tout savoir sur les frais de syndic en cas de vente d'appartement

Tout savoir sur les frais de syndic en cas de vente d’appartement !

Lors de la vente d’un appartement en copropriété, divers frais et procédures doivent être pris en compte. Contrairement à la vente d’un bien immobilier qui ne fait pas partie d’une copropriété, la vente d’un lot en copropriété entraîne des frais à payer au syndic de copropriété. En effet, gérer administrativement la vente d’un lot ne fait pas partie des tâches de gestion courante du syndic, cette prestation n’est donc pas incluse dans le forfait de base payé au syndic. Cet article explore en détail ces frais, leurs montants, qui en est responsable, et comment ils s’articulent avec d’autres charges de copropriété.

Pourquoi faut-il payer des frais au syndic lors de la vente d’appartement ou tout lot de copropriété (parking, cave…) ? 

Lorsqu’un appartement ou tout lot en copropriété est vendu, des frais spécifiques doivent être payés au syndic. Ces frais sont exigibles car ils couvrent des prestations spécifiques indispensables au changement de propriétaire, fournies par le syndic. En devenant propriétaire d’un logement situé dans un immeuble collectif, on devient également propriétaire d’une quote-part des parties communes et leurs charges associées, comme le nettoyage des parties communes, la maintenance des équipements communs, l’assurance, etc. Les frais de syndic lors de la vente d’un appartement, souvent appelés frais de d’Etat daté, sont liés à l’administration de la copropriété et ne font pas partie des charges courantes. Le syndic doit mettre à jour les registres de copropriété pour refléter le changement de propriétaire, ce qui permet de maintenir la cohérence administrative de la copropriété. De plus, il doit produire un document obligatoire, appelé état daté, qui détaille la situation financière du vendeur vis-à-vis de la copropriété, incluant les sommes dues par le vendeur, les sommes éventuellement dues par la copropriété au vendeur, et les sommes à la charge de l’acheteur, entre autres. Ces frais couvrent également les honoraires de gestion administrative liés à la mise à jour et la vérification des documents de la copropriétés, c’est-à-dire le temps passé par le syndic à s’assurer que les diligences relatives à la vente sont faites, que ce soit en amont ou en aval de la vente. En l’absence de ces documents et procédures, la vente pourrait être retardée, voire annulée, soulignant l’importance de ces frais dans le processus de mutation.

A combien s’élèvent les frais d’Etat daté en moyenne lors de la vente ? 

Les frais d’Etat daté peuvent varier en fonction des syndics et de la région, mais ils sont encadrés par la loi pour éviter les abus. Ce montant dépend de la complexité de la copropriété et des tarifs pratiqués par le syndic. Depuis le décret n° 2020-153 du 21 février 2020, les frais d’édition de l’état daté sont plafonnés à 380 euros pour éviter les excès. Ce plafond s’applique à un seul état daté : en effet, même si plusieurs lots sont vendus simultanément, seul un état daté est requis. Toutefois, dans certaines copropriétés, des honoraires supplémentaires peuvent être ajoutés par le syndic, comme il doit consacrer du temps à exécuter certaines diligences relatives à la vente, comme le changement du nom du copropriétaire sur les documents de copropriété. Il est important pour les vendeurs de vérifier les tarifs spécifiques de leur syndic à l’avance et de s’assurer que ces frais sont clairement stipulés dans le contrat de syndic. Ceci permet d’éviter des surprises désagréables lors de la transaction.

Qui doit payer les frais d’Etat daté lors de la vente ?

Traditionnellement, les frais d’Etat daté étaient partagés entre l’acheteur et le vendeur. Cependant, la législation a évolué pour clarifier cette question. Depuis 2006, c’est le vendeur qui doit s’acquitter de la totalité des frais d’Etat daté. Cette règle vise à simplifier la transaction et à clarifier les responsabilités financières. Bien que la loi impose au vendeur de payer ces frais, il peut négocier avec l’acheteur pour les inclure dans le prix de vente. Cette pratique permet de répercuter indirectement le coût sur l’acheteur sans enfreindre les règles légales. Encore une fois, se renseigner et comprendre ces obligations permet d’éviter les surprises lors de la signature de l’acte de vente.

Le pré-état daté et l’état daté

Deux documents clés sont requis lors de la vente d’un appartement en copropriété : le pré-état daté et l’état daté. Chacun a un rôle spécifique dans le processus de mutation. 

Le pré-état daté, introduit par la loi Alur de 2014, accompagne l’avant-contrat et fournit des informations sur les charges de copropriété, permettant à l’acheteur de prendre une décision éclairée. Il inclut des informations sur les charges courantes incluses dans le budget prévisionnel, les éventuels impayés, et la la part du fonds de travaux rattachée au lot. Contrairement à l’état daté, il peut être rédigé par le vendeur ou l’agent immobilier, utilisant les documents disponibles – cela peut être une façon d’économiser des frais de syndic, bien qu’il faille faire preuve d’attention lors de la rédaction du pré-état daté. 

L’état daté, en revanche, est un document obligatoire qui doit être fourni par le syndic avant la signature de l’acte de vente définitif. Il se compose de quatre parties : les sommes dues par le vendeur, les sommes dues au vendeur par la copropriété, et les sommes à payer par l’acheteur pour les provisions et avances, et les affaires en cours au sein de la copropriété (procédures judiciaires, autres mutations en cours…). Le syndic est responsable de l’exactitude de ce document. En cas d’erreur, il peut être tenu responsable et devoir verser des dommages et intérêts. L’état daté est indispensable car il garantit que le vendeur est en règle avec ses obligations financières vis-à-vis de la copropriété, permettant ainsi au notaire de finaliser la vente.

Existe-t-il des voies de contestation des frais d’Etat daté ? 

Bien que les frais d’Etat daté soient généralement inévitables, il existe des situations où ils peuvent être contestés. Si les frais dépassent le plafond légal de 380 euros pour l’état daté ou ne sont pas indiqués dans le contrat de syndic, le vendeur peut contester. Une lettre recommandée avec accusé de réception doit être envoyée au syndic pour demander des explications et un ajustement. Si le contrat de syndic ne prévoit pas explicitement ces frais, le vendeur peut s’opposer à leur paiement. La contestation doit être bien documentée et suivie de près pour éviter les blocages lors de la vente. Ces actions doivent être entreprises avec prudence et en consultation avec un notaire ou un avocat spécialisé en droit immobilier pour assurer que toutes les démarches sont correctement suivies. En effet, dans la majorité des cas, il n’existe pas vraiment de contestation légitime pour les frais d’Etat daté, qui sont exigibles dès lors que le syndic a effectué son travail. 

Les frais de pré Etat daté font l’objet généralement d’un devis du Syndic à valider par le vendeur.

Quid de la répartition des autres charges de copropriété lors de la vente ? 

Outre les frais d’Etat daté, la vente d’un appartement en copropriété implique également la répartition des autres charges de copropriété. Le paiement des appels de fonds est une question cruciale. Le vendeur est responsable des charges courantes jusqu’à la date de la vente. Cela inclut les provisions sur charges trimestrielles. En pratique, le notaire ajuste les charges pour que l’acheteur rembourse au vendeur la part des charges correspondant à la période postérieure à la vente (la partie de la période, souvent un trimestre, après la vente). Concernant les travaux en copropriété, la règle est que les charges doivent être payées par celui qui est propriétaire du lot au moment de l’appel de fonds. Toutefois, vendeur et acheteur peuvent convenir d’une répartition différente, inscrite dans le compromis de vente et l’acte de vente. Cette flexibilité permet d’assurer une transaction équitable pour les deux parties.

Si l’appartement est loué, la situation des charges de copropriété peut être un peu plus complexe. Le propriétaire est responsable du paiement des charges de copropriété vis-à-vis du syndic, et il récupère ensuite une partie de ces charges sur le locataire. Parmi les charges de copropriété, une grande partie est dite récupérable sur le locataire. Le propriétaire s’appuie sur le budget prévisionnel des charges pour calculer cette part de charges dites locatives ou récupérables. La liste exhaustive des charges récupérables est fixée par un décret. L’acquéreur qui achète un logement loué ne peut donc demander au locataire que la quote-part récupérable des charges listées dans ce décret. Cette quote-part est déjà fixée dans le bail que le locataire avait signé avec le vendeur. L’acheteur ne peut donc pas modifier le montant des charges du locataire, mais seulement le régulariser une fois par an au moment de la régularisation des charges de la copropriété lorsque le bail a prévu une provision de charges. En revanche, si le bail prévoit qu’elles sont au forfait, elles sont simplement réajustées sur la base de l’Indice de Référence des Loyers une fois par an en même temps que le loyer. Les travaux de copropriété, en revanche, restent à la charge exclusive du propriétaire bailleur. Il ne peut jamais en récupérer le montant, ni même une quote-part sur le locataire du logement. Cette répartition des charges doit être clairement définie pour éviter toute confusion ou litige entre le propriétaire et le locataire.

En conclusion, la vente d’un appartement en copropriété est un processus complexe impliquant plusieurs types de frais et d’obligations, notamment les frais de d’Etat daté payés au syndic, qui doit, en retour, effectuer les procédures adéquates. Il faut comprendre le rôle et le montant de ces frais, ainsi que les responsabilités financières des parties, pour que la transaction se passe bien. En cas de litige ou de frais abusifs, des voies de contestation existent en cas de tort du syndic – cependant, les frais d’Etat daté sont en principe exigibles par le syndic. 

Salon de la copropriété

Retrouvez-nous les 6 & 7 novembre 2024 au Salon de la Copropriété et de l’Habitat

Paris Expo - Porte de Versailles