La bonne gestion d’une copropriété est essentielle à la qualité de vie des résidents ainsi qu’à l’entretien de la copropriété. Bien choisir son syndic de copropriété, acteur central de cette gestion, à l’aide de critères adéquats, revêt donc une importance capitale. Un bon syndic veille à l’exécution des décisions prises lors des assemblées générales, tout en assurant le respect des règles, la bonne tenue des comptes, le recouvrement des charges, le suivi des travaux, la déclaration des sinistres etc. Dans cet article, nous détaillerons les critères essentiels pour choisir un bon syndic de copropriété, afin de garantir une gestion efficace, transparente et adaptée aux besoins spécifiques de chaque copropriété.
Le rôle et les obligations du syndic
Le syndic de copropriété est en quelque sorte l’organe exécutif de la copropriété. Son rôle est d’administrer l’immeuble, de gérer les finances, d’entretenir les parties communes et d’exécuter les décisions prises lors des assemblées générales des copropriétaires. Il doit également veiller à la bonne application du règlement de copropriété et des lois en vigueur. Ses principales obligations incluent la réalisation des comptes des exercices passés et des budgets prévisionnels, l’organisation des assemblées générales, la réalisation des travaux votés et la gestion des contrats d’entretien. Le syndic joue également un rôle clé dans la résolution des conflits entre copropriétaires et dans la représentation de la copropriété vis-à-vis des tiers, comme les entreprises de travaux ou les administrations publiques. Choisir un bon syndic, sur des critères adaptées, est donc essentiel. Maintenant que nous avons vu l’importance de ces critères, voici les différents critères qui aident à bien choisir son syndic.
Critère 1 : Choisir le modèle de gestion de syndic adapté
Le premier critère pour choisir un bon syndic de copropriété est de déterminer le modèle de gestion le plus adapté à votre situation. Il existe trois principaux types de syndic :
Syndic professionnel
Le syndic professionnel est une personne physique professionnelle ou une personne morale spécialisée dans la gestion de copropriétés. Il doit répondre à 3 critères obligatoires : posséder une carte professionnelle, une garantie financière et une assurance responsabilité civile professionnelle (RCP). Ce modèle est souvent choisi pour les grandes copropriétés ou celles nécessitant une gestion complexe. Les avantages du syndic professionnel incluent une expertise spécialisée, une gestion rigoureuse et une capacité à gérer des projets complexes comme des rénovations majeures ou des litiges juridiques. Cependant, ce modèle peut être coûteux et il faut faire attention à la réputation du syndic choisi. Les critères qui font tendre vers un syndic professionnel sont la pluralité des aménagements de la copropriété et sa taille.
Syndic bénévole
Le syndic bénévole est un copropriétaire qui accepte de gérer la copropriété à titre gratuit, ou moyennant une compensation des frais liés à sa mission. Ce modèle est adapté aux petites copropriétés où les copropriétaires sont prêts à s’impliquer activement dans la gestion quotidienne. Les avantages de choisir un syndic bénévole incluent des coûts réduits et une gestion plus personnalisée , informelle et flexible. Cependant, ce modèle peut présenter des défis, notamment en termes de disponibilité et de compétences du syndic bénévole, qui doit posséder un bagage comptable, juridique et technique adéquat. Les critères qui font tendre vers un syndic bénévole sont la petite taille de la copropriété et les compétences du bénévole.
Syndic coopératif
Le syndic coopératif est géré par le conseil syndical, composé de copropriétaires élus. Ce modèle favorise la participation collective à la gestion de la copropriété et est particulièrement adapté aux copropriétés où les résidents souhaitent un contrôle direct et une implication accrue dans les décisions. Ce modèle tente de concilier les bénéfices des deux modèles précédents, avec les coûts réduits et la flexibilité du syndic bénévole, et la plus grande disponibilité et la spécialisation par rapport aux compétences du syndic professionnel. Cependant, il nécessite d’avoir des copropriétaires avec des compétences spécifiques, et une bonne cohésion – le risque étant de ne pas pouvoir délibérer et exécuter les décisions prises, faute d’accord. Choisir ce modèle peut s’avérer être une stratégie gagnante, mais risquée. Les critères qui font tendre vers un syndic coopératif sont une bonne entente des copropriétaires et leurs compétences.
Pour en savoir plus sur les différents avantages propres à chaque modèle de syndic, veuillez consulter notre article : Les avantages d’un syndic professionnel par rapport à un syndic bénévole.
Critère 2 : Les différentes garanties financières liées aux modèles de gestion
Garantie financière
Le syndic professionnel doit obligatoirement disposer d’une garantie financière. Cette garantie protège les copropriétaires en cas de faillite du syndic en couvrant les fonds de la copropriété, elle doit donc être suffisamment élevée. Une garantie financière solide est un signe de sérieux et de fiabilité du syndic. Cette garantie n’est pas exigée obligatoirement pour les syndics bénévoles et coopératifs, elle est toutefois fortement recommandée.
De plus, depuis la loi ALUR, promulguée en mars 2014, les fonds de la copropriété doivent être sécurisés et distincts des fonds personnels du syndic. La mise en place d’un compte bancaire séparé pour la copropriété est obligatoire et garantit que les fonds ne seront pas mélangés ou utilisés à d’autres fins. Le refus ou la facturation annexe d’un compte bancaire séparé est interdite, ce qui en fait un bon critère pour détecter un syndic peu digne de confiance.
Assurance responsabilité civile professionnelle (RCP)
Cette assurance couvre les éventuels dommages causés par le syndic dans l’exercice de ses fonctions. Avant de le choisir, assurez-vous que le syndic dispose d’une RCP adéquate. Une couverture suffisante est un critère essentiel pour protéger la copropriété contre les éventuelles fautes de gestion du syndic, qui pourraient entraîner des pertes financières ou des litiges juridiques. A l’instar de la garantie financière, elle est seulement obligatoire pour les syndics professionnels, mais est recommandée pour tout bon syndic.
Critère 3 : La proximité et la réactivité du syndic
Proximité géographique
Un syndic situé à proximité de la copropriété peut se rendre rapidement sur place en cas de besoin, ce qui en fait un critère de choix pour un bon syndic. La proximité permet également une meilleure connaissance de l’immeuble et des spécificités locales. Un syndic local peut plus facilement établir des relations avec des prestataires de services locaux, favorisant ainsi une gestion efficace et réactive. En cas de sinistre ou de travaux urgents, un syndic proche géographiquement peut intervenir plus rapidement, minimisant ainsi le stress induit pour les copropriétaires.
Réactivité
La réactivité est aussi un critère important pour choisir un bon syndic. En effet, un bon syndic doit être facilement joignable par téléphone, email ou via une plateforme en ligne. Il doit répondre rapidement aux demandes des copropriétaires et intervenir promptement en cas d’urgence, qu’il s’agisse de sinistres ou de travaux à réaliser. La réactivité du syndic est un indicateur clé de son engagement envers la copropriété. Des retards dans la réponse ou l’intervention peuvent entraîner des frustrations et des problèmes plus graves.
Disponibilité
Le syndic doit être disponible pour organiser et participer aux assemblées générales, aux réunions du conseil syndical et aux rencontres avec les copropriétaires. Un bon syndic doit également être prêt à se déplacer régulièrement sur le site pour superviser les travaux, inspecter les parties communes, etc. A ce niveau, choisir un syndic individuel et coopératif présente souvent un avantage face à un syndic professionnel, bien que ces derniers puissent avoir un service d’urgences 24/7.
Critère 4 : L’expérience des gestionnaires et la spécialisation du syndic
Expérience des gestionnaires
L’expérience des gestionnaires est un atout majeur pour une gestion efficace de la copropriété. Choisir un bon syndic, avec une longue expérience et une solide réputation dans la gestion de copropriétés similaires à la vôtre est à privilégier. Cette expérience garantit une meilleure anticipation des problèmes et une gestion proactive – c’est d’ailleurs par une meilleure capacité à anticiper les évolutions juridiques et les innovations en termes de gestion que les syndics professionnels se distinguent.
Spécialisation du syndic
Certains syndics sont spécialisés dans des types de copropriétés spécifiques, comme les immeubles anciens, les résidences de luxe ou les copropriétés avec des équipements complexes (piscines, parcs, etc.). Choisir le bon syndic spécialisé dans votre type de copropriété peut apporter une valeur ajoutée en termes de compétences et de savoir-faire. La spécialisation permet au syndic de mieux comprendre les besoins spécifiques de votre copropriété et de proposer des solutions adaptées, que ce soit pour l’entretien courant, la rénovation ou la gestion des équipements particuliers.
Formation continue
Un bon syndic doit investir dans la formation continue de ses gestionnaires pour s’assurer qu’ils restent à jour avec les dernières réglementations, technologies et meilleures pratiques. La participation à des séminaires, des formations professionnelles et des certifications est un indicateur de l’engagement du syndic à fournir un service de haute qualité. Une équipe bien formée est plus à même d’innover pour améliorer la gestion de la copropriété.
Critère 5 : La transparence et la communication du syndic
Transparence
La transparence dans la gestion financière et administrative est essentielle. Un bon syndic doit fournir des comptes clairs et détaillés, accessibles à tous les copropriétaires. L’utilisation d’outils digitaux permet de consulter facilement les documents relatifs à la gestion de l’immeuble : convocations, procès-verbaux d’assemblées générales, factures, devis, etc. La transparence aide à instaurer la confiance entre le syndic et les copropriétaires, réduisant ainsi les risques de conflits et de malentendus, et rassurant les copropriétaires.
Bonne communication
Une communication fluide et cordiale entre le syndic et les copropriétaires est cruciale. Le syndic doit informer les copropriétaires des actions en cours, des travaux à venir et des décisions prises lors des assemblées générales. Des réunions régulières avec le conseil syndical et des bulletins d’information périodiques peuvent améliorer la transparence et la compréhension des décisions prises, en s’assurant que toutes les parties prenantes sont sur la même longueur d’onde.
Critère 6 : Le coût du syndic de copropriété
Forfait de base
Le coût du syndic est un critère que l’on étudie en priorité dans le choix d’un bon syndic de copropriété. Le forfait de base couvre généralement les prestations courantes, telles que la gestion administrative, comptable et financière de la copropriété, avec l’organisation d’une assemblée générale avec une durée et un horaire prévus, un nombre de réunions fixées avec le conseil syndical et des visites périodiques.
Prestations particulières
Certaines prestations ne sont pas incluses dans le forfait de base et peuvent être facturées en supplément. Ainsi, le critère du coût ne dépend pas seulement de ce forfait de base, il faut étudier les coûts de manière plus approfondie pour faire le bon choix. Il peut s’agir par exemple de la tenue d’une assemblée générale extraordinaire, d’une visite additionnelle, la modification du règlement de copropriété, etc. Pour éviter les mauvaises surprises, il est bon d’étudier ces différentes charges dans le contrat proposé par le syndic.
Choisir le bon rapport qualité-prix
Le coût ne doit pas être le seul critère de choix. Il est essentiel d’évaluer le rapport qualité-prix des services proposés. Un syndic bon marché mais inefficace peut entraîner des coûts supplémentaires à long terme en raison de mauvaises gestions, de travaux mal réalisés ou de conflits non résolus. Il peut aussi sous-estimer son forfait contractuel pour ensuite surcharger les prestations supplémentaires, ou faire appel à des prestataires à des prix plus élevés que la moyenne. Un bon syndic doit offrir des services de qualité au prix juste, de manière transparente.
Critère 7 : Le contrat proposé et les services inclus
Contrat-type
Depuis la loi Alur, les syndics doivent utiliser un contrat-type dont les clauses ont été définies par décret. Ce contrat-type inclut la quasi-totalité des tâches courantes dans le forfait de base et limite les prestations particulières pouvant être facturées en supplément. Avant de choisir le bon syndic, il est important de s’assurer que son contrat respecte bien la législation en vigueur et inclut toutes les prestations nécessaires à la bonne gestion de la copropriété. Il permet de simplifier la comparaison des critères précédents entre les syndics.
Services inclus
Le contrat doit détailler les services inclus dans le forfait de base : au-delà du cahier des charges réclamées par les copropriétaires sur la tenue des AG et des réunions, qui sert aussi de critère, il est utile de savoir si le syndic propose des services de conseils juridiques, comptables, s’il propose un extranet pour simplifier l’accès aux documents par les copropriétaires . Il est essentiel de vérifier que ces services correspondent aux besoins spécifiques de la copropriété avant de choisir.
Comment changer de syndic ?
Organiser l’assemblée générale de changement
Pour changer de syndic, il est nécessaire de soumettre cette question à l’ordre du jour de l’assemblée générale (AG). Les copropriétaires doivent envoyer une demande écrite, par lettre recommandée avec accusé de réception, au syndic en exercice pour inclure cette question à l’ordre du jour de la prochaine AG. Cette demande doit être faite au moins deux mois avant la date prévue de l’AG. Lors de l’AG, la question du changement de syndic est soumise à un vote à la majorité absolue, en vertu de l’article 25 de la loi du 10 juillet 1965 (ou à la majorité simple en deuxième tour si la proposition a reçu ⅓ des voix). Pour être mieux renseigné sur la préparation et le déroulement d’une Assemblée Générale de copropriété, consultez notre article : Comment préparer votre copropriété pour l’assemblée générale ?)
Veiller au bon respect des règles et des clauses contractuelles
Il est important de respecter les règles et les clauses contractuelles lors du changement de syndic. Si le syndic en exercice a commis une faute grave, les copropriétaires peuvent demander sa révocation immédiate. Dans ce cas, il est conseillé de consulter un avocat spécialisé en droit de la copropriété pour s’assurer que les démarches sont conformes à la législation en vigueur. En l’absence de faute grave, le changement de syndic doit se faire à la fin du mandat actuel, d’une durée maximale de 3 ans, lors de l’AG, et il faudra alors habituellement mettre en concurrence des syndics pour ensuite en choisir un à l’aide des critères donnés.
Transition vers un nouveau syndic
La transition vers un nouveau syndic doit être bien préparée pour éviter les interruptions dans la gestion de la copropriété. Le syndic sortant doit transmettre tous les documents et informations nécessaires au nouveau syndic, afin d’assurer une continuité dans la bonne gestion.
En respectant ces critères, les copropriétaires peuvent s’assurer de choisir le bon syndic, c’est-à-dire un syndic compétent, transparent et réactif, capable de gérer efficacement leur copropriété. Le processus de changement de syndic, bien que complexe, peut être mené à bien en suivant les démarches légales et en préparant soigneusement la transition.
En fin de compte, un bon syndic de copropriété est un partenaire de confiance qui contribue à la bonne gestion de l’immeuble, au bien-être des résidents et à la valorisation du patrimoine immobilier. Il est essentiel de prendre le temps nécessaire pour évaluer les différents candidats, comparer les offres et choisir le syndic qui répond le mieux aux besoins et aux attentes de la copropriété, en priorisant les critères qui sont les plus adaptés aux spécificités de la copropriété.
