Durée d’un contrat de syndic de copropriété : Ce qu’il faut savoir
La durée d’un contrat de syndic est de 3 ans maximum. La loi permet cependant d’opter pour un délai plus court de quelques mois ou d’un an, à la convenance des copropriétaires. L’essentiel est de le préciser dans le contrat et d’indiquer clairement les missions et les responsabilités du syndic.
C’est la raison pour laquelle les copropriétaires se doivent de bien comprendre en quoi consiste le contrat du syndic. Connaître précisément la durée du mandat du syndic et les clauses de ce dernier permet d’effectuer un suivi correct et de changer de syndic si besoin est.
Cela dit, quels sont les rôles et missions du syndic de copropriété ? Pourquoi un contrat est-il nécessaire, et quelles sont les conditions qui en déterminent la durée ? Comment effectuer le suivi et gérer le renouvellement ? Réponses dans ce guide sur la durée d’un contrat de syndic en copropriété.
Le rôle et l’importance du syndic de copropriété
La gestion d’une copropriété doit obligatoirement être déléguée comme l’exige la loi n°65-557 du 10 juillet 1965. 2 alternatives sont possibles : soit le syndicat des copropriétaires délègue la mission à l’un de ses membres ou le fait de manière collégiale, soit il fait appel à un professionnel.
C’est cette seconde option qui est la plus indiquée, car elle permet une gestion plus performante et transparente des copropriétés, en bénéficiant du conseil et de l’appui d’un spécialiste.
Définition du syndic de copropriété
Le syndic de copropriété est le représentant légal du syndicat des copropriétaires. Dans la pratique, il assume à la fois le rôle de gestionnaire administratif et financier. Pendant toute la durée d’un contrat de syndic, ses tâches principales sont :
- Produire et actualiser la fiche synthétique de la copropriété, ainsi que la liste des copropriétaires ;
- Gérer les archives du syndicat et informer les copropriétaires des décisions importantes de l’Assemblée Générale ;
- Veiller au bon usage et à l’entretien des espaces communs de la copropriété ;
- Veiller au maintien des équipements ;
- Gérer les finances de la copropriété. Il doit pour cela ouvrir un compte séparé au nom du syndicat de copropriété et y verser tous les fonds qui leur reviennent de droit ;
- Proposer le budget annuel prévisionnel de la copropriété et tenir les comptes du syndicat, puis les soumettre pour validation aux copropriétaires, laquelle se fait par vote ;
- Etc.
Pourquoi un contrat est-il nécessaire ?
Le contrat de syndic est une obligation légale. En établir un permet de se conformer à la législation en vigueur et de protéger les copropriétaires en limitant les abus éventuels du syndic.
Il est également recommandé parce qu’il définit essentiellement :
- Le rôle et les missions du syndic ;
- La durée du contrat du syndic ;
- Les conditions de rémunération de ce dernier.
Ainsi, les copropriétaires peuvent suivre de près la gestion qui est faite de leur immeuble. En cas de défaillance, ils pourront demander un changement de syndic de copropriété, démarche qui peut être effectuée avec le concours d’un courtier en syndic de copropriété.
La durée légale du contrat de syndic
La durée du contrat est définie par la loi et ne peut excéder 3 années. Ledit contrat est renouvelable et peut être réédité autant de fois que le souhaite le syndicat des copropriétaires.
Quelle est la durée d’un contrat de syndic fixée par la loi ?
Comme indiqué précédemment, la loi française limite à 3 ans la durée d’un contrat de syndic. Cependant, dans la pratique, les syndicats des copropriétaires optent davantage pour des contrats d’une durée de 1 an.
Ils décident ensuite lors de l’assemblée générale annuelle de reconduire le mandat du syndic sortant, ou alors de changer de syndic.
La loi ALUR votée en 2014 encadre la procédure de renouvellement, tout en obligeant le syndic à respecter les délais fixés dans le contrat. Cette loi lui impose également un préavis de 3 mois s’il décide de rompre le contrat, pour éviter les ruptures abusives.
Les cas spécifiques et exceptions à la durée d’un contrat de syndic
La durée d’un contrat de syndic peut être écourtée de manière anticipée si l’on retire au syndic sa carte professionnelle.
Elle peut aussi être interrompue à la demande du syndic ou de l’assemblée des copropriétaires. Dans les 2 cas, la partie qui souhaite mettre fin au contrat doit donner à l’autre un préavis de 3 mois.
Si la décision de rupture vient des copropriétaires, ceux-ci doivent faire valoir un motif suffisamment grave, comme l’inexécution du cahier de charges. Une décision de justice est indispensable pour valider la procédure.
Par contre, le syndic qui veut mettre un terme à sa prestation avant la fin de la durée du contrat de syndic n’a pas besoin de fournir un motif précis. Sa seule obligation est de convoquer une assemblée générale pour l’élection d’un nouveau syndic.
La prolongation du contrat de syndic est quant à elle plus simple à réaliser, même si elle n’a pas lieu de fait. Il faut un vote de l’Assemblée Générale des copropriétaires pour que la durée du mandat de syndic soit prolongée.
Cependant, si les copropriétaires souhaitent une réduction des charges de syndic, ils peuvent entamer les procédures adéquates pour en désigner un autre.
Le renouvellement et la fin de contrat du syndic
Seule l’Assemblée Générale des copropriétaires peut décider du renouvellement du contrat de syndic. Dans le cas où elle ne parvient pas à le faire, l’intervention d’un juge est requise, et c’est lui qui désigne le prochain prestataire au terme de la durée du contrat du syndic sortant.
Renouvellement automatique ou décision de l’assemblée générale
L’Assemblée Générale vote l’adoption du nouveau syndic, suite à la mise en concurrence de plusieurs syndics ou reconduit le syndic sortant. Elle est convoquée soit par l’un des copropriétaires, comme l’autorise la loi ALUR, soit par le président du syndicat des copropriétaires.
Les copropriétaires ont donc l’obligation de suivre de près l’exécution du contrat et de prendre l’initiative de convoquer l’Assemblée Générale à bonne date, pour éviter un dépassement de la durée du contrat de syndic.
Changement de syndic : Que faut-il savoir ?
Il ne faut pas attendre le terme de la durée d’un contrat de syndic avant d’envisager un changement de syndic de copropriété.
C’est un sujet dont les copropriétaires doivent discuter en amont, et les démarches doivent être effectuées plusieurs mois à l’avance, de sorte à avoir un syndic prêt à entrer en fonction dès le départ de l’autre.
Globalement, la loi demande que le nouveau syndic prenne fonction un jour franc après la tenue de l’assemblée générale qui le désigne comme syndic de copropriété.
Pour mener la procédure à bien, il est recommandé de se faire accompagner par des professionnels. Vous pouvez nous choisir à 123Syndic pour la sélection du nouveau syndic. Celui-ci doit, dès sa prise de fonction, envoyer une mise en demeure à son prédécesseur pour recevoir de lui :
- L’état des comptes des copropriétaires et de ceux du syndicat dans un délai de 3 mois à compter de sa date de fin de prestation ;
- Tous les documents du syndicat des copropriétaires et leurs archives qu’il détient, ainsi que tous les dossiers techniques et contractuels des immeubles dans un délai de 30 jours à compter de sa date de fin de prestation ;
- Les références des comptes bancaires du syndicat des copropriétaires et l’état de trésorerie, dans un délai de 15 jours à compter de sa date de fin de prestation.
Les conséquences d’un contrat de syndic expiré ou mal géré
Les conséquences d’un non-renouvellement du syndic ou d’un mauvais suivi de la durée d’un contrat de syndic sont multiples. Parmi elles, les plus importantes sont :
- Une mauvaise tenue des documents administratifs et de l’état des lieux des immeubles ;
- Une mauvaise gestion financière, ce qui signifie que les copropriétaires n’ont pas une idée claire de leurs revenus ou des dépenses qui sont faites ;
- Un état avancé de dégradation des immeubles, en raison de l’inaction du syndic et de l’absence de travaux et rénovation en copropriété.
Cependant, il est facile d’éviter ces déconvenues, en ayant un syndicat de copropriétaires proactif et engagé. Il suffit de remettre à chaque copropriétaire une copie du contrat, afin que chacun d’eux puisse suivre les activités du prestataire délégué et signaler les éventuelles dérives.
Ainsi, même si le syndic ou le président du syndicat l’oublient, l’assemblée générale de renouvellement peut être convoquée à l’initiative de l’un des membres à bonne date, bien avant la fin de la durée du contrat de syndic.
Les copropriétaires peuvent aussi, en attendant de nommer un nouveau syndic, opter pour un service coopératif ou la délégation de l’un des membres de manière provisoire. Toutefois, il vaut mieux ne pas pérenniser cette option pour éviter les conflits et garantir la transparence de la gestion.
Comment bien gérer la durée d’un contrat de syndic
3 actions concrètes sont à poser pour s’assurer d’une bonne gestion de la durée d’un contrat de syndic :
- Premièrement, le syndicat des copropriétaires doit se faire assister tout au moins par un expert immobilier de la copropriété et par un avocat spécialiste des questions de syndic. Le but de cet accompagnement est de bien s’imprégner des exigences légales à respecter pour préserver leurs droits et faire le bon choix lors de la mise en concurrence des syndics de copropriété ;
- Deuxièmement, une fois l’assemblée générale tenue et le syndic adopté, il faut maintenir une communication franche tout au long de la durée du mandat. Il est de bon ton de s’informer régulièrement de l’avancée des travaux et de faire un suivi périodique ;
- Troisièmement, le calendrier d’exécution des principales tâches du syndic et les dates de début et de fin du contrat doivent être connus par tous les copropriétaires. Il leur revient par la suite de s’en souvenir et d’anticiper si besoin est.
Que retenir à propos de la durée d’un contrat de syndic de copropriété ?
La durée d’un contrat de syndic de copropriété est une information qu’il faut obligatoirement mentionner dans ledit contrat et qui doit être connue par tous les copropriétaires.
Ce faisant, les copropriétaires se conforment aux prescriptions légales tout en ayant les outils nécessaires pour suivre et évaluer le syndic. Ils se doivent de rester impliqués, de faire part de leurs opinions sur la gestion effectuée et d’agir en cas de mécontentement ou de malversation.
Avoir une bonne connaissance des textes de loi qui régissent la délégation de la gestion d’une copropriété est également essentiel pour mener à bien les démarches de sélection ou de renouvellement de syndic.
Il peut aussi être utile de faire appel à un courtier et conseiller professionnel comme 123Syndic, pour se faire accompagner. Vous pouvez tout savoir sur 123 Syndic et ses différentes prestations en consultant les différentes pages de notre site web.
Lorsque toutes ces conditions sont réunies, il est plus facile d’éviter les conflits entre les copropriétaires et de bénéficier d’une gestion harmonieuse de la durée d’un contrat de syndic.
