Que ce soit pour financer les prestations récurrentes dans la copropriété comme le ménage, le chauffage ou l’entretien de l’ascenseur, ou pour financer des devis exceptionnels comme des travaux, chaque copropriétaire est tenu de payer dans les temps les charges approuvées lors des Assemblées Générales. Le non paiement de ces charges, après que le syndic ait émis les appels de fonds généralement trimestriels, concerne à la fois la copropriété, qui pourrait faire face à des problèmes de financement, et le syndic, qui a pour mission d’administrer la copropriété et veiller à sa bonne gestion financière. Le recouvrement des impayés étant une des missions essentielles du syndic, c’est à lui et à lui seul de s’occuper de la mise en demeure d’un copropriétaire. Cependant, libre à lui de tarifer cette prestation comme il le veut. Voici quelques points de la mise en demeure sur lesquels on peut être amenés à s’interroger.
Pourquoi recevez-vous une mise en demeure ?
Recevoir une mise en demeure de la part de votre syndic peut être stressant, surtout si vous n’en comprenez pas bien les raisons. En copropriété, les charges communes doivent être payées par tous les copropriétaires, proportionnellement à leurs quote-parts. Ces charges sont votées en Assemblée Générale, et une fois le budget approuvé, les copropriétaires doivent s’acquitter de leurs appels de fonds dans les délais impartis. Si vous ne réglez pas ces charges à temps, le syndic est en droit de vous adresser une mise en demeure pour recouvrer les montants dus. Ainsi, on peut se poser la question de la date d’exigibilité de ces charges. Elles sont exigibles par le syndic dès leur approbation en Assemblée Générale, et à la date convenue lors de l’Assemblée Générale. Par défaut, la périodicité est trimestrielle – les charges sont donc exigibles le 1er janvier, 1er avril, 1er juillet et 1er octobre.
Les mises en demeure sont généralement envoyées après une ou plusieurs relances restées sans réponse, mais peuvent très bien arriver sans relance préalable, au bout de quelques temps après la date d’exigibilité des charges. La mise en demeure est une étape formelle qui précède d’éventuelles actions judiciaires. Elle est souvent déclenchée pour rappeler au copropriétaire défaillant l’urgence de régulariser sa situation afin d’éviter des frais supplémentaires et des procédures plus lourdes. La mise en demeure intervient pour diverses raisons :
- Le plus souvent, une mise en demeure arrive lorsqu’un copropriétaire n’a pas reçu l’appel de fond, du fait d’un changement d’adresse ou encore de départ en vacances.
- Parfois, les copropriétaires oublient simplement de payer leurs charges.
- Les copropriétaires peuvent être en difficulté financière rendant le paiement des charges impossible.
- Certains copropriétaires contestent le montant des charges ou la gestion du syndic et décident de ne pas payer en signe de protestation.
Conseils pour éviter la mise en demeure et ses frais
Pour éviter de recevoir une mise en demeure et les frais associés, quelques précautions et bonnes pratiques peuvent être mises en place, liées au règlement en place encadrant les frais de mise en demeure.
Tout d’abord, il est nécessaire de rappeler les règles liées aux frais de mise en demeure. Dès lors que les charges ont été approuvées en Assemblée Générale, elles sont exigibles à la date convenue, les copropriétaires sont donc tenus sans exception de les payer dès que le syndic fait l’appel de fonds. A l’inverse, des charges qui n’ont pas été approuvées lors d’une Assemblée Générale ne peuvent être exigées par votre syndic.
Le premier conseil pour éviter d’avoir à payer des frais de mise en demeure est donc d’anticiper les échéances, et de prendre contact en avance avec le syndic si vous ne pouvez pas payer à l’échéance (par exemple, vous avez des vacances prévues). Dans le cas où vous faites face à des difficultés financières, n’hésitez pas à contacter le syndic et de voir les solutions possibles pour éviter de faire en plus face aux frais de mise en demeure.
Le deuxième conseil est de s’assurer que le syndic a votre adresse correctement enregistrée. C’est au copropriétaire de renseigner la bonne adresse au syndic. En effet, vous ne pouvez pas vous prémunir du fait que le syndic possède une adresse caduque ou erronée, par exemple suite à un changement d’adresse après un déménagement non notifié, pour éviter les frais de mise en demeure. La non réception de l’appel de fonds ne le rend pas inexigible.
Le troisième conseil est de faire attention à l’échéancier des paiements, et de s’assurer que vous êtes alignés avec le syndic à ce sujet. Par exemple, si vous décidez de mensualiser vos charges de copropriété, c’est-à-dire diviser le paiement en échéances chaque mois au lieu de chaque début de trimestre, il faudra obligatoirement arriver à un accord écrit avec le syndic. Cependant, cela arrive que le syndic ne dise rien pendant un certain temps après décision unilatérale du copropriétaire de mensualiser ses charges, puis décide au bout d’un certain temps de mettre en demeure, dès lors que les charges du trimestre sont entièrement exigibles au début du semestre. Aussi, assurez-vous de mettre en place un tel accord si vous changez de syndic – la fréquence de paiement par défaut étant trimestrielle, il se peut que le nouveau syndic vous mette en demeure de payer, là où votre ancien syndic acceptait des règlements mensuels.
Enfin, il faut rappeler qu’il n’y a pas de délai minimum à attendre pour mettre en demeure, ni pour poursuivre la procédure de recouvrement. Si vos charges ne sont pas payées le 1er janvier, le syndic peut choisir de vous mettre en demeure de payer le 2.
De quoi sont composés les frais de mise en demeure ?
Les frais de mise en demeure facturés par le syndic, contrairement aux autres charges de copropriété, sont supportés en totalité par le copropriétaire mis en demeure de payer (conformément à l’article 10-1 de la loi du 10 juillet 1965). Ils incluent plusieurs éléments :
- Les frais postaux : la mise en demeure étant envoyée par lettre recommandée avec accusé de réception, elle génère des frais postaux que le syndic répercute sur le copropriétaire défaillant.
- Les frais administratifs, qui correspondent au temps passé par le syndic et ses employés à préparer et envoyer la mise en demeure. Cela comprend la rédaction du courrier, l’impression, l’envoi, et le suivi du dossier.
- Les honoraires du syndic, liés à la procédure de mise en demeure, sont fixés contractuellement et varient d’un syndic à l’autre. Ils couvrent le travail administratif et juridique nécessaire pour le recouvrement des charges.
- Des frais annexes : Dans certains cas, des frais supplémentaires peuvent être ajoutés, notamment si le syndic fait appel à un commissaire de justice pour délivrer la mise en demeure.
Ces frais sont en principe justifiés par le travail et les coûts que représente pour le syndic la gestion des impayés. Il est important de noter que le montant de ces frais est librement fixé par le syndic dans le contrat de gestion et peut varier considérablement d’un syndic à l’autre. Il faut aussi rappeler qu’étant librement fixés, ces frais peuvent être élevés, sans être abusifs ou non réglementaires.
Frais moyens de mise en demeure
Le montant des frais de mise en demeure peut varier selon le syndic et la complexité de la procédure de recouvrement. Les montants des différentes prestations se trouvent dans la section 9.1, “Frais de recouvrement”, dans le contrat type pour les syndics, qu’ils ont l’obligation de suivre. En général, ces frais se situent entre 30 et 60 euros hors taxes, pour une mise en demeure “simple”, c’est-à-dire la prestation “Mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception”. Une relance supplémentaire après mise en demeure sera généralement un peu moins coûteuse, oscillant entre 10 et 40 euros hors taxes.
Il est possible de négocier ces frais au moment de la signature du contrat avec le syndic. Cependant, la grande majorité des syndics proposent les mêmes tarifs pour les prestations non incluses dans leur forfait de base à toutes les copropriétés gérées, il est donc difficile de négocier les frais de mise en demeure.
Quels risques après une mise en demeure ?
Recevoir une mise en demeure n’est pas une fin en soi, mais elle marque le début de potentielles complications si vous ne réglez pas rapidement votre situation. On estime qu’environ deux tiers des contentieux dans les copropriétés sont liés aux mises en demeure et aux recouvrements des impayés. Après une relance optionnelle sur le paiement des charges, le syndic mettra le copropriétaire défaillant en demeure de payer. Ensuite, les frais liés au recouvrement de l’impayé peuvent rapidement augmenter, d’abord du fait d’autres relances et des intérêts de retard qui s’accumulent, puis ensuite par l’éventuel lancement du procédure au tribunal, et enfin par l’hypothèque du bien du copropriétaire, prononcée par le tribunal. Le lancement d’une procédure judiciaire nécessitera cependant d’attendre 30 jours après la mise en demeure infructueuse.
De plus, 30 jours après une procédure de mise en demeure non résolue, le syndic peut aussi exiger l’entièreté des charges exigibles (pas seulement celles qui ont fait l’objet de l’appel de fonds, mais toutes les charges approuvées lors de l’Assemblée Générale). Cette règle vise à faciliter les procédures contre un copropriétaire qui ne paierait pas ses charges régulièrement, en donnant l’opportunité au syndic de conduire une seule procédure de recouvrement.
Pour éviter ces complications, veillez à régler rapidement les charges impayées après réception d’une mise en demeure et de communiquer avec votre syndic pour trouver des solutions adaptées à votre situation financière : soit le règlement des charges impayées, soit un accord avec rééchelonnement de la dette.
Y a-t-il des voies pour contester les frais de mise en demeure ?
Les frais de mise en demeure, dès lors que cette dernière arrive après l’appel de fonds, sont difficilement contestables : le syndic agit dans ses droits, et exige le montant contractuellement prévu.
Toutefois, il y a une situation où le syndic n’a pas à exiger des frais de mise en demeure : lorsque le syndic émet une relance avant la mise en demeure. Bien qu’il ne soit pas obligé d’envoyer une lettre de relance avant la mise en demeure, dans le cas où il le ferait, le syndic n’a pas le droit de facturer les frais associés à cette relance ni au copropriétaire concerné, ni au syndicat de copropriété. Par ailleurs, il n’a pas non plus le droit de prévoir, de manière annexe au contrat type, de facturer cette relance avant mise en demeure.
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Si vous êtes insatisfait de la gestion de votre syndic actuel, il peut être judicieux de considérer un changement de syndic. Les raisons de l’insatisfaction peuvent être multiples : manque de transparence, de réactivité et de communication, doutes sur la gestion financière et sur l’exécution des décisions prises en Assemblée Générale, frais trop élevés et injustifiés, que ce soit au niveau du forfait de base ou des prestations annexes (tels que les frais de recouvrement, comme nous avons pu le voir ci-dessus).
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Pour en savoir plus sur le changement de syndic de copropriété, n’hésitez pas à consulter l’article suivant : Comment changer de syndic de copropriété ?
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