La gestion des archives en copropriété est une tâche essentielle pour assurer une administration efficace, transparente et sécurisée du patrimoine commun. Les archives constituent la mémoire vivante du bâtiment et sont indispensables à sa gestion quotidienne, à sa maintenance, à ses travaux, ainsi qu’à la protection juridique des copropriétaires. Mais qui est chargé de cette mission d’organisation des archives ? Quels documents doivent être conservés et pendant combien de temps ? Comment peut-on consulter ces archives et existe-t-il des solutions numériques pour leur gestion ? Enfin, que se passe-t-il en cas de changement de syndic ? Cet article répond à toutes ces questions en se basant sur les principes établis par la législation en vigueur et les pratiques recommandées.
Qui est chargé de la gestion des archives ?
En principe, la gestion des archives de la copropriété incombe au syndic. Le syndic, dans le cadre de ses missions ordinaires, est responsable de la collecte, du classement, de la conservation et de la communication des archives de la copropriété. Cette mission est indispensable pour garantir la traçabilité et la transparence des documents relatifs à la gestion et à l’administration de la copropriété. Le syndic doit assurer que ces documents soient disponibles, intacts et accessibles en cas de besoin. Il est important de noter qu’aucun honoraire supplémentaire n’est dû pour cette mission spécifique, car elle est incluse dans le forfait de rémunération du syndic, conformément à la loi du 10 juillet 1965. En cas de manquement à ses obligations, la responsabilité contractuelle du syndic peut être engagée par le syndicat des copropriétaires.
Cependant, il est possible que la gestion des archives soit confiée à un prestataire tiers. Cette décision peut être prise par une majorité des voix de tous les copropriétaires, comme le prévoit l’article 25 de la loi du 10 juillet 1965. Cette décision doit alors être mise à l’ordre du jour et votée en Assemblée Générale. Si la décision est acceptée, le syndic pourra alors facturer comme charges de copropriété les frais de gestion sous-traitée des archives. Si vous voulez en savoir plus sur la préparation d’une Assemblée Générale, n’hésitez pas à consulter l’article suivant : Comment préparer votre copropriété pour l’assemblée générale ? (lien) Cette externalisation transfère la responsabilité de l’archivage au prestataire, à moins que le syndic ne signe le contrat sans approbation du syndicat des copropriétaires en Assemblée Générale – auquel cas il conserve l’entière responsabilité des archives, et ne peut facturer cette sous-traitance.
Quels sont les documents à conserver et pendant combien de temps ?
La réglementation en vigueur, notamment l’article 33 du décret du 17 mars 1967, liste les documents à conserver comme archives de la copropriété. Cette liste est indicative (non exhaustive) et comprend l’état descriptif de division, le règlement de copropriété, l’état de répartition des charges, les conventions relatives aux droits accessoires aux parties communes, ainsi que leurs actes modificatifs. Elle inclut également les conventions, pièces, correspondances, plans, registres, documents et décisions de justice relatifs à l’immeuble et au syndicat. En particulier, les registres contenant les procès-verbaux des assemblées générales des copropriétaires et les pièces annexes sont essentiels.
Les « conventions » incluent notamment les contrats de maintenance des équipements communs (ascenseurs, chauffage collectif, portes de garage), les contrats d’assurance couvrant notamment la responsabilité civile de la copropriété, ainsi que les contrats de travail des personnels de la copropriété (concierge, employé d’immeuble…). Les archives doivent aussi inclure la fiche cadastrale et la fiche hypothécaire générale de l’immeuble, la liste des membres des copropriétaires et des membres du conseil syndical, les relevés comptables et financiers, les plans de l’immeuble, le carnet d’entretien et les diagnostics techniques.
Concernant la durée de conservation, les documents comptables et pièces justificatives, ainsi que les documents bancaires, doivent être conservés pendant 10 ans selon le Code de commerce. Les bulletins de paie sont à conserver pendant 5 ans et les documents relatifs aux cotisations et contributions sociales pendant 3 ans à compter de la fin de l’année civile concernée. Les documents relatifs à la construction et à la rénovation du bâtiment doivent être conservés pendant 10 ans à partir de la réception définitive, et les documents relatifs à la propriété des parties communes et privatives pendant 30 ans. Il est conseillé de conserver certains documents, comme les actes notariés et les plans, sans limitation de durée pour garantir un suivi efficace de l’administration de l’immeuble. En effet, il revient au syndic de conserver les documents archivés tant qu’il exerce son mandat, et il ne peut éliminer de document archivé sans consulter préalablement le conseil syndical (sauf pour certaines correspondances).
Comment faire pour consulter les archives ?
Le syndic est tenu de communiquer au copropriétaire qui en fait la demande les documents nécessaires. Le conseil syndical a un libre accès aux archives de la copropriété et peut prendre connaissance de toute pièce relative à la gestion par le syndic et à l’administration de la copropriété. En cas de refus de communication des documents par le syndic, celui-ci est redevable d’une pénalité de quinze euros par jour de retard au-delà du délai d’un mois à compter de la demande du conseil syndical, conformément à oi du 10 juillet 1965. Les copropriétaires ont également le droit d’accéder aux pièces justificatives des charges et aux contrats avant l’Assemblée Générale, et après celle-ci, à l’ensemble des documents relatifs à l’Assemblée Générale pour vérifier la régularité des opérations.
Existe-t-il des archives numériques ?
L’archivage numérique est une solution de plus en plus adoptée pour répondre à la nécessité de conservation des archives tout en facilitant leur gestion. Les dossiers relatifs à une copropriété peuvent s’accumuler sur plusieurs années, rendant leur gestion complexe et chronophage. L’archivage numérique consiste à numériser les documents papier et à les héberger dans des serveurs sécurisés. Cela garantit la provenance, l’authenticité et la lisibilité des documents pendant toute leur durée de conservation. Les données numérisées sont facilement accessibles depuis un ordinateur, une tablette ou un téléphone, et sont directement exploitables par les collaborateurs du syndic et les copropriétaires.
Cependant, l’archivage numérique ne remplace pas complètement l’archivage physique. Il est crucial que les documents numérisés respectent les normes de description documentaire, garantissent l’intégrité des documents et définissent les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour gérer le système d’archivage électronique. Les normes NF Z42-013 pour l’archivage numérique et NF Z40-350 pour l’archivage papier fournissent des directives sur les critères à respecter pour garantir la conservation des documents en limitant les risques.
Au-delà des archives, le syndic a aussi l’obligation de mettre à disposition des copropriétaires un extranet contenant les documents les plus importants de la copropriété – fiche synthétique, carnet d’entretien, factures, balance des comptes, contrats en cours… Et ce depuis la mise en place de la loi ALUR de 2014, et l’établissement de la liste précise des documents à fournir dans l’extranet avec la loi ELAN de 2018. Si vous voulez en apprendre plus sur la gestion de l’extranet et le contenu de la loi ALUR, veuillez consulter l’article suivant : Copropriétés et loi ALUR : êtes vous concernés ? Quels sont ses impacts ?
Que se passe-t-il en cas de changement de syndic ?
En cas de changement de syndic, l’ancien syndic doit transmettre au nouveau syndic l’intégralité des documents et des archives de la copropriété dans un délai d’un mois à compter de la cessation de ses fonctions. Cette transmission doit inclure les documents dématérialisés liés à la gestion de l’immeuble ou des lots gérés, dans un format téléchargeable et imprimable. Un bordereau récapitulatif des pièces communiquées doit accompagner cette transmission, dont une copie est remise au conseil syndical. Si les archives sont externalisées, l’ancien syndic doit informer le prestataire spécialisé du changement en lui communiquant les coordonnées du nouveau syndic.
En cas de non-remise des documents dans le délai légal, le nouveau syndic ou le président du conseil syndical doit mettre l’ancien syndic en demeure de procéder à la remise des archives par lettre recommandée avec accusé de réception ou lettre recommandée électronique, par acte d’un commissaire de justice ou par remise contre émargement. Si les documents ne sont toujours pas remis dans les huit jours suivant la mise en demeure, le nouveau syndic ou le président du conseil syndical peut demander au juge d’ordonner la remise des archives sous astreinte et de payer des réparations.
En conclusion, la gestion des archives en copropriété est une mission essentielle qui incombe principalement au syndic, mais qui peut être externalisée sous certaines conditions. Les archives comprennent une variété de documents qui doivent être conservés selon des durées réglementées, et leur consultation est un droit pour les copropriétaires et le conseil syndical. L’archivage numérique offre une solution complémentaire à l’archivage physique, facilitant l’accès et la gestion des documents. En cas de changement de syndic, une procédure stricte de transmission des archives est prévue pour assurer la continuité de la gestion de la copropriété.
