents obligatoirement présents diffèrent selon la personne à qui ils sont adressés. 

Un copropriétaire “lambda” doit obligatoirement avoir accès aux différents documents administratifs de l’immeuble (fiche synthétique, carnet d’entretien, règlement de copropriété et état de division), les diagnostics techniques de l’immeuble (par exemple le Diagnostic Technique Global), ainsi que les contrats en cours avec des prestataires et le syndic. 

Chaque copropriétaire peut aussi accéder individuellement à sa balance de charges payées et à payer, ses derniers appels de fonds, et sa quote part du fonds de travaux. Enfin, les membres du Conseil Syndical ont accès à la balance générale et les relevés périodiques du compte du syndicat des copropriétaires, le relevé général des dépenses de l’exercice échu, les assignations en justice en cours, la liste des copropriétaires et les documents justificatifs du syndic professionnel (carte professionnelle, attestations d’assurance responsabilité civile et de garantie financière). 

La représentation en justice par le syndic de copropriété

Le syndic de copropriété représente le syndicat des copropriétaires dans tous les actes civils et en justice, tant en demande qu’en défense. Cette mission inclut la gestion des contentieux de la copropriété, que ce soit contre des tiers ou contre des copropriétaires de l’immeuble. Le syndic doit informer le Conseil Syndical des procédures en cours et de leur objet, et peut engager sa responsabilité s’il ne respecte pas cette obligation d’information. En cas de litige, le syndic est le représentant légal du syndicat des copropriétaires devant les tribunaux. Il doit défendre les intérêts de la copropriété et veiller à la bonne gestion des contentieux. Toutefois, il doit obtenir l’accord de l’assemblée générale pour engager des actions en justice, sauf en cas d’urgence.

Le Conseil Syndical a un rôle de contrôle sur le syndic de copropriété, en cas de problème de gestion dans l’immeuble, c’est donc généralement lui qui agit en justice contre le syndic (bien qu’il soit fortement recommandé de régler le problème à l’amiable au préalable), bien qu’un copropriétaire peut aussi attaquer individuellement le syndic pour une faute qui porterait préjudice à lui seul.

Le syndic, gestionnaire d’immeuble au service des copropriétaires

Le syndic doit veiller à l’entretien et à la conservation de l’immeuble, ainsi qu’à la réalisation des travaux nécessaires pour conserver et mettre en conformité l’immeuble avec les normes. 

Les tâches de gestion courante de l’immeuble

Comme vu précédemment, les tâches de gestion courante incluent la conclusion des contrats de maintenance et de service, la réalisation des travaux d’entretien courant ainsi que l’organisation des Assemblées Générales, des convocations jusqu’à la rédaction des procès-verbaux. Le syndic veille aussi à l’équilibre financier de la copropriété, en recouvrant les éventuels impayés. En cas de négligence dans l’entretien de l’immeuble, la responsabilité du syndic peut être engagée.

Un syndic professionnel ne peut facturer ces tâches de gestion courantes, qui sont incluses dans le forfait de base payé annuellement. 

Les prestations extraordinaires

En plus des tâches de gestion courante, le syndic peut être amené à réaliser des prestations extraordinaires pour le compte de la copropriété. Ces prestations peuvent inclure la gestion de travaux importants, comme la rénovation de la façade ou la réfection de la toiture, ou la mise en conformité de l’immeuble avec les nouvelles réglementations. Le syndic tient un rôle de veille réglementaire – il doit veiller à ce que tout soit fait pour que l’immeuble suivent les régulations existantes, et il anticipe éventuellement les prochaines évolutions réglementaires. 

Cela peut aussi être la tenue d’une Assemblée Générale supplémentaire ou des visites additionnelles. Le syndic peut également conclure avec le syndicat des copropriétaires des conventions portant sur des prestations de services liés à l’immeuble autres que celles relevant de sa mission principale. Par exemple, le syndic peut proposer des services de gestion locative ou de conseil en matière de travaux. Ces prestations doivent être clairement définies dans le contrat de syndic approuvé par l’Assemblée Générale des copropriétaires.

Le syndic peut aussi fournir des prestations additionnelles à un copropriétaire en particulier. Par exemple, dans le cas d’une vente d’un lot, il revient au syndic de rédiger un état daté, indispensable à la procédure de mutation du lot. Ce sera alors au copropriétaire vendeur de rémunérer le syndic pour cette prestation, au montant expressément prévu dans le contrat du syndic. Pour en savoir plus sur les frais en cas de vente de lot dans votre immeuble, n’hésitez pas à consulter l’article suivant : Tout savoir sur les frais de syndic en cas de vente d’appartement !

Quel type de syndic pour quel immeuble ?

Le choix du syndic dépend de la taille et des besoins spécifiques de la copropriété. Il existe plusieurs types de syndics, chacun ayant ses avantages et ses inconvénients.

Syndic professionnel

Le syndic professionnel est une personne physique professionnelle ou une personne morale spécialisée dans la gestion de copropriétés. Il doit répondre à 3 critères obligatoires :  posséder une carte professionnelle, une garantie financière et une assurance responsabilité civile professionnelle (RCP). Ce modèle est souvent choisi pour les grandes copropriétés ou celles nécessitant une gestion complexe. Les avantages du syndic professionnel incluent une expertise spécialisée, une gestion rigoureuse et une capacité à gérer des projets complexes comme des rénovations majeures ou des litiges juridiques. Cependant, ce modèle peut être coûteux et il faut faire attention à la réputation du syndic choisi.

Syndic bénévole

Le syndic bénévole est un copropriétaire qui accepte de gérer la copropriété à titre gratuit, ou moyennant une compensation des frais liés à sa mission. Ce modèle est adapté aux petites copropriétés où les copropriétaires sont prêts à s’impliquer activement dans la gestion quotidienne. Les avantages de choisir un syndic bénévole incluent des coûts réduits et une gestion plus personnalisée , informelle et flexible. Cependant, ce modèle peut présenter des défis, notamment en termes de disponibilité et de compétences du syndic bénévole, qui doit posséder un bagage comptable, juridique et technique adéquat.

Syndic coopératif

Le syndic coopératif est géré par le conseil syndical, composé de copropriétaires élus. Ce modèle favorise la participation collective à la gestion de la copropriété et est particulièrement adapté aux copropriétés où les résidents souhaitent un contrôle direct et une implication accrue dans les décisions. Ce modèle tente de concilier les bénéfices des deux modèles précédents, avec les coûts réduits et la flexibilité du syndic bénévole, et la plus grande disponibilité et la spécialisation par rapport aux compétences du syndic professionnel. Cependant, il nécessite d’avoir des copropriétaires avec des compétences spécifiques, et une bonne cohésion – le risque étant de ne pas pouvoir délibérer et exécuter les décisions prises, faute d’accord. Choisir ce modèle peut s’avérer être une stratégie gagnante, mais risquée. 

Pour en savoir plus sur les différents avantages propres à chaque modèle de syndic, veuillez consulter notre article : Les avantages d’un syndic professionnel par rapport à un syndic bénévole.

Que se passe-t-il en cas de carence ou d’absence de syndic ?

En cas de carence de syndic (manquement dans l’exécution de ses fonctions), huit jours après mise en demeure du syndic de convoquer l’Assemblée Générale, le président du conseil syndical est habilité à la convoquer. Si le syndic en place n’accomplit pas ses missions ou si son mandat arrive à expiration sans renouvellement, le président du conseil syndical peut également engager des actions en justice pour obtenir la restitution des fonds et des archives de la copropriété.

La loi permet également au président du conseil syndical de convoquer une Assemblée Générale pour désigner un administrateur provisoire. L’administrateur provisoire est nommé par le tribunal et a pour mission de gérer la copropriété jusqu’à la désignation d’un nouveau syndic. Cette solution est généralement utilisée en cas de difficultés importantes dans la gestion de l’immeuble, comme une absence prolongée de syndic ou une situation financière très difficile.

Les enjeux

L’absence ou la carence de syndic peut avoir des conséquences graves pour la copropriété. Sans syndic, la gestion de l’immeuble peut devenir chaotique, les charges peuvent ne pas être correctement réparties et recouvrées, et les travaux d’entretien peuvent être négligés. De plus, la copropriété peut se trouver dans l’impossibilité de prendre des décisions importantes, comme la réalisation de travaux urgents ou la mise à jour du règlement de copropriété.

L’absence de syndic peut également avoir des conséquences juridiques. Sans représentant légal, la copropriété ne peut pas engager d’actions en justice ni se défendre en cas de litige. Cela peut entraîner des retards dans le recouvrement des charges impayées ou dans la résolution des conflits avec des tiers. Ainsi, avoir un syndic qui exécute ses fonctions est la meilleure garantie qui existe pour la gestion sereine de votre immeuble. 

Les solutions

Pour éviter les situations de carence ou d’absence de syndic, il est important que les copropriétaires soient vigilants et proactifs dans la gestion de leur copropriété. Ils doivent veiller à ce que le syndic en place accomplisse ses missions et respecter les échéances pour le renouvellement du mandat de syndic.

En cas de carence ou d’arrivée à terme du mandat du syndic en place, les copropriétaires doivent organiser la mise en concurrence du syndic, en cherchant des propositions de contrat de syndic à faire voter en Assemblée Générale. Dès lors, la recherche de contrats de syndic est la priorité, avec la convocation de l’Assemblée Générale en deuxième position. 123syndic vous accompagne tout au long de ce processus, en organisant un appel d’offres structurés pour vous proposer les contrats de syndic les plus adaptés aux besoins de votre copropriété.

En conclusion, le syndic de copropriété est indispensable pour votre immeuble, car c’est lui qui représente juridiquement votre immeuble et s’occupe de sa gestion sous tous ses angles – tout en étant sous la surveillance du Conseil Syndical. Avoir un syndic qui exécute ses missions correctement est la clé pour un immeuble bien entretenu, avec des copropriétaires sereins. Pour trouver le syndic adapté, n’hésitez pas à nous contacter !

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