Copropriétaire, membre du conseil syndical ou futur acquéreur : la fiche synthétique de copropriété est un document que vous serez amené à consulter, à demander ou à vérifier. Obligatoire depuis la loi ALUR de 2014, elle regroupe en un seul fichier toutes les informations clés d’un immeuble finances, technique, juridique, administration. Qui doit l’établir ? Que contient-elle exactement ? Comment y accéder et quelles sanctions en cas de manquement ? Ce guide complet vous apporte toutes les réponses.
Les essentiels :
- La fiche synthétique de copropriété est un document obligatoire pour toute copropriété comportant au moins un logement, instaurée par la loi ALUR de 2014 et applicable à toutes les copropriétés depuis le 1er janvier 2019.
- C’est le syndic de copropriété (professionnel ou bénévole) qui est chargé de l’établir et de la mettre à jour chaque année, dans les deux mois suivant l’assemblée générale d’approbation des comptes.
- Elle centralise quatre catégories d’informations : identification de la copropriété, identité du syndic, organisation juridique, et données financières et techniques du bâtiment.
- Lors d’une vente d’un lot, elle doit obligatoirement être annexée à la promesse de vente ou à l’acte authentique ; son absence peut compromettre la transaction.
- Tout copropriétaire peut y accéder gratuitement sur simple demande au syndic, qui dispose d’un délai d’un mois pour la transmettre.
- En cas de retard ou d’absence de transmission, le syndic encourt une pénalité de 15 € par jour de retard, déduite de sa rémunération, voire une révocation de mandat.
- Depuis 2023, les données de la fiche sont vérifiées automatiquement par le Registre National des Copropriétés (ANAH), renforçant le contrôle de leur exactitude.
La fiche synthétique de copropriété : définition et cadre légal
Une obligation légale issue de la loi ALUR
La fiche synthétique de copropriété trouve son origine dans la loi ALUR du 24 mars 2014, qui a introduit l’article 8-2 dans la loi du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis. Cette obligation légale a ensuite été précisée dans son contenu par le décret n° 2016-1822 du 21 décembre 2016, tandis que les sanctions applicables ont été définies par le décret du 7 octobre 2020. L’entrée en vigueur s’est faite de manière progressive : au 1er janvier 2017 pour les copropriétés de plus de 200 lots, au 1er janvier 2018 pour celles dépassant 50 lots, puis au 1er janvier 2019 pour l’ensemble des copropriétés sans exception.
Seules les copropriétés à destination totale ou partielle d’habitation sont concernées, c’est-à-dire celles comportant au moins un logement. Les copropriétés exclusivement commerciales ou de bureaux en sont exemptées. Depuis 2023, les données de cette fiche synthétique propre à chaque immeuble font l’objet d’une vérification automatique par le Registre National des Copropriétés géré par l’ANAH, et doivent être alignées sur ce registre. Depuis 2024, la fiche doit en outre être conservée sur trois exercices consécutifs, renforçant ainsi la traçabilité et la transparence vis-à-vis des copropriétaires.
Qui est responsable de l’établissement de la fiche synthétique de copropriété ?
C’est le syndic de copropriété qu’il soit syndic professionnel ou syndic bénévole — qui assume la responsabilité d’établir la fiche synthétique et d’assurer sa mise à jour annuelle. Cette mission est expressément mentionnée dans le contrat de syndic, et le syndic est rémunéré pour cette tâche selon un montant déterminé en accord avec les copropriétaires lors de l’assemblée générale. Dans le cas particulier où un administrateur provisoire est désigné par le Tribunal de Grande Instance, c’est lui qui prend en charge cette mission en lieu et place du syndic, sous le régime de l’administration provisoire. Pour les immeubles neufs, c’est le notaire qui procède à l’immatriculation du syndicat auprès du registre, et non le syndic.
La dernière mise à jour de la fiche doit intervenir dans les deux mois suivant la notification du procès-verbal de l’assemblée générale ayant approuvé les comptes de l’exercice comptable clos. Le conseil syndical joue également un rôle de vigilance : il peut vérifier les informations contenues dans la fiche et signaler toute erreur avant validation. En cas d’incohérence détectée par le Registre National des Copropriétés concernant les impayés, le fonds de travaux ou le nombre total de lots, le syndic peut être invité à corriger dans un délai fixé par l’ANAH.
| Acteur | Rôle | Délai |
| Syndic de copropriété (professionnel ou bénévole) | Rédaction, mise à jour annuelle, mise à disposition | Mise à jour dans les 2 mois après l’AG ; transmission sous 1 mois après demande |
| Administrateur provisoire (désigné par le TGI) | Remplace le syndic pour la rédaction et la mise à jour | Mêmes délais que le syndic |
| Notaire | Immatriculation initiale pour les immeubles neufs | À la création de la copropriété |
| Conseil syndical | Vérification des informations, signalement d’erreurs | Avant validation de la mise à jour |
| Registre National des Copropriétés (RNC / ANAH) | Vérification automatique des données depuis 2023 | Invitation à corriger dans un délai fixé en cas d’incohérence |
| Copropriétaire / futur acquéreur | Demande de consultation (gratuite) | Réponse due sous 1 mois par le syndic |
Que contient la fiche synthétique de copropriété ?
Les informations administratives et financières
Le contenu de la fiche est strictement réglementé par le décret n° 2016-1822 du 21 décembre 2016, mis à jour par la loi habitat dégradé, et peut être approfondi en consultant la page dédiée à l’étendue des données d’immatriculation ainsi que le décret du 22 décembre 2025. La première catégorie concerne l’identification de la copropriété : le nom d’usage et l’adresse du syndicat des copropriétaires, l’adresse ou les adresses du ou des immeubles, le numéro d’immatriculation au registre national des copropriétés et la date d’établissement du règlement de copropriété, ainsi que le numéro identifiant d’établissement SIRET du syndicat.
La deuxième catégorie porte sur l’identité du syndic ou de l’administrateur provisoire : nom, prénom et coordonnées, numéro SIRET, nature du syndicat et type de mission exercée (mandat de syndic, administration provisoire ou gestion transitoire), dates de début et de fin de mandat, et existence d’un extranet accessible aux copropriétaires.
La troisième catégorie décrit l’organisation juridique de la copropriété : type de syndicat (syndicat principal, secondaire ou coopératif, résidence-services), immatriculation au registre national du syndicat principal si le syndicat est secondaire, nombre total de lots inscrits dans le règlement, nombre de copropriétaires actifs et adresse du lieu de conservation des archives.
La quatrième catégorie regroupe les données financières et techniques : dates de début et de fin de l’exercice comptable, date de l’AG ayant approuvé les comptes, montant des charges courantes et des dépenses exceptionnelles, montant des dettes fournisseurs, montant des charges impayées, nombre de copropriétaires débiteurs, montant du fonds de travaux au 31 décembre, existence d’un emprunt collectif ou d’une procédure de redressement, et présence éventuelle de personnel employé par la copropriété. À noter que les copropriétés de moins de 10 lots dont le budget prévisionnel moyen reste inférieur à 15 000 € bénéficient d’une exemption partielle sur ces données financières.
Les données techniques du bâtiment
La fiche synthétique de copropriété comprend également des informations relatives au bâtiment, réparties en deux catégories distinctes correspondant aux rubriques obligatoires définies par le décret. Pour aller plus loin sur la distinction entre ce document et le carnet d’entretien de l’immeuble, consultez notre guide dédié.
Caractéristiques techniques :
- Nombre total de lots à usage d’habitation, de commerces et de bureaux
- Nombre de bâtiments composant l’immeuble
- Année ou période de construction
- Date du dernier ravalement ou des derniers gros travaux
- Présence éventuelle d’un diagnostic technique global (DTG) ou d’un plan pluriannuel de travaux (PPT)
Équipements de la copropriété :
- Type de chauffage (collectif ou individuel) et source d’énergie utilisée (gaz, fioul, électricité, etc.)
- Présence d’un système de ventilation collective ou individuelle
- Nombre d’ascenseurs
- Présence d’antennes collectives, de dispositifs de sécurité incendie ou d’accès contrôlé
- Mention de la présence d’équipements de production d’énergie renouvelable (panneaux solaires, pompe à chaleur, etc.), en lien avec les enjeux de rénovation énergétique
À quoi sert concrètement la fiche synthétique de copropriété ?
Un outil indispensable pour les copropriétaires et les acquéreurs
La fiche synthétique de copropriété remplit un double rôle essentiel dans la vie d’un immeuble. D’un côté, elle fournit aux copropriétaires actuels une information sur l’état de l’immeuble claire et actualisée, leur permettant de suivre en temps réel l’évolution de la situation financière et technique de leur bien. De l’autre, elle constitue un document essentiel pour les acquéreurs qui souhaitent évaluer la santé d’une copropriété avant de s’engager dans un achat.
Lors de la vente d’un lot, la fiche synthétique de copropriété doit obligatoirement être annexée à la promesse de vente ou à l’acte authentique, sous peine d’engager la responsabilité du syndic. L’absence de fiche synthétique dans ce contexte peut retarder ou compromettre la transaction. Les vendeurs peuvent également s’appuyer sur ce document pour rédiger leur annonce immobilière, en y puisant le statut de la copropriété, le nombre total de lots ou encore la quote-part du budget prévisionnel applicable.
La fiche synthétique de copropriété comme levier de bonne gestion
Au-delà de son rôle informatif, la fiche synthétique de copropriété constitue un véritable outil de pilotage pour le conseil syndical, qui peut s’en servir pour identifier les leviers d’amélioration de la gestion collective. Les informations sur le type de chauffage, la période de construction ou encore la présence d’équipements liés à la rénovation énergétique permettent d’orienter les décisions stratégiques de l’immeuble. La tenue à jour par le syndic de ce document obligatoire renforce la transparence vis-à-vis des copropriétaires et contribue à une copropriété saine et bien administrée. En cas de manquement, les sanctions sont concrètes : une pénalité de 15 € par jour de retard s’applique au-delà d’un mois après la demande d’un copropriétaire, déduite de la rémunération forfaitaire annuelle du syndic lors de l’arrêté des comptes.
La révocation du syndic peut également être prononcée en cas d’absence de fiche synthétique, et l’assemblée générale peut décider de ne pas renouveler son mandat. Le contrat de syndic doit par ailleurs obligatoirement prévoir une pénalité forfaitaire en cas de non-mise à disposition dans les 15 jours suivant la demande, dont le montant est voté en AG. Depuis 2023, le site du registre national vérifie automatiquement les données déclarées et peut inviter le représentant légal de la copropriété à corriger toute incohérence détectée.
Comment obtenir ou mettre à jour sa fiche synthétique de copropriété ?
Tout copropriétaire dispose du droit des copropriétaires de consulter gratuitement la fiche synthétique de copropriété, sans avoir à justifier sa demande. Il suffit de demander au syndic par tout moyen, bien qu’il soit fortement recommandé de procéder par écrit et de dater la demande afin de conserver une trace opposable. Le syndic dispose alors d’un délai d’un mois pour transmettre aux copropriétaires le document. La simple mise à disposition sur l’extranet de la copropriété ne dispense pas le syndic de cette transmission directe lorsqu’un copropriétaire en fait expressément la demande. La fiche synthétique de copropriété peut également être extraite du registre national des copropriétés, auquel cas elle doit comporter la mention légale suivante : « fiche délivrée par le registre national des copropriétés sur la foi des déclarations effectuées par le représentant légal ».
Le syndic peut créer ou actualiser ce document par n’importe quel moyen, dès lors que l’ensemble des informations requises par le décret y figure. Pour les copropriétaires qui souhaitent s’assurer que leur syndic respecte bien ses obligations en matière de fiche synthétique de copropriété, 123syndic.com propose un accompagnement dédié. Que vous cherchiez à trouver un syndic de copropriété fiable, à engager une mise en concurrence des syndics ou à obtenir des devis syndics de copropriété comparatifs, nos outils vous permettent de simplifier la gestion de votre copropriété et de vous assurer une administration transparente, conforme et efficace.
FAQ
Qu’est-ce que la fiche synthétique de copropriété et à quoi sert-elle ?
La fiche synthétique de copropriété est un document obligatoire qui regroupe toutes les informations essentielles d’un immeuble en copropriété : données administratives, financières et techniques. Elle est utile aussi bien aux copropriétaires actuels pour suivre la gestion de leur immeuble, qu’aux futurs acquéreurs pour évaluer la santé d’une copropriété avant un achat. Elle doit obligatoirement être annexée à toute promesse de vente ou acte authentique lors de la cession d’un lot.
Qui est chargé d’établir et de mettre à jour la fiche synthétique de copropriété ?
C’est le syndic de copropriété professionnel ou bénévole qui est responsable de la rédaction et de la mise à jour annuelle de la fiche synthétique. Cette mise à jour doit intervenir dans les deux mois suivant la notification du procès-verbal de l’assemblée générale ayant approuvé les comptes. En cas de désignation d’un administrateur provisoire par le tribunal, c’est lui qui assume cette mission.
Comment obtenir la fiche synthétique de copropriété et quelles sanctions s’appliquent en cas de non-remise ?
Tout copropriétaire peut demander gratuitement la fiche synthétique au syndic, de préférence par écrit. Le syndic dispose d’un mois pour la transmettre. En cas de retard, une pénalité de 15 € par jour est déduite de sa rémunération forfaitaire annuelle. Un manquement répété peut même entraîner la non-reconduction ou la révocation du mandat du syndic lors de l’assemblée générale.