La fiche synthétique de copropriété est un document incontournable permettant d’informer les copropriétaires sur le fonctionnement et l’état de l’immeuble. La fiche synthétique est un document essentiel informant les copropriétaires sur le fonctionnement interne de la copropriété et l’état général de l’immeuble. Sa création est rendue obligatoire dans toutes les copropriétés, et elle doit être élaborée par le syndic de copropriété. Cette fiche est sujette à des mises à jour annuelles, et des sanctions sont prévues en cas de non-respect de ces obligations.
Qui doit la réaliser ?
La responsabilité de la réalisation de la fiche synthétique incombe au syndic de copropriété. Le document doit comporter la date de sa rédaction, la signature du syndic accompagnée de son cachet, et peut être extrait du registre national des copropriétés.
Les copropriétés concernées
L’obligation d’effectuer une fiche synthétique s’impose à toutes les copropriétés à usage d’habitation, que ce soit totale ou partielle : par exemple un immeuble mixte qui mêle habitations et locaux commerciaux. Et ce, quelle que soit leur taille, même si elle ne comporte que deux lots seulement.
Quel est son contenu ?
La fiche synthétique doit obligatoirement inclure les informations suivantes :
- Nom d’usage et adresse du syndicat de copropriétaires.
- Adresse(s) du ou des immeubles (si différente de celle du syndicat de copropriétaires).
- Numéro d’immatriculation de la copropriété et date de la dernière mise à jour.
- Date d’établissement du règlement de copropriété et numéro identifiant d’établissement du syndicat de copropriétaires (Siret).
Représentant légal de la copropriété :
- Nom, prénom et adresse du représentant légal (syndic de copropriété ou administrateur ad hoc) et Siret.
- Cadre d’intervention du représentant légal (mandat de syndic de copropriété ou mission de l’administrateur ad hoc).
Organisation juridique de la copropriété :
- Nature du syndicat (principal/secondaire).
- Pour un syndicat secondaire, précision du numéro d’immatriculation au registre national des copropriétés du syndicat principal.
Caractéristiques techniques de la copropriété :
- Nombre total de lots de copropriété avec précision de leur usage.
- Nombre de bâtiments et période de construction.
- Équipements de la copropriété, y compris le type de chauffage et le nombre d’ascenseurs.
Caractéristiques financières de la copropriété :
- Dates exactes de début et de fin de l’exercice comptable.
- Montant des charges (courantes et exceptionnelles).
- Montant des dettes fournisseurs.
- Montant des impayés.
- Montant du fonds de travaux (le cas échéant).
- Fréquence de mise à jour et consultation :
Fréquence de mise à jour
Le syndic doit mettre à jour la fiche synthétique chaque année dans les deux mois suivant la notification de l’approbation des comptes de l’exercice comptable clos. Tout copropriétaire peut consulter la fiche en formulant une demande au syndic, qui a un mois pour la mettre à disposition. En cas de non-respect des délais, des pénalités peuvent s’appliquer.
Rôle du syndic de copropriété :
Le syndic de copropriété est chargé de plusieurs responsabilités concernant la fiche synthétique :
- Établir la fiche synthétique datée, signée et cachetée (si syndic professionnel).
- Mettre à jour les données financières annuellement.
- Mettre la fiche à disposition des copropriétaires sur demande.
La fiche synthétique de copropriété, créée par la Loi ALUR de 2014, vise à garantir une transparence totale au sein des copropriétés, facilitant ainsi la gestion et l’information des copropriétaires sur leur immeuble. Son importance est cruciale, et son respect des obligations légales est essentiel pour éviter des sanctions financières.
L’importance de la contribution du Syndic à la fiche synthétique de copropriété
La fiche synthétique de copropriété, bien plus qu’une simple formalité administrative, représente un outil fondamental pour la transparence et l’information au sein d’une copropriété. Dans ce contexte, le rôle du syndic est central, et sa contribution active à l’élaboration et à la mise à jour régulière de cette fiche revêt une importance cruciale.
La datation, la signature, et éventuellement le cachet professionnel dans le cas d’un syndic professionnel, sont des éléments qui attestent de l’authenticité et de la validité des informations fournies dans la fiche synthétique. La responsabilité du syndic est d’autant plus significative dans ce processus, car ces éléments renforcent la confiance des copropriétaires dans les données présentées.
L’extraction de la fiche synthétique du registre national des copropriétés confère une base de données officielle à ce document. Le syndic, en tant que professionnel ou bénévole désigné, doit veiller à ce que les informations présentées correspondent aux données enregistrées au niveau national, garantissant ainsi une conformité essentielle.
La fiche synthétique est un droit pour tous les copropriétaires qui peuvent la consulter à tout moment. La contribution active du syndic se manifeste également dans son aptitude à répondre aux demandes de consultation. En cas de non-transmission dans le délai imparti, des pénalités financières peuvent être imposées, soulignant l’importance d’une gestion active de ce processus.
Au-delà des aspects administratifs, la fiche synthétique contribue à une gestion plus efficiente de la copropriété. En permettant aux copropriétaires d’avoir une vision claire des données financières, techniques, et juridiques, elle favorise une prise de décision éclairée au sein de l’assemblée générale et contribue à la bonne marche de la copropriété.
N’hésitez pas à consulter nos conseils en copropriété. En tant que courtier en syndic de copropriété, nous sommes en mesure de répondre à vos diverses questions.
