La vie en copropriété implique des dépenses collectives pour financer l’administration, l’entretien et la conservation des parties communes de l’immeuble. Ces dépenses, appelées charges de copropriété, sont réparties entre les copropriétaires selon des règles spécifiques établies par le règlement de copropriété, et encadrées par la loi.
Les charges générales, les charges spéciales et les charges exceptionnelles
Charges générales
Les charges générales sont destinées à couvrir les dépenses courantes nécessaires à la bonne gestion de l’immeuble. Elles sont votées lors de l’Assemblée Générale annuelle régulière, et sont incluses dans le budget prévisionnel. Elles contiennent :
- Les charges de conservation de la copropriété : Ces charges couvrent les travaux de réfection et les réparations du gros œuvre, tels que le toit et les murs de l’immeuble. Ces travaux sont votés en Assemblée Générale et intégrés au budget prévisionnel.
- Les charges d’entretien de la copropriété : Elles comprennent le nettoyage et l’entretien régulier des espaces communs comme le hall d’entrée, les escaliers, les couloirs, mais aussi la sortie, l’enlèvement et le nettoyage des poubelles.
- Les charges d’administration de la copropriété : Ces charges correspondent à divers frais de gestion courante comme les frais d’assurance de l’immeuble, les honoraires et autres frais du syndic, les prestations de conseil et d’assistance, ou encore la rémunération du gardien.
Charges spéciales
A l’instar de charges générales, les charges spéciales concernent des services collectifs et équipements communs de l’immeuble, et sont votées puis prévues dans le budget prévisionnel. Cependant, à l’inverse des charges générales, elles concernent le plus les copropriétaires qui ont l’utilité des prestations concernées, et concernent peu ou pas ceux qui n’en ont pas l’utilité. Elles incluent notamment les coûts d’entretien, de réparation et de mise aux normes des ascenseurs.
Charges exceptionnelles
Les charges exceptionnelles sont des dépenses ponctuelles pour des travaux importants qui ne sont pas prévus dans le budget prévisionnel. Bien qu’elles ne soient pas dans le budget prévisionnel, elles doivent être votées lors d’une Assemblée Générale. Elles incluent les charges liées aux travaux urgents suite à un sinistre, à des études techniques ou à des travaux de mise aux normes non planifiés.
La répartition de ces charges
Les charges générales sont réparties entre les copropriétaires en fonction de leur quote-part, déterminée par les tantièmes rattachés à chaque lot. Les tantièmes sont calculés en fonction de la surface, de l’emplacement, et de la valeur d’un lot de l’immeuble possédé par un copropriétaire. Cette répartition est indiquée dans le règlement de copropriété.
La répartition suit alors la formule suivante :
montant total x quote-part
Les charges spéciales sont réparties en fonction de l’utilité objective tirée par le copropriétaire des services et équipements concernés. Plus l’utilité tirée par le copropriétaire est haute, plus le coefficient de répartition pour ce copropriétaire est élevé, et donc plus il aura à payer de frais associés à ce poste de charge spéciale. Par exemple, les frais de maintenance de l’ascenseur seront partagés uniquement entre les copropriétaires des lots desservis par cet ascenseur, pas ceux d’un autre bâtiment, et celui au cinquième étage aura une contribution plus élevée que celui au troisième dans la répartition des frais d’ascenseur. Dans le cas où un copropriétaire du rez-de-chaussée n’a aucune utilité à tirer de cet ascenseur (par exemple si l’ascenseur ne descend pas au sous-sol), il est même possible que ce dernier n’ait à payer aucune charge (coefficient de 0).
La répartition suit alors la formule suivante :
montant total x coefficient de répartition x quote – part
De même, les frais de chauffage collectif peuvent être répartis entre les copropriétaires en fonction de la consommation réelle ou de la superficie de chaque lot. Les critères d’utilité sont souvent précisés dans le règlement de copropriété, mais peuvent être ajustés en Assemblée Générale pour refléter l’usage effectif des services.
Les charges exceptionnelles sont réparties selon des critères spécifiques définis par le règlement de copropriété ou, à défaut, par l’Assemblée Générale des copropriétaires. Habituellement, la répartition se fait sur la base des quotes-parts, à l’instar des charges générales.
La modification de la répartition des charges en place
La modification de la répartition des charges de copropriété nécessite une modification du règlement de copropriété, qui doit être approuvée lors d’une Assemblée Générale des copropriétaires. Une modification de la répartition des charges requiert habituellement un vote à l’unanimité, selon l’article 11 de la loi du 10 juillet 1965, ce qui la rend complexe à concrétiser. Il existe une exception en cas de décision de réaliser des travaux – la répartition des charges associées est alors votée à la même majorité que la décision des travaux. Ce processus est aussi applicable en cas de réarrangement des lots. Le processus de modification peut être initié par le syndic ou par un ou plusieurs copropriétaires et doit respecter les procédures prévues par la loi. Pour en savoir plus sur la préparation d’une Assemblée Générale, veuillez consulter l’article suivant : Comment préparer votre copropriété pour l’Assemblée Générale ?
Un copropriétaire peut contester la répartition des charges en place s’il estime qu’elle n’est pas conforme aux critères légaux ou au règlement de copropriété, à défaut d’une décision prise en Assemblée Générale. La contestation doit être portée devant le tribunal judiciaire dans un délai de cinq ans à compter de la notification de la répartition des charges, ou deux mois si une décision modifiant la répartition des charges a déjà été prise en Assemblée Générale. Le tribunal peut alors réformer la répartition des charges et ordonner une nouvelle répartition conforme aux dispositions légales. Les décisions du tribunal sont contraignantes et doivent être appliquées par le syndic et l’ensemble des copropriétaires.
La constitution de provisions sur charges
Les copropriétaires doivent verser des provisions pour couvrir les charges de copropriété. Ces provisions sont généralement appelées trimestriellement par le syndic, sauf s’il y a un accord écrit précisant une autre modalité de paiement (par exemple en mensualités). Chaque appel de fonds précise le montant des provisions exigibles et la répartition des charges (générales et spéciales) en fonction des tantièmes de chaque copropriétaire.
Pour les travaux urgents et exceptionnels, des appels de fonds spécifiques peuvent être émis en dehors du calendrier habituel des provisions. Ces appels de fonds doivent être approuvés par l’Assemblée Générale ou, en cas d’urgence, décidés par le syndic avec ratification ultérieure par l’Assemblée Générale. Les copropriétaires sont informés des raisons de l’urgence et du montant nécessaire, et le paiement est généralement requis dans un délai plus court pour permettre la réalisation rapide des travaux – les modalités de paiement sont alors décidées lors de la même Assemblée Générale qui a approuvé les travaux.
Comment se passe le recouvrement des charges de copropriété ?
En cas de non-paiement des charges, qui doivent être payées dès l’appel de fonds, le syndic peut, mais n’est pas obligé, de relancer à l’amiable le copropriétaire défaillant pour lui rappeler de payer l’appel de fonds.
Ensuite (ou sinon), il adresse une mise en demeure au copropriétaire défaillant. Cette mise en demeure fixe un délai pour le règlement des sommes dues et informe des conséquences en cas de non-paiement. La mise en demeure est une étape formelle qui précède généralement une action judiciaire.
Si la mise en demeure reste sans effet, le syndic peut engager une procédure judiciaire pour le recouvrement des charges, à partir de 30 jours après la mise en demeure. Le tribunal peut ordonner le paiement des sommes dues, majorées des intérêts de retard et des frais de justice. En cas de difficultés financières, le copropriétaire peut solliciter un échéancier de paiement auprès du syndic ou du tribunal. La procédure judiciaire peut inclure la saisie des biens ou des revenus du copropriétaire défaillant pour garantir le recouvrement des charges.
Pour en savoir plus sur la mise en demeure et le recouvrement des impayés dans une copropriété, veuillez consulter l’article suivant : À combien peuvent s’élever les frais de mise en demeure d’un syndic ?
Par ailleurs, les copropriétaires qui ont conclu un contrat de bail avec un locataire peuvent imputer certaines charges de copropriété au locataire : on les appelle alors des charges récupérables. Ces charges récupérables concernent les charges qui sont liées aux services et équipements dont profite le locataire : charges d’ascenseur, chauffage, entretien… Cependant, les charges qui sont liées à une augmentation de la valeur du bien du copropriétaire ne sont pas imputables au locataire.
Charges trop élevées : que faire ?
Les copropriétaires peuvent réduire le montant des charges en mettant en concurrence les prestataires de services (entretien, maintenance, assurance) pour obtenir de meilleurs tarifs. La mise en concurrence permet de comparer les offres et de choisir les prestataires offrant le meilleur rapport qualité-prix, que ce soit pour les prestataires comme pour le syndic.
123syndic vous accompagne dans la réduction de vos charges récurrentes, à niveau de prestation équivalent, grâce à une étude des charges et des appels d’offres. Si vous voulez en savoir plus sur la réduction des charges de copropriété, veuillez consulter l’article suivant : Charges de copropriété élevées : comment les réduire ?
123syndic vous accompagne aussi dans la mise en concurrence de votre syndic, et vous laisse choisir le syndic qui conviendra le mieux à votre copropriété, en élaborant un panel d’offres personnalisées. Pour en savoir plus sur le changement de syndic, n’hésitez pas à consulter l’article suivant : Comment changer de syndic de copropriété ?
Les charges sont divisées en charges générales, spéciales et exceptionnelles, et leur répartition dépend de la quote-part de chaque copropriétaire ainsi que de l’utilité tirée des services et équipements. La modification de la répartition peut être décidée en Assemblée Générale, cependant cela induit une modification du règlement de copropriété par un vote à l’unanimité, ou contestée devant le tribunal. Les provisions sur charges doivent être versées régulièrement par les copropriétaires et implique des procédures de recouvrement des charges en cas d’impayé. Si vous estimez que vous payez des charges trop importantes, n’hésitez pas à le signaler à votre conseil syndical – deux options s’offrent ensuite à vous : faire voter une modification de la répartition ou réduire les charges. Souvent, cette deuxième solution est plus simple à mettre en place, surtout si votre copropriété est accompagnée par 123syndic.
