En principe, la mise en concurrence se fait en fin de mandat
Changer de syndic de copropriété est un processus généralement envisagé à la fin du mandat du syndic en place, et non pas en cours du mandat. Ce processus, largement favorisé par la loi ALUR, votée en 2014, rend obligatoire la mise en concurrence des syndics afin d’assurer une gestion optimale de la copropriété. En effet, il est en principe interdit au conseil syndical de se contenter de renouveler automatiquement le mandat du syndic en place, quand celui-ci arrive à échéance, sans examiner d’autres offres potentielles. Toutefois, aujourd’hui, l’absence de mise en concurrence lors de la reconduction du syndic n’est pas sanctionnée. Ne pas réaliser cette démarche peut cependant priver la copropriété d’opportunités d’amélioration, et fragiliser la confiance des copropriétaires envers le conseil syndical et le syndic.
Depuis l’entrée en vigueur de la loi ALUR, la mise en concurrence peut être organisée à chaque fin de mandat, et elle devient même obligatoire au-delà d’une certaine périodicité : tous les 2 ans pour un contrat de syndic annuel, et tous les 6 ans pour un contrat triennal. Cette obligation vise à garantir que la copropriété bénéficie régulièrement des meilleures conditions possibles en termes de gestion, en rendant naturelle la comparaison des tarifs des différents syndics.
Pour cela, le conseil syndical doit préparer un cahier des charges détaillé, prenant en compte les besoins spécifiques de la copropriété, comme la fréquence des visites ou le nombre de réunions à organiser avec le conseil syndical.
Lors de l’Assemblée Générale précédant la fin du mandat du syndic en place, les copropriétaires votent sur le renouvellement ou le changement de syndic. Ce vote se fait à la majorité absolue des voix de tous les copropriétaires (majorité de l’article 25 de la loi du 10 juillet 1965). Si cette majorité n’est pas atteinte mais que le projet recueille au moins un tiers des voix, un second vote peut être organisé immédiatement à la majorité simple (passerelle de l’article 25-1). La désignation d’un nouveau syndic doit être soigneusement planifiée pour éviter toute période de vacance du poste, qui pourrait laisser la copropriété sans gestion adéquate.
Pour en savoir plus sur la mise en concurrence, n’hésitez pas à consulter notre article : Qu’est-ce que la mise en concurrence du syndic de copropriété ?
Les exceptions qui rendent possible la révocation en cours de mandat
Bien que le changement de syndic soit plus courant en fin de mandat, il est également possible de révoquer un syndic en cours de mandat. Cette procédure est malgré tout plus complexe et nécessite des motifs légitimes et sérieux. La révocation en cours de mandat est une mesure exceptionnelle, prévue notamment lorsque le syndic en place commet des fautes graves ou de gestion répétées. C’est d’ailleurs, selon la loi du 10 juillet 1965, le seul moyen juridique permettant de changer de syndic avant le terme de son contrat : ce droit appartient au syndicat des copropriétaires et n’est pas conditionné à l’accord du syndic en place.
La loi ALUR permet cette révocation anticipée, mais il faut que la cause soit justifiée et que la révocation soit motivée.
La révocation d’un syndic en cours de mandat nécessite une Assemblée Générale extraordinaire, convoquée spécialement à cet effet. Cette convocation peut être initiée par le président du conseil syndical ou par des copropriétaires représentant au moins le quart des voix. La convocation doit être précédée d’une mise en demeure adressée au syndic, l’enjoignant de convoquer une Assemblée Générale pour discuter de sa révocation. Si cette mise en demeure reste sans effet, l’Assemblée Générale peut être organisée par les copropriétaires eux-mêmes.
A l’inverse, il est aussi possible, bien que ce soit très rare, que le syndic lui-même demande à mettre fin à ses fonctions en cours de mandat. Cette démission reste encadrée : le syndic doit respecter un préavis raisonnable et continuer à assurer la gestion courante de la copropriété jusqu’à la désignation de son remplaçant. Il doit notifier le conseil syndical et les copropriétaires de sa décision, puis organiser une Assemblée Générale dans les 2 mois qui suivent, où sera inscrite à l’ordre du jour la désignation d’un nouveau syndic. Si l’Assemblée Générale ne peut pas se tenir rapidement, ou si elle ne parvient pas à désigner un nouveau syndic, le président du tribunal judiciaire peut être saisi pour désigner un syndic provisoire (aussi appelé syndic judiciaire ou administrateur provisoire).
Les motifs de révocation en cours de mandat
Les motifs de révocation d’un syndic doivent être sérieux et clairement justifiés. À ce jour, la loi ne prévoit explicitement qu’un seul motif légal de révocation : le défaut d’établissement de la fiche synthétique de la copropriété. Tous les autres motifs, bien que très régulièrement retenus, proviennent de la jurisprudence, construite au fil des décisions rendues par les tribunaux. Parmi les principaux motifs, on peut citer :
La négligence grave
La négligence grave peut inclure le manque d’entretien de l’immeuble, la non-réalisation des travaux urgents ou nécessaires, et l’inaction face aux problèmes signalés par les copropriétaires. Un syndic qui ne répond pas aux besoins et aux urgences de la copropriété met en danger la sécurité et le confort des résidents, ce qui constitue un motif légitime de révocation en cours de mandat.
La faute de gestion
Une faute de gestion peut se manifester par une mauvaise gestion financière (copropriété en redressement fiscal) ou une mauvaise tenue des comptes de la copropriété. La gestion des finances de la copropriété est une tâche cruciale du syndic, et toute négligence ou malversation dans ce domaine peut justifier une révocation en cours de mandat. Entrent également dans cette catégorie l’absence de documents administratifs obligatoires (carnet d’entretien, diagnostic technique global, état descriptif de division…), la non-ouverture d’un compte bancaire séparé au nom du syndicat des copropriétaires, ou encore la facturation d’un état daté au-delà du plafond réglementaire.
Le non-recouvrement des impayés
Dans la continuité de la mauvaise gestion financière, un autre motif considéré légitime pour mettre fin aux fonctions du syndic en cours de mandat est le non-recouvrement des impayés, comme par exemple la non contribution d’un copropriétaire aux charges, ou l’absence de procédure engagée pour recouvrer ces sommes.
Le non-respect des décisions prises en Assemblée Générale
Le syndic est tenu de mettre en œuvre les décisions prises par les copropriétaires lors des Assemblées Générales. Si le syndic ignore ou refuse de respecter ces décisions, il contrevient à ses obligations contractuelles et légales, ce qui constitue un motif valable de révocation en cours de mandat. De plus, l’absence de communication aux copropriétaires des décisions prises en Assemblée Générale est aussi un motif légitime, tout comme le refus de convoquer une Assemblée Générale demandée en bonne et due forme par le conseil syndical, ou le refus d’ajouter à l’ordre du jour une résolution proposée par un copropriétaire.
L’absence de garantie financière
Le syndic doit disposer d’une garantie financière pour assurer la sécurité des fonds de la copropriété. Si cette garantie n’est plus valable ou si le syndic échoue à la renouveler, il met en péril les intérêts financiers de la copropriété, ce qui peut justifier une révocation en cours de mandat.
Il existe cependant d’autres motifs possibles pour invoquer une révocation du syndic en cours de mandat, la liste établie par la jurisprudence n’étant pas exhaustive.
Tout comportement du syndic qui va à l’encontre des intérêts de la copropriété, comme le favoritisme, les conflits d’intérêts, ou des pratiques commerciales déloyales, peut justifier une révocation en cours de mandat. C’est le cas par exemple si le syndic impose un prestataire différent de celui retenu par les copropriétaires en Assemblée Générale, ou s’il réalise des travaux non urgents sans autorisation préalable du syndicat. Les copropriétaires doivent pouvoir compter sur un syndic impartial et dévoué à leur service.
Attention à la révocation abusive en cours de mandat
La révocation d’un syndic doit être basée sur des motifs sérieux et légitimes. Une révocation sans cause légitime ou intervenue de manière intempestive peut être considérée comme abusive. Selon la jurisprudence, une révocation abusive ouvre droit à des dommages et intérêts pour le syndic révoqué, qui correspondent aux honoraires qu’il aurait dû toucher si son mandat en cours n’avait pas été révoqué.
Les tribunaux se montrent d’ailleurs assez stricts sur ce qui constitue un motif recevable. Ont notamment été jugés insuffisants pour justifier une révocation :
- le simple manque de confiance envers le syndic, sans manquement caractérisé ;
- un retard dans la communication des documents comptables ;
- l’absence de mise en concurrence des prestataires en Assemblée Générale ;
- des frais de syndic annexes jugés élevés par les copropriétaires, mais conformes au contrat-type signé.
Autrement dit, une insatisfaction générale ou une volonté de renégocier les tarifs ne suffit pas : il faut un manquement réel et documenté aux obligations légales ou contractuelles du syndic.
Le syndic a le droit de se défendre et de présenter sa version des faits devant l’Assemblée Générale. Si la révocation en cours de mandat est décidée sans que le syndic n’ait pu s’expliquer, ou si les motifs invoqués sont insuffisants ou infondés, cela augmente les risques que la copropriété soit condamnée pour révocation abusive. Les copropriétaires doivent donc s’assurer que la révocation est fondée sur des motifs solides, qu’elle est réalisée dans le respect des droits du syndic, et que la motivation figure explicitement dans le procès-verbal d’Assemblée Générale.
La procédure de révocation en cours de mandat : de la préparation de l’Assemblée Générale au changement de syndic
Préparation de la Convocation
La procédure de révocation d’un syndic en cours de mandat commence par la préparation de l’Assemblée Générale extraordinaire. Cette convocation doit être initiée par le conseil syndical ou par des copropriétaires représentant au moins le quart des voix. Elle doit inclure à l’ordre du jour la question de la révocation du syndic et la nomination d’un nouveau syndic — cette deuxième question est tout aussi importante que la première, une copropriété ayant l’obligation d’être administrée par un syndic en permanence, et la mise en concurrence étant aujourd’hui obligatoire.
Mise en Demeure
Avant la convocation de l’assemblée générale, une mise en demeure doit être envoyée au syndic, lui demandant de convoquer une assemblée pour discuter de sa révocation. Si le syndic refuse ou ne répond pas dans un délai raisonnable, l’Assemblée Générale peut être convoquée par les copropriétaires eux-mêmes.
Le syndic doit être informé de la réunion et avoir la possibilité de se défendre et de présenter ses arguments lors de l’Assemblée Générale. Comme vu précédemment, cette étape permet d’éviter les risques d’abus de la révocation en cours de mandat.
Tenue de l’Assemblée Générale
Lors de l’assemblée générale, la révocation du syndic en cours de mandat est soumise au vote des copropriétaires. Pour être validée, la décision doit être prise à la majorité absolue des voix de tous les copropriétaires (article 25). Si cette majorité n’est pas atteinte, mais que le projet de révocation obtient au moins un tiers des voix, un second vote peut être organisé immédiatement à la majorité simple des copropriétaires présents ou représentés, grâce à la passerelle de l’article 25-1.
Transition vers le nouveau syndic
Une fois la révocation votée, le syndic sortant doit remettre tous les documents et fonds de la copropriété au nouveau syndic, selon un calendrier désormais bien précisé par les textes :
- sous 15 jours à compter de la cessation de ses fonctions : la situation de trésorerie de la copropriété ainsi que les références du compte bancaire et les coordonnées de la banque ;
- sous 1 mois : l’ensemble des archives et documents du syndicat des copropriétaires (y compris les documents dématérialisés, dans un format téléchargeable et imprimable), accompagnés d’un bordereau récapitulatif signé et transmis au conseil syndical, ainsi que les documents contractuels et techniques concernant l’immeuble (notamment le diagnostic technique global) ;
- sous 3 mois : l’état des comptes des copropriétaires et du syndicat après apurement et clôture.
Dans le cas où les archives seraient prises en charge par un prestataire extérieur, le syndic sortant doit informer ce dernier du changement de syndic et lui transmettre les coordonnées du nouveau syndic. En cas de non-exécution dans les délais impartis, le tribunal peut condamner le syndic sortant au versement d’intérêts courus pour chaque jour de retard.
Attention à l’absence de syndic
Il est important de rappeler qu’en cas d’absence de syndic désigné pour administrer et représenter la copropriété, le tribunal judiciaire (qui a remplacé le Tribunal de Grande Instance) peut mettre provisoirement la copropriété sous administration judiciaire, en désignant un syndic provisoire. Comme la copropriété n’a plus de représentant légal, cela complexifie grandement, voire rend impossible, la gestion des affaires courantes : gestion des finances, collecte des charges, organisation des Assemblées Générales et des travaux, etc. Veillez donc, en cas de révocation du syndic en cours de mandat, à assurer qu’un nouveau syndic prend sa place dès le vote de la révocation, lors de la même Assemblée Générale.
Le choix du prochain syndic
Avant de changer de syndic en cours de mandat, il est primordial de s’interroger sur le syndic qui prendra la place du syndic actuel. Pour cela, la mise en concurrence en cours de mandat se fait de la même manière que pour un changement ou reconduction en fin de mandat : il est conseillé d’établir un cahier des charges pour servir de base à votre recherche de syndic, puis de collecter et étudier différentes offres — professionnel, bénévole ou coopératif —, qu’il faudra aussi communiquer aux copropriétaires afin qu’ils puissent faire un choix avisé lors de l’Assemblée Générale, et qu’une majorité se dégage pour désigner le nouveau syndic.
Toutefois, cela est une tâche chronophage, qui nécessite des compétences en négociation, ainsi qu’une bonne connaissance du marché des syndics et des offres disponibles. Ainsi, il est le plus souvent judicieux de faire appel à 123syndic, qui pourra s’occuper d’organiser l’appel d’offres des syndics et de sélectionner les offres qui conviennent le mieux à votre copropriété, pour que les copropriétaires puissent ensuite choisir parmi un panel d’offres de qualité.
Pour en savoir plus sur les critères à suivre pour faire le bon choix de syndic, n’hésitez pas à consulter notre article : Les critères pour choisir un bon syndic de copropriété.
FAQ
Peut-on changer de syndic à tout moment de l’année ? Oui. La révocation peut être inscrite à l’ordre du jour de l’Assemblée Générale annuelle ou faire l’objet d’une Assemblée Générale extraordinaire convoquée spécialement à cet effet. Il n’y a pas de période interdite, mais la procédure nécessite plusieurs semaines, voire quelques mois de préparation (mise en demeure, mise en concurrence, convocation, vote).
Le syndic révoqué peut-il réclamer une indemnité ? Oui, s’il estime que la révocation est intervenue sans motif légitime et sérieux. Le syndic peut alors saisir le tribunal judiciaire du lieu de situation de l’immeuble, et demander des dommages et intérêts équivalents aux honoraires qu’il aurait perçus jusqu’au terme initial de son mandat.
Faut-il obligatoirement remplacer le syndic révoqué le jour même du vote ? Il est fortement recommandé de le faire, en inscrivant la désignation d’un nouveau syndic au même ordre du jour que la révocation. À défaut, la copropriété se retrouve sans représentant légal, ce qui peut conduire à une administration judiciaire provisoire décidée par le tribunal judiciaire.
Changer de syndic de copropriété en cours de mandat est possible, mais nécessite des motifs sérieux et une procédure rigoureuse. La révocation en cours de mandat doit être justifiée par des fautes graves ou répétées, et ne doit pas être abusive pour éviter des conséquences juridiques.
La préparation et la tenue de l’assemblée générale pour voter la révocation et la nomination du nouveau syndic sont des étapes à ne pas négliger pour assurer une transition en douceur et éviter toute vacance de poste. En suivant ces étapes et en impliquant activement les copropriétaires, il est possible de changer de syndic en cours de mandat tout en assurant la prise en charge de la copropriété, lorsque le syndic en cours de mandat ne mène pas à bien ses missions.
Enfin, n’hésitez pas à nous contacter pour trouver le syndic le plus apte à remplacer votre syndic actuel, si ce dernier ne vous convient pas.
